Facebook, Twitter, Instagram, email pessoal, email de trabalho, RSS, Pinterest, YouTube, Tumblr… uma infinidade de informações que acessamos todos os dias e uma realidade para boa parte das pessoas. Muitas de nossas atividades cotidianas são dependentes desses sistemas de informação e de dispositivos eletrônicos que nos conectam a eles. Vivemos online.

Diante dessa explosão de sites, jogos, redes sociais e arquivos, é fácil perder o controle e ficar com a “vida virtual” desorganizada. Veja por exemplo a sua caixa de downloads. Como ela está? Algumas pessoas costumam baixar arquivos e entulhá-los numa pasta de downloads ou na área de trabalho do computador. E na hora que precisam acessar facilmente um arquivo, lá se vão muitos minutos procurando. E não tem spotlight que dê jeito em desorganização, gente!

Organizar a sua vida virtual ajudará você a localizar facilmente uma informação, em qualquer lugar!

Você já está no computador, certo? Então vamos organizar?

1. Atualize seus perfis nas redes sociais, principalmente aqueles que possuem informações de trabalho. Hoje em dia as empresas pesquisam bastante o histórico de seus funcionários através dessas redes.

2. Email: Classifique o seu email em pastas ou marcadores. Quanto mais simples melhor. O mais importante no email é processar a caixa de entrada com freqüência, apagar o que for lixo, responder, delegar ou resolver o que for rápido no momento que recebe o email, processar como tarefa ou arquivar para consulta/referência. Eu faço isso usando o fluxograma GTD.

3. Desktop: Mantenha o seu desktop organizado, com pastas de projetos ativos, projetos passados, arquivos, etc. Para facilitar essa formulação, trabalhe na sua taxonomia pessoal.

Dica: Fuja de pastas no estilo “Miscelânea”. É uma cilada, Bino! Esse tipo de pasta só serve para depósito de toda tralha virtual. Raramente há uma classificação do que está por ali.

5. Downloads: Processe os arquivos que você baixar no momento em que o download for concluído. Ou pelo menos uma vez ao dia. Crie o hábito de renomeá-los com as informações necessárias para localização fácil e rápida.

Dica: O Google Desktop é um bom aplicativo para quem tem muitos arquivos soltos e dificuldades para encontrar o que deseja no computador.

6. Backup: Faça backups dos seus arquivos com regularidade. Passe as informações para um HD externo, jogue na nuvem, mande informações importantes para o seu email.

No caso do Dropbox por exemplo, recomendo manter uma pasta no computador e mantê-la atualizada, para que você possa acessar facilmente seus arquivos utilizando dispositivos móveis.

Uma boa alternativa para arquivos de trabalho que sofrem mudanças constantes é o Google Docs, um programa para arquivos de textos, planilhas e apresentações em um escritório virtual. Ele permite edição, armazenamento e compartilhamento online.

7. Reúna suas redes sociais para visualização. Estipule momentos do seu dia para acessar essas redes. Várias pessoas conseguem trabalhar e render bem com o Facebook aberto, mas a maioria tende a passar muito tempo navegando nos posts dos amigos e perde minutos preciosos de trabalho ou de estudo.

Dica: O TweetDeck é um aplicativo que reúne Twitter, Facebook, Linkedin, Google Buzz, Foursquare e MySpace. Há versões para Windows, Mac OS X e Linux e também está disponível para Android e iPhone. Uma forma de acessar de uma vez só todas as suas redes.

Não deixe pra amanhã o que você pode fazer agora. Organize a sua vida virtual e acompanhe os bons resultados.

Beijos e até a próxima.