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Gabriela Brasil

31 de janeiro de 2017

Organizando a rotina com blocos de tempo

Se você é uma pessoa que tem muitos deslocamentos, lida com equipes diferentes ou precisa administrar a agenda de toda família, blocos de tempo podem ser uma boa pra você também! Veja nesse post como começar a estruturação dos blocos de tempo do zero.
 Mentalidade Produtiva,  Organização do Tempo,  Vida Simples 
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Administrar a agenda e organizar rotinas para que as áreas de responsabilidade da vida sejam atendidas no dia a dia é uma tarefa desafiadora. Pra mim, organizar a agenda parece cada vez mais com um jogo, onde é preciso encaixar de cá e de lá as coisas que preciso, devo e quero fazer.

Uma das coisas que me ajuda a jogar esse jogo é usar o método TimeBlocking ou TimeBoxing, mais conhecido em português como Blocos de Tempo.

Eu gosto bastante desse método porque ele é super simples e o nível de comprometimento com ele é baixo, já que uma vez que você tem clareza sobre os blocos de tempo que compõem o seu dia e sua semana, montar o quebra cabeça é uma coisa que acontece naturalmente.

A grande dificuldade de montar uma agenda eficiente é quando não há clareza sobre o que é prioridade. Assim fica difícil alocar horário para cada coisa acontecer e pior, a possibilidade de virar agenda de outras pessoas e circunstâncias é bem grande.

Existem coisas no nosso dia que já acontecem de qualquer forma. Temos um bloco de sono, algumas pessoas com horinhas a mais outras a menos. Temos um bloco de higiene, que é o tempo de tomar banho, escovar os dentes, passar cremes, etc. Temos o bloco de alimentação que envolve preparar comida e de fato, comer. Temos o bloco de deslocamento e novamente, algumas pessoas com horas a mais e outras a menos.

Bloco de tempo é o método usado para reunir atividades de mesmo contexto para serem realizadas em conjunto, otimizando a realização de tarefas.

Nesse mundo de corre corre, aproveitar esses blocos na multitarefa parece ser a atitude mais adequada, mas na verdade, é muito mais arriscado viver assim. Por que? Porque não se presta atenção ao que de fato está sendo realizado.

Uma coisa é você aproveitar o seu bloco de tempo de deslocamento para ouvir um podcast e estudar algo que você curte, porque fazendo isso você está aproveitando esse período de deslocamento. Outra coisa é dirigir e mandar mensagem no celular! Você está deixando de prestar atenção em uma coisa para fazer algo que poderia acontecer em outro tempo mais eficiente e seguro.

É muito importante ter essa clareza dos blocos que compõem o dia para lidar com as pequenas tarefas e interrupções que surgem ao longo das horas e para dar conta de administrar também mais de uma área de trabalho a focar. Se você é uma pessoa que tem muitos deslocamentos, lida com equipes diferentes ou precisa administrar a agenda de toda família, blocos de tempo podem ser uma boa pra você também!

O primeiro passo para composição das rotinas com blocos de tempo é o entendimento de pra onde está indo o tempo durante o dia

Na imagem acima você pode ver como em 2016, eu fiz os estudos dos meus blocos de tempo como base da estrutura de rotina que uso. Não foi de uma hora pra outra que cheguei a definição de blocos de tempo.

Para iniciar a composição dos blocos de tempo:

  • Faça uma lista dos seus papeis no dia a dia e em quais contextos você realiza atividades nesses papeis. Exemplos: sou Yoggi quando pratico Yoga, sou vendedora quando dedico meu tempo a preparar propostas e vender, ou sou escritora quando escrevo. Entender os contextos de realização de atividades em cada papel na vida ajuda a ter clareza dos blocos de tempo.
  • Durante alguns dias faça registros de para onde está indo o seu tempo. Você pode anotar a cada horário em uma folha de papel o que você está fazendo e qual seu estado emocional. Ou ainda, você pode usar uma ferramenta como o TimeUlar para ajudar você a trackear suas atividades.
Veja nesse post uma série de rotinas que podem ser experimentadas.

O segundo passo é a distribuição dos blocos de tempo diariamente e semanalmente

Com o entendimento dos blocos de tempo que fazem parte da sua vida, e sabendo qual a duração média de cada um deles, é hora de distribuir e negociar em unidades diárias e semanais.

Gosto de usar a ferramenta GFS (Guia de Foco Semanal) para fazer esse desenho. O Guia de Foco Semanal é o local onde a distribuição dos blocos é realizada de forma que seja possível ver se as prioridades estão sendo atendidas.

Para a montagem do seu Guia de Foco Semanal, considere:

  • Fazer o desenho da sua rotina ideal diária e semanal, levando em conta os cenários de férias (com as crianças em casa, por exemplo). Essa distribuição nas 24 horas diárias e 168 horas semanais é o grande trunfo do método.
  • Além do Time Blocking você pode usar o Day Theming para dar um tema a cada dia da sua semana, o que facilitará a distribuição das atividades. Nem tudo vai caber no seu dia, mas a semana é uma unidade ótima para realização de micro projetos e progresso em atividades.
  • O desafio está em achar a medida de cada área a cada semana e fazer essa distribuição em blocos e esse desafio é único já que cada pessoa tem demandas diferentes. Seja compassivo com sua realidade.

Com os blocos de tempo é possível lidar com o planejamento diário de uma maneira muito prática, alocando períodos de tempo para determinados tipos de trabalho, rotinas e descanso. Aliás, períodos de respiros e paradas estratégicas entre os blocos é crucial para uma produtividade sustentável.

O mais importante de considerar na composição dos blocos de tempo é a similaridade das atividades, para otimizar a execução das mesmas. Ou seja: tarefas que sejam realizadas no mesmo local, ou no mesmo período, ou utilizando a mesma ferramenta ou tarefas que demandem a presença de outras pessoas como é o caso do meu bloco de atendimentos, por exemplo.

A delimitação semanal utilizando o meu Guia de Foco Semanal me dá um grande alívio, porque eu sei que mesmo que eu não consiga trabalhar em alguns blocos todos os dias, eles possuem vez na minha agenda semanal.

Ao longo da semana, a conferência desses blocos deve ser muito simples. Gosto de fazer no Bullet Journal porque ao marcar um check no papel tenho a sensação imediata de recompensa pela atividade realizada (mesmo que por curto período de tempo) e isso me trás motivação para retornar a atividade no futuro.

Sempre que quis fazer uma atividade virar hábito, eu consegui fazer isso através do estabelecimento de um bloco de tempo. Por isso, não importa a duração. Importa que você estabeleça e mantenha o compromisso com o bloco.

Mas falar é mais fácil do que fazer.

Mantenha o compromisso com os blocos de tempo

Preserve o espaço dos blocos de tempo e quando mais você praticar o compromisso com esse espaço, mais vai entender a máxima de que “tempo não se tem, tempo se cria”. Quer mais tempo para realizar alguma atividade no seu dia? Crie um bloco de tempo para essa atividade e encaixe esse bloco na sua agenda.

O dia a dia e os nossos arredores são cercados de distrações, portanto, preserve os seus blocos de tempo seguindo algumas orientações:

  1. Não comece um bloco de tempo sem terminar o anterior ou sem negociar o que estava fazendo anteriormente para um próximo bloco. Mesmo que seja por um curto período de tempo, é importante mantermos o compromisso com o bloco, até para sabermos como podemos negociar diante de uma real necessidade.
  2. Estabeleça quais tecnologias são envolvidas em cada bloco de tempo. Isso é bem importante porque boa parte das distrações podem chegar através de dispositivos digitais. Estabelecer quais aparelhos e funções estão relacionadas aos blocos vai preservar seu foco e atenção.
  3. Cuide do essencial e do que faz a sua produtividade ser sustentável e leva você ao bem estar diário, isto é: cuidados pessoais, relações, alimentação, sono, movimento com o corpo. Na hora da correria é justamente isso que é deixado de lado, mas essas rotinas são os combustíveis para o seu bem estar e produtividade. Preserve os blocos de tempo das rotinas essenciais incluindo-os como compromissos fixos no calendário.
  4. Realize a revisão semanal usando o GFS como fonte de direcionamento para distribuição dos blocos ao longo da semana. Nós temos projetos diferentes e ao longo da vida priorizamos alguns blocos. Tá tudo bem se essa distribuição mudar, mas busque ter um bloco semanal de revisão e planejamento onde você pode sempre negociar o perfil da sua semana, de acordo com o que está vivendo.
  5. Acompanhe esse desenho dos blocos de tempo em alguma ferramenta. Pode ser uma ferramenta digital ou física. O importante é que você possa acompanhar o seu progresso e aprender com a sua prática.

Blocos de tempo variam com o tempo e você pode ter vários perfis de rotina diferentes. Eu mudo os meus a cada estação, por exemplo. Ou quando faço viagens e preciso trabalhar em outro fuso horário diferente do habitual.

Confira essa série no YouTube onde conto um pouco mais sobre cada uma das minhas rotinas essenciais.

Rotinas flexíveis são desafiadoras e libertadoras! Acredito que uma das habilidades mais buscadas no futuro será essa: a de gerenciar o tempo e focar diante de tantas distrações. Blocos de Tempo são caminhos para prática dessa habilidade.


Que tal jogar esse jogo na sua rotina? 🙂

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🍂 2020 passou. Ainda não respiramos aliviados 🍂 2020 passou. Ainda não respiramos aliviados, mas que a gente não perca o fôlego, o cuidado e a garra pra cuidar do essencial. 

🌱 Em 2021 temos trabalho, comunidade. Vamos nos organizar, construir novas realidades e nos permitir aproveitar o caminho, com permissão e tranquilidade. 

Seguimos juntos nessa Jornada de autoconhecimento e ação! #jornadadeorganizacao #produtividadehumanizada
Reta final de 2020 e preciso trazer essa pergunta Reta final de 2020 e preciso trazer essa pergunta aqui 👇

Você quer que seu fluxo de trabalho no próximo ano seja mais organizado e funcione melhor? 

Então, você precisa se preparar pra isso. Precisa aprender a direcionar melhor a atenção, organizar a vida digital (e-mails, nuvens, fotos, redes sociais) e com um método simples de colocar em prática.

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E você pode pensar: "Mas Gabi, porque você tá falando disso nesse finalzinho de ano?"

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O que você gostaria de fazer em 2021? De verdade, O que você gostaria de fazer em 2021? De verdade, o quê?
Pense na resposta e, na sequência, pense no próximo passo que você precisa dar rumo a essa meta.

Talvez você perceba que, para chegar ao objetivo final, precisará de mais tempo. E tá tudo bem. Seu cérebro e seu coração não se limitam por períodos do ano. A questão aqui é FAZER o que você precisa fazer para alcançar o que ficou de lado na sua vida. 

Listar pequenos passos para alcançar uma meta é um bom caminho.  Faça um passo por vez, dentro de um sistema que converse bem com o seu jeito. Imaginar, criar, cair, mudar. Comece 💛
Gabi, 2021 tá "na cara do gol" e preciso aprender Gabi, 2021 tá "na cara do gol" e preciso aprender a usar ferramentas que me ajudem no dia a dia... Pergunta que mais chegou aqui neste mês de dezembro. Minha resposta pra você é essa: Academia de Organização Digital. 

Um curso online que fiz especialmente pra quem precisa aprender de forma rápida, leve e prática a se organizar digitalmente. Dá uma olhada em alguns dos conteúdos que te ensino nesse curso: 

•	Sistemas Operacionais e escolha de ferramentas essenciais;
•	Usar a agenda é fundamental;
•	Organize e-mails no Gmail;
•	Organize tarefas e checklists no Todoist;
•	Como montar um sistema no Notion (passo a passo);
•	Capture e organize ideias no Evernote;
•	Gerencie projetos e equipes com o Trello;
•	Como fazer mapas mentais digitalmente;
•	Organize suas reuniões digitalmente;
•	Organize suas finanças digitalmente;
•	Organize suas senhas de maneira simples e online;
•	Automatize e ganhe mais tempo e praticidade;
•	O futuro é dos assistentes virtuais.

Essa é apenas uma pequena parte do conteúdo, viu?!

Com esse curso, você vai montar um sistema de organização eficiente que auxilie o seu trabalho. Vai ganhar tempo para se dedicar a atividades satisfatórias. E vai abrir espaço no seu dia para notar o que está se passando ao seu redor com mais clareza e foco. Começar 2021 assim, quem não quer?!

Esse curso é o programa que vai te guiar no passo a passo da organização digital para que você libere horas no seu dia e transforme sua relação com a tecnologia. Quer saber como ser aluno? Chega mais -> bit.ly/academia_organizacao (na bio)
Que legenda você escreveria pensando nessa foto Que legenda você escreveria pensando nessa foto e em tudo que vivemos esse ano? Deixa uma mensagem de final de ano bem inspiradora aqui nos comentários pra mim? 💙

Feliz Natal a todos! 😘

#produtividadehumanizada #tôdeférias
O que é ser um adulto melhor? Vai depender do qu O que é ser um adulto melhor? 
Vai depender do que você crê. Não tem uma resposta. É bem subjetivo. Mas ser um adulto melhor, pra mim, é entender que no dia que o tempo tá curto é quando é preciso se cuidar mais.

É entender o que significa o tempo. Pra onde ele tá indo e o que  motiva a fazer CADA coisa que você faz na sua vida. É entender que, mesmo tendo um dia catastrófico, dá pra consertar. Dá pra  tentar melhorar. É entender o que, emocionalmente, você precisa: no aqui e agora. E se voltar pra isso. É não romantizar as pessoas e expectativas. Elas existem, mas não podemos colocá-las no colo do outro. 

É estar consciente da nossa realidade, sabendo que cabe a nós (somente a nós) melhorar. É olhar para o seu EU criança e questionar o que precisa ser trabalhado. É responsabilidade nossa aprender a ser adultos melhores…

O que é ser um adulto melhor pra você? #oqueagenteprecisadeverdade
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