Desde o mês de Janeiro eu estou utilizando um sistema misto de organização, isto é, um sistema com ferramentas analógicas e digitais.  Até o ano passado o meu sistema era 100% high tech e isso mudou com a entrada do Bullet Journal. Acabei demorando um pouco mais do que gostaria para compor este post justamente porque ainda estou testando a entrada do Bullet no sistema e vendo como ele pode ser otimizado junto com as ferramentas que eu uso.

Já consegui fazer algumas observações importantes desde a implementação do sistema misto e como nesse mês estou trabalhando o tema aprendizados, está sendo bacana consolidar e entender o que esse tempo de prática tem a dizer. Já deu pra notar, por exemplo, que o papel me deixa mais minimalista em relação às minhas listas diárias. Quando a lista é digital eu não tenho um limite de tamanho como no caderno, então a organização no papel tem me ajudado a priorizar mais as atividades e não ficar com uma sensação de frustração quando não realizo as demandas diárias. Interessante, né? Por outro lado, uma coisa que já impactou no dia é o tempo que eu levo para organizar os planejamentos, que aumentou muito. É verdade que a priorização da lista é mais simples no papel, mas eu levo muito mais tempo para editar os templates. Isso acontece porque eu gosto de coisas bem bonitinhas e bem formatadas. E olha que eu nem sou virginiana! Rs. A minha média de revisão diária que era de 20 minutos passou para 30 minutos. Já o planejamento semanal que levava 30 minutos aumentou para uma hora e 30 minutos em média, já que nesse momento de planejamento eu aproveito para formatar as páginas da semana. Está sendo bem legal colocar essas coisas na balança. Pra quem tem um perfil analítico como o meu, isso é diversão pura!

Meu setup atual está assim:

Google Calendar – Agendas Pessoais e Profissionais

Todas as minhas agendas ficam organizadas no Google Calendar e sincronizadas com o iCal. Na agenda entram os compromissos com data e hora marcada e prazos. Gosto de destacar também os planejamentos por períodos no calendário, como a Revisão Semanal e a Revisão Mensal. Para organizar as agendas, utilizo a metodologia Time Blocking, ou Blocos de Tempo.

Blocos de Tempo no Google Calendar

Todoist – Future Log, Próximos Passos de Projetos e Checklists 

O Todoist é minha ferramenta de execução, onde eu olho os próximos passos das atividades que pretendo realizar. Confesso que com a entrada do Bujo levei um tempo para entender como seria a divisão de tarefas, principalmente em relação ao fluxo diário e semanal. Atualmente o que está funcionando pra mim é realizar os planejamentos no Bujo e detalhar os próximos passos no Todoist. Eu prefiro fazer assim porque o Todoist continua sendo minha ferramenta de captura e geralmente os próximos passos chegam nela. Quando preciso então montar os planejamentos, me baseio nas atividades coletadas e organizadas no Todoist. A mesma lógica vale para os checklists de conferência. Deixo eles arquivados no Todoist porque a conferência é bem simples por lá. Como eu já havia acostumado, não senti necessidade de transportar meus checklists para o Bullet Journal.

Estrutura de Listas no Todoist

Bullet Journal – Planejamentos e Diário 

Resolvi resgatar minhas raízes de organização com o Bullet Journal esse ano e estou redescobrindo o meu perfil tátil e visual que era tão claro quando eu era mais nova. A ferramenta tem trazido um quê de hobby também a minha rotina, o que tem sido muito bom para exercitar a criatividade.

Basicamente, tudo que se refere a planejamentos estou fazendo no Bullet. Planejamento anual, trimestral, plano de viagem, calendário editorial, plano da semana, etc. Além disso, estou testando páginas de templates diários com espaços para anotações no final do dia onde eu posso escrever sobre como me senti, o que fiz, se o dia foi produtivo ou não. Isso está ajudando a criar o registro dos meus dias de uma maneira personalizada, criativa e organizada, claro.

Bullet Journal – Planejamento Semana 7

Evernote – Arquivo Corrente

No Evernote eu organizo todo o meu arquivo corrente, ou seja, os materiais dos projetos ativos e as referências que uso com frequência. Uso o Evernote Business, então tenho separados os ambientes pessoais e da empresa. O Evernote foi minha escolha para arquivo de suporte há muitos anos e a cada ano desfruto mais e mais das suas funcionalidades. Hoje em dia uso a ferramenta não apenas para arquivar notas, mas também para criar conteúdos, apresentações e revisões. Não tenho arquivos no meu computador e isso é uma economia tremenda de espaço. Fica tudo na nuvem na memória do Elefante.

Arquivo Corrente Empresarial no Evernote

Dropbox – Arquivo Intermediário 

O Evernote possui um limite de upload mensal de 10GB e de fato não é o melhor lugar para armazenar arquivos pesados como imagens e vídeos. Minha escolha para isso é o Dropbox, onde organizo arquivos pessoais e da empresa também. Mantenho no Dropbox arquivos intermediários, que eu preciso acessar, mas com uma frequência menor. Não deixo a opção de sincronização com o meu computador ativa. Já fiz isso antes, mas vi que só servia pra ocupar espaço no meu computador. Então atualmente estou mantendo todo esse arquivo intermediário no Dropbox, com uma cópia em HD externo dos arquivos.

Pastas Ficheiro – Arquivo Permanente

Para organizar minhas papeladas eu estou utilizando arquivos em pastas simples e mudando gradualmente para os ficheiros. Aqui em casa temos poucos arquivos no papel, são mais os certificados, certidões e aquela papelada toda que é necessária a longo prazo. Esse tipo de material é importante manter no papel, bem organizado para fácil e rápida localização. Com tudo bem identificado, claro. Ainda estou migrando algumas documentações para novas pastas, mas de uns anos pra cá o que deu pra perceber é que guardamos cada vez menos papel. Uffa!

Vez ou outra eu gosto de revisar o meu sistema pra saber se algo pode e precisa ser melhorado e otimizado. Vivo dizendo para meus clientes e alunos que este é um processo contínuo e que o sistema vai evoluindo junto com a gente e por isso mesmo o mais importante é alimentá-lo a ponto de entender o que melhor funciona no dia a dia. Você tem um sistema também para controlar suas atividades? Curtiu esse tipo de post por aqui? Me conta nos comentários!