Saber qual é a abordagem de um sistema de organização é essencial e, na Jornada da Organização, o caminho que desenvolvi e ensino a minha comunidade, os trabalhos são norteados pela linha de pensamento do essencialismo, dos ciclos da natureza, do mindset de organização e da (re)conexão com o eu, com o outro e com o digital.

Eu acredito em um processo holístico de cura através da organização. Nos últimos meses tenho notado claramente como o meu trabalho age de forma terapêutica, ajudando as pessoas não apenas na ação final, mas também no autoconhecimento sobre o que tem valor em seus dias.

HCO (Human Centered Organizing) é o método que trilhamos na Jornada de Organização. Nele encontramos um conjunto de ferramentas e processos e que facilitam uma jornada significativa, autêntica e que proporciona sentimento de pertencimento dos exploradores da organização. A organização que é centrada no ser humano, existe para atender propósitos individuais e de comunidades, e orienta ações em torno das necessidades prioritárias humanas.

A construção dos Pilares da Jornada da Organização tem por base a ideia do percurso de caminhos de autoconhecimento, de consciência e intencionalidade em desbravar o trajeto que é disposto em modelo circular que não tem fim, o qual é organizado tal como os ciclos regenerativos da natureza, onde o fim significa nutriente para uma nova vida.

Sendo assim, os Pilares da Jornada da Organização estão divididos em duas grandes partes: autoconhecimento e ação. Em cada uma dessas partes há premissas que proporcionam esse desenvolvimento holístico.

A parte de cima do círculo dos Pilares da Jornada da Organização representa o autoconhecimento. É a abordagem que aponta o norte da jornada e as práticas do explorador.

A parte de baixo do círculo dos Pilares da Jornada da Organização representa a ação. É o processo e as práticas de organização.

As 4 Trilhas que vemos no Laboratório de Produtividade (meu curso online) representam os pilares da Jornada e a ação recomendada no método HCO:

• Essencialismo: Olhar pra dentro
• Ciclos da natureza: Abrir espaço
• Mentalidade organizada: Criar processos
• (Re)Conexão: Experimentar ferramentas

Depois que entendi que a Jornada de Organização é um caminho cíclico, entendo melhor os meus altos e baixos e vejo como sempre há uma redescoberta no caminho. Isso leva a uma experiência de vida mais essencial, conhecendo valores, conectada com os ciclos da natureza e com práticas de organização que levam ao equilíbrio entre o eu, o outro e o digital.

O compromisso com a Jornada que valoriza um ser humano integrado à natureza, sabe de seus padrões e que é natural mudar. É o que tenho observado em relação ao meu sistema. Se continuo valorizando a liberdade, os tempos de ser, o simples e o essencial, o sistema seguirá essa mesma lógica.

Como estou me organizando de acordo com o HCO

Sistema de Organização é um segundo cérebro que você tem, que armazena suas consultas, seus arquivos e próximos passos para os seus projetos e desejos de vida. Um bom sistema garante que o acesso à informação será simples de qualquer lugar. Mas também tem um processo a seguir que respeita sua visão de vida, as suas rotinas essenciais e a prática da ação.

Sigo com a organização digital como escolha prioritária para as ferramentas de forma a interagir com as etapas do método HCO. Percebo que com o tempo tenho usado menos coisas e absorvido mais os processos. Tenho um sistema que cada vez me ajuda mais e me dá menos trabalho. É um sistema essencialista, afinal.

Eu continuo escolhendo o formato da ferramenta segundo os mesmos critérios, que são:

1. Tudo que significa acordo, reflexão ou brainstorm é feito com ferramentas que permitam escrita e toque. Fiz uma redução significativa do uso de papel, com a migração de cadernos e Bullet Journal para o iPad.
2. Tudo que significa volume, consulta, arquivamento, é feito em ferramentas digitais, de preferência na nuvem.

Essencialismo: Olhar pra dentro

A primeira etapa do HCO é olhar para dentro e reconhecer os valores aplicados na caminhada. Este é o caminho de prática do pilar Essencialismo. Para que essa prática aconteça eu uso:

• Notion: para detalhar metas, intenções, satisfação com minhas áreas da vida e visão a longo prazo.
• Diário Papel: para escrever todo dia de manhã os meus sonhos, como me sinto, o que está passando pela minha mente.
• Insight Timer: aplicativo para realizar meditações guiadas.

Ciclos da natureza: Abrir espaço

A segunda etapa do HCO é abrir espaço para o essencial. Este é o caminho de prática do pilar Ciclos da Natureza, onde vemos rotinas essenciais, cronotipos e formas de execução de acordo com nosso ritmo. Para que a abertura de espaços tenha suporte, eu utilizo:

• Calendário/Calendly: para agendamentos, reservas e previsão dos compromissos. Esses agendamentos ficam conectados no iCal, ferramenta que uso no Mac e iPhone para sincronizar todos os meus calendários.
• Todoist: para tarefas recorrentes e atividades com prazo. O Todoist funciona como um secretário inteligente que não perde uma data e me ajuda a manter as atividades essenciais em dia.

Vale enfatizar que realizo duas práticas de abertura de espaços muito interessantes: o sábado offline e a semana de 4 dias de trabalho. Essas foram escolhas de estilo de vida para que eu pudesse abrir mais espaço para o essencial.

Mentalidade organizada: Criar processos

A terceira etapa do HCO é de processos e planejamentos, onde organizamos os propósitos e objetivos, de forma a ter adaptabilidade às mudanças da vida contemporânea. Este é o caminho de prática do pilar Mentalidade Organizada. Para suporte a um mindset organizado, utilizo em essência:

• Notion: hub de processos e planejamentos pessoais e de negócios. É no Notion que ficam armazenados os bancos de dados, wikis e referências que preciso para tocar os projetos da vida.
• Dropbox: para armazenar os conteúdos de suporte aos projetos.

(Re)Conexão: Experimentar ferramentas

A última etapa do HCO é experimentar ferramentas, isso significa explorar ações digitais e analógicas de busca por equilíbrio nas práticas e vivências de vida híbrida distribuída em nós online e offline.

As práticas dessa trilha são fundamentais para equilíbrio entre a vida online e offline, buscando espaços de práticas que levem o caminhante a se conectar com o que é valoroso em sua Jornada. As práticas citadas acima do o sábado offline e a semana de 4 dias de trabalho contribuem também para o exercício dessa etapa.

As ferramentas que mais me acompanham para que eu possa ficar tranquila on e off são:

• Notion: com o tudo tem um lugar no Notion, acabo segura quanto aos próximos passos que não estou lidando no momento.
• Evernote: um armário digital, hoje menos usado e com propósito de armazenamento de referências.
• Nebo: meu caderno pra tudo! É lugar de planejamentos, acordos pessoais, detalhamento de reuniões, notas do dia a dia.

Qualidade é mais importante que quantidade

Acho importante que você sempre leve em consideração o seu fluxo de trabalho e de vida e seu estilo de organização antes de escolher as ferramentas que vão te acompanhar.

Você precisa de lugares para arquivar notas, compromissos, tarefas e projetos. Pode ser tudo em um só lugar, pode ser em diferentes locais. Mas ah! Não vale duplicar porque aí é trabalho dobrado e o risco de perder algo pode aumentar.

O que constrói um bom sistema é a clareza sobre as atividades que precisam ser realizadas e o estilo de organização do usuário. Não se preocupe com o número de ferramentas e sim com a função que você precisa acolher. Saiba que:

• Um calendário é essencial. Quem não tem agenda vira agenda dos outros.
• Não dá pra ficar sem listas de tarefas para suas responsabilidades.
• Administrar seus projetos de longo prazo é sempre uma boa e te ajuda a priorizar.
• Organizar suas notas e arquivos em um só local vai fazer com que seja mais simples achar o que você precisa.

E por aí vai… Sistemas de organização digital são construídos a partir da experiência das pessoas, então não espere achar uma ferramenta perfeita ou ter um sistema lindo para começar.

Use o que você tem, entre em contato com frequência e ajuste o que for necessário para melhoria dos seus processos. O HCO pode ser um bom caminho para começar!