Administrar a agenda e organizar rotinas para que todas as atividades do dia a dia tenham vez é uma tarefa desafiadora. Pra mim, organizar a agenda parece cada vez mais com um jogo, onde é preciso encaixar de cá e de lá as coisas que preciso, devo e quero fazer no dia a dia. Uma das coisas que me ajuda a jogar esse jogo é usar a metodologia Timebox, mais conhecida como Blocos de Tempo.

Eu gosto bastante dessa metodologia porque ela é super simples e o nível de comprometimento com ela é baixo, já que uma vez que você tem clareza sobre os blocos de tempo que compõem o seu dia, montar o quebra cabeça é uma coisa que acontece naturalmente.

A grande dificuldade de montar uma agenda eficiente é quando tudo é prioridade ao mesmo tempo. Assim fica difícil alocar horário para cada coisa acontecer.

Existem coisas no nosso dia a dia que já acontecem de qualquer forma. Temos um bloco de sono, algumas pessoas com horinhas a mais outras a menos. Temos um bloco de higiene, que é o tempo de tomar banho, escovar os dentes, passar cremes, etc. Temos o bloco de alimentação que envolve preparar comida e de fato, comer. Temos o bloco de deslocamento e novamente, algumas pessoas com horas a mais e outras a menos. E nesse mundo de corre corre, aproveitar esses blocos na multitarefa parece ser a atitude mais adequada, quando na verdade, é muito mais arriscado viver assim. Por que? Porque não se presta atenção ao que de fato está fazendo.

Uma coisa é você aproveitar o seu bloco de tempo de deslocamento para ouvir um podcast e estudar algo que você curte, porque fazendo isso você está aproveitando esse período de deslocamento. Outra coisa é dirigir e mandar mensagem no celular! Você está deixando de prestar atenção em uma coisa para fazer algo que poderia acontecer em outro tempo mais eficiente e seguro.

É muito importante ter essa clareza dos blocos que compõem o dia para lidar com as pequenas tarefas e interrupções que surgem ao longo das horas e para dar conta de administrar também mais de uma área de trabalho a focar. Se você é uma pessoa que tem muitos deslocamentos, lida com equipes diferentes ou precisa administrar a agenda de toda família, blocos de tempo podem ser uma boa pra você também!

Blocos de Tempo no Bullet Journal

Com os blocos de tempo eu consigo lidar com o planejamento diário de uma maneira muito prática, alocando períodos de tempo para determinados tipos de trabalho, rotinas e descanso. Para criar os blocos apenas dividi o meu dia com as atividades que fazem parte dele. Para fazer isso eu reuni atividades que costumam ser realizadas em conjunto para compor os blocos. E cada bloco possui um checklist de atividades específico que eu já realizo meio que no piloto automático.

Checklist Planejamento de Alimentação no Todoist

O mais importante de considerar na composição dos blocos de tempo é a similaridade das atividades, para otimizar a execução das mesmas. Ou seja: tarefas que sejam realizadas no mesmo local, ou no mesmo período, ou utilizando a mesma ferramenta ou tarefas que demandem a presença de outras pessoas como é o caso do meu bloco de Atendimentos, por exemplo.

A delimitação também é super importante. Determinar o tempo que você quer dedicar para cada um desses blocos semanalmente. Eu faço isso utilizando o meu Guia de Foco Semanal e isso me dá um grande alívio, porque eu sei que mesmo que eu não consiga trabalhar em alguns blocos todos os dias, eles possuem vez na minha agenda semanal.

Ao longo da semana, a conferência desses blocos é muito simples e orgânica. E o que eu acho mais interessante na minha rotina é que várias vezes que eu quis fazer uma atividade virar hábito, eu consegui fazer isso através do estabelecimento de um bloco de tempo. Atualmente ando fazendo isso com a escrita e os exercícios, encaixando blocos de tempo específicos onde dedico atenção a essas atividades. Dessa forma fica muito mais fácil criar o hábito.

Controle de Rotinas no Bullet Journal

Aquela máxima de que “Tempo não se tem, tempo se cria”, me parece uma ótima para fechar esse post. Quer mais tempo para realizar alguma atividade no seu dia? Crie um bloco de tempo para essa atividade e encaixe esse bloco na sua agenda.