31 de janeiro de 2017
Administrar a agenda e organizar rotinas para que as áreas de responsabilidade da vida sejam atendidas no dia a dia é uma tarefa desafiadora. Pra mim, organizar a agenda parece cada vez mais com um jogo, onde é preciso encaixar de cá e de lá as coisas que preciso, devo e quero fazer.
Uma das coisas que me ajuda a jogar esse jogo é usar o método TimeBlocking ou TimeBoxing, mais conhecido em português como Blocos de Tempo.
Eu gosto bastante desse método porque ele é super simples e o nível de comprometimento com ele é baixo, já que uma vez que você tem clareza sobre os blocos de tempo que compõem o seu dia e sua semana, montar o quebra cabeça é uma coisa que acontece naturalmente.
A grande dificuldade de montar uma agenda eficiente é quando não há clareza sobre o que é prioridade. Assim fica difícil alocar horário para cada coisa acontecer e pior, a possibilidade de virar agenda de outras pessoas e circunstâncias é bem grande.
Existem coisas no nosso dia que já acontecem de qualquer forma. Temos um bloco de sono, algumas pessoas com horinhas a mais outras a menos. Temos um bloco de higiene, que é o tempo de tomar banho, escovar os dentes, passar cremes, etc. Temos o bloco de alimentação que envolve preparar comida e de fato, comer. Temos o bloco de deslocamento e novamente, algumas pessoas com horas a mais e outras a menos.
Nesse mundo de corre corre, aproveitar esses blocos na multitarefa parece ser a atitude mais adequada, mas na verdade, é muito mais arriscado viver assim. Por que? Porque não se presta atenção ao que de fato está sendo realizado.
Uma coisa é você aproveitar o seu bloco de tempo de deslocamento para ouvir um podcast e estudar algo que você curte, porque fazendo isso você está aproveitando esse período de deslocamento. Outra coisa é dirigir e mandar mensagem no celular! Você está deixando de prestar atenção em uma coisa para fazer algo que poderia acontecer em outro tempo mais eficiente e seguro.
É muito importante ter essa clareza dos blocos que compõem o dia para lidar com as pequenas tarefas e interrupções que surgem ao longo das horas e para dar conta de administrar também mais de uma área de trabalho a focar. Se você é uma pessoa que tem muitos deslocamentos, lida com equipes diferentes ou precisa administrar a agenda de toda família, blocos de tempo podem ser uma boa pra você também!
Na imagem acima você pode ver como em 2016, eu fiz os estudos dos meus blocos de tempo como base da estrutura de rotina que uso. Não foi de uma hora pra outra que cheguei a definição de blocos de tempo.
Para iniciar a composição dos blocos de tempo:
Com o entendimento dos blocos de tempo que fazem parte da sua vida, e sabendo qual a duração média de cada um deles, é hora de distribuir e negociar em unidades diárias e semanais.
Gosto de usar a ferramenta GFS (Guia de Foco Semanal) para fazer esse desenho. O Guia de Foco Semanal é o local onde a distribuição dos blocos é realizada de forma que seja possível ver se as prioridades estão sendo atendidas.
Para a montagem do seu Guia de Foco Semanal, considere:
Com os blocos de tempo é possível lidar com o planejamento diário de uma maneira muito prática, alocando períodos de tempo para determinados tipos de trabalho, rotinas e descanso. Aliás, períodos de respiros e paradas estratégicas entre os blocos é crucial para uma produtividade sustentável.
O mais importante de considerar na composição dos blocos de tempo é a similaridade das atividades, para otimizar a execução das mesmas. Ou seja: tarefas que sejam realizadas no mesmo local, ou no mesmo período, ou utilizando a mesma ferramenta ou tarefas que demandem a presença de outras pessoas como é o caso do meu bloco de atendimentos, por exemplo.
A delimitação semanal utilizando o meu Guia de Foco Semanal me dá um grande alívio, porque eu sei que mesmo que eu não consiga trabalhar em alguns blocos todos os dias, eles possuem vez na minha agenda semanal.
Ao longo da semana, a conferência desses blocos deve ser muito simples. Gosto de fazer no Bullet Journal porque ao marcar um check no papel tenho a sensação imediata de recompensa pela atividade realizada (mesmo que por curto período de tempo) e isso me trás motivação para retornar a atividade no futuro.
Sempre que quis fazer uma atividade virar hábito, eu consegui fazer isso através do estabelecimento de um bloco de tempo. Por isso, não importa a duração. Importa que você estabeleça e mantenha o compromisso com o bloco.
Mas falar é mais fácil do que fazer.
Preserve o espaço dos blocos de tempo e quando mais você praticar o compromisso com esse espaço, mais vai entender a máxima de que “tempo não se tem, tempo se cria”. Quer mais tempo para realizar alguma atividade no seu dia? Crie um bloco de tempo para essa atividade e encaixe esse bloco na sua agenda.
O dia a dia e os nossos arredores são cercados de distrações, portanto, preserve os seus blocos de tempo seguindo algumas orientações:
Blocos de tempo variam com o tempo e você pode ter vários perfis de rotina diferentes. Eu mudo os meus a cada estação, por exemplo. Ou quando faço viagens e preciso trabalhar em outro fuso horário diferente do habitual.
Confira essa série no YouTube onde conto um pouco mais sobre cada uma das minhas rotinas essenciais.
Rotinas flexíveis são desafiadoras e libertadoras! Acredito que uma das habilidades mais buscadas no futuro será essa: a de gerenciar o tempo e focar diante de tantas distrações. Blocos de Tempo são caminhos para prática dessa habilidade.
Que tal jogar esse jogo na sua rotina? 🙂
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