Quero compartilhar com você um pensamento que tive outro dia sobre a relação das reuniões com a Lei de Parkinson. Você já ouviu falar sobre essa lei?

Um rápido pulo no Google, com chegadinha na Wikipedia e você vai entender Aue…

A lei de Parkinson é um epigrama formulado pelo escritor britânico Cyril Northcote Parkinson  que diz que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização. Quanto mais tempo, mais importante e exigente o trabalho parece.”

Se o trabalho expande para preencher o tempo, quanto mais tempo tivermos, maior a chance de esse tempo ser desperdiçado. Uma boa forma de entender isso é através das reuniões.

As reuniões servem para discutir estratégias e ações de forma a facilitar a tomada de decisões no trabalho. Antes de marcar qualquer reunião a gente precisa assegurar que pensou sobre o problema que queremos resolver. Se isso não tiver sido feito é preciso agendar espaço para pensar sobre o tema estrategicamente antes de marcar uma reunião. Quando não precisamos de nenhuma informação externa para seguir é preciso agendar espaço para fazer o trabalho.

Percebeu aí onde o tempo pode se perder? Muitas reuniões são marcadas sem as pessoas terem pensado sobre o problema!

Uma reunião só é agendada e preparada depois que você percebe que pra seguir em frente é preciso conversar com alguém presencialmente.

Reuniões ocupam grande parte do fluxo de trabalho de muita gente. E o trabalho nas reuniões se expande a medida que o tempo das reuniões se expande. Então trabalhando na lógica da Lei de Parkinson não seria mais estratégico reduzir o tempo de reuniões, otimizar o trabalho assíncrono e deixar o tempo de troca valorizado?

Eu tento realizar o mínimo de reuniões no meu fluxo de trabalho. E percebo que depois de certo tempo de reunião, os pensamentos já não são mais assertivos. Como o trabalho focado é muito mais eficiente do que longas horas de trabalho, uma boa estratégia é diminuir o tempo das reuniões para ter mais espaço para atividades de trabalho focado.

Para que as reuniões possam ser produtivas é preciso:

• Ter uma agenda
• Chamar as pessoas chave
• Fazer um encontro curto e objetivo
• Definir próximos passos de ação pós reunião

Caso você não esteja fazendo isso no seu fluxo de trabalho, é possível que seu trabalho esteja se extendendo para caber nesse tempo. E isso, convenhamos, não é nada produtivo.

A ideia de fazer menos pode parecer contraintuitiva, mas na verdade, é uma estratégia poderosa para otimizar o seu tempo e aumentar a sua produtividade. Quando você se concentra em fazer menos, você pode se dedicar com mais atenção e qualidade às tarefas e atividades que são realmente importantes.

Que tal usar esse ano para cuidar disso? Da sua produtividade? Da gestão do seu tempo?

Já pensou em se organizar pra fazer menos?