Já perdi as contas de quantas vezes escutei alguém dizer que vinte e quatro horas é muito pouco para conseguir fazer tudo o que precisa. O problema é que se o dia tivesse mais horas, nós daríamos um jeito de ocupar todas elas e dizer que ainda assim, é pouco. O grande segredo para aproveitar as vinte quatro horas do seu dia é justamente saber como se beneficiar delas. Como? Agindo.

Há um ano uso o método de organização GTD, abreviação para Getting Things Done. Um método de gerenciamento de ações que dá nome ao livro de David Allen. Fácil de aplicar, baseado em idéias simples e de manutenção fácil. Este método me ajuda (e muito) a visualizar todas as tarefas que preciso colocar em prática na minha vida pessoal e no meu trabalho, incluindo os futuros projetos. O que faz com que nada fique parado na minha vida, tudo está em constante ação. A vantagem? O trabalho rende muito mais em muito menos tempo, pois planejando a agenda é questão de simplesmente colocar as tarefas em prática, ao invés de ficar tentar lembrando o que é necessário fazer.

O GTD tem algumas regras muito específicas. Mas depois de algum tempo de prática você acaba adaptando o método ao seu tipo de demanda. Eu, por exemplo, tenho muitas demandas no trabalho, pois sou produtora e tenho muitas tarefas todos os dias. Se por um acaso uma delas se perde, ou deixa de ser cumprida, pode atrasar o meu trabalho e o dos meus colegas.

Para começar a adotar um método de organização e produtividade é necessário primeiro tomar nota de como é o seu dia a dia, como sua rotina é construída, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Quanto tempo você gasta no café? E no trânsito? Virou rotina sair mais tarde do trabalho? Ao analisar tudo isso ao longo de uma semana, é possível identificar o que é realmente necessário e o que é desnecessário. Ao identificar o que é desnecessário, simples, elimine! Determine o que é prioridade no seu dia a dia e coloque como compromisso na sua agenda. Estabeleça metas, programe seu trabalho para caber no seu horário de trabalho, pense de forma realista. Se você acha que consegue, é porque você consegue. Não procrastine, use uma agenda, faça uma coisa de cada vez, gerencie seus emails, gerencie suas ligações, delegue, planeje, defina. Encontre tempo pra você! Se exercite!

Primeiro comece coletando informações. Todas as “coisas” que forem chegando, concentre em uma caixa de entrada. Essa caixa de entrada pode ser um bloquinho de anotações, o seu celular (eu uso um ótimo aplicativo chamado Wunderlist), onde você concentra todas as informações que chegam a você de alguma maneira, tais como: “marcar o dentista”, “marcar revisão do carro”, “festa do Fulano na sexta feira”, “planejar viagem de fim de ano”. O próximo passo é processar e organizar essas informações. Se não é acionável, você elimina, incuba (para realizar em outro momento) ou arquiva pra referência (sabe aquele layout lindo que você recebeu por email e que um dia pode aplicar no seu site?). Se for um item acionável e demandar várias ações, nos deparamos com um projeto, onde você vai planejar, definir passos para a realização e encaminhamento dos projetos. Se a ação pode ser realizada em dois minutos (eu trabalho com cinco minutos por achar eficiente), faça! Não deixe pra depois. Se a tarefa não for pra você, delegue e registre em uma lista de espera (@aguardando). Se a próxima ação é pra você realizar, defina prazos e realize. Se for um compromisso, evento, reunião, ou qualquer coisa que tenha data e hora definida, marque no calendário.

Entenda um pouquinho mais neste guia abaixo.

Com o tempo, o processo se torna automático e você percebe uma melhoria enorme na sua qualidade de vida. O dia rende, te permitindo fazer aquela caminhadinha pela manhã, dormir até mais tarde, pegar uma prainha no fim de semana, sem se preocupar com o trabalho na segunda feira. Sua agenda estará pronta e planejada, esperando ação.

Para a vida pessoal, eu concentro a minha caixa de entrada no meu celular. Os meus itens de ação envolvem casa, contas a pagar, pessoal, telefonemas, rua, médicos, demandas do namorado (sim, eu costumo lembrá-lo de algumas coisas, porque não me custa nada). Anoto todos os itens de ação em listas no Wunderlist, alguns com lembretes, outros com apenas deadline. O importante é saber que não dá pra fazer tudo de uma vez. Ou seja, o planejamento é constante, te ajudando inclusive a entender seus limites e o tempo que você precisa para atingir seus objetivos. O GTD parece complicado no início, não há certo e errado e cada um precisa entender o que é melhor para o seu cotidiano. A lista @casa me lembra o que preciso fazer nos afazeres domésticos: arrumar a tomada que quebrou, lâmpada que queimou, trocar os lençóis, etc. Antes de sair de casa vejo a lista @rua, pra saber o que posso fazer antes de ir ao trabalho. Dessa maneira consigo comprar o que está faltando, passar no banco caso necessário, não perder a manicure semanal. A lista @contas a pagar está sempre atualizada, de forma que até dia 05 de cada mês, estou com todas as minhas contas pagas, evitando urgências. No @pessoal e @telefonemas, mais demandas que não posso esquecer. É claro que eu anoto que preciso ligar para minha madrinha no aniversário dela. Por que tenho que lembrar de todas as datas de cabeça se posso me organizar para que o meu celular me lembre? O mesmo acontece com a lista @médicos e @tarefas do namorado. Dessa forma, tudo fica em dia. E não há nada melhor do que ter tudo em dia, sem pressa, sem stress.

Não incluo trabalho nestas listas de ação do Wunderlist. Como meu trabalho tem muitas demandas diárias, eu prefiro não misturar. Eu utilizo uma agenda e um caderno de entrada exclusivamente para o meu trabalho. O processamento funciona da mesma maneira. A diferença aqui é a categorização de emails, onde defino os itens de ação, em aprovação, resolvidos, aguardando, roteiros, pesquisas, materiais de finalização e arquivos como passagens e hospedagem da equipe de produção. Meu email é categorizado por cores, porque acho mais fácil de visualizar e de achar as informações quando preciso. Não tenho mensagens não lidas no meu email. Deus me livre! Já no caderno de caixa de entrada anoto tudo de acordo com tarefas ativas, reuniões, rua, aguardando e novas demandas. E na agenda tudo que tenho para fazer ao longo da semana. Em princípio, pode parecer muito complicado, mas pra mim acontece de maneira natural. Só por listar as tarefas, você tira a informação da sua cabeça e a transforma em um item que merece ser cuidado/resolvido. O meu maior prazer é chegar ao final de um dia de trabalho e ter riscado todos os itens da minha agenda. Isso faz com que eu não leve trabalho pra casa e não me estresse com prazos e resultados. Quando tudo é feito no momento que deve ser feito, as coisas caminham naturalmente. E quando surge uma urgência, um “pra ontem” (algo que é muito normal no campo da produção), você pode dedicar um tempo para aquilo, pois sua agenda está em dia.

Minha caixa de entrada do trabalho no Mail:

A organização é um hábito, aprendido ao longo do processo. O essencial no método é a revisão. Semanalmente revise suas demandas, veja o que pode fazer ao longo desses próximos sete dias e faça! A revisão do que já foi feito e do que ainda será é o que faz o método funcionar. Adapte a sua maneira.

Quando você vai saber que o método está funcionando? Você vai ver que o seu dia de 24 horas parece ter muito mais horas do que ele tinha antes. Ele continua durando o mesmo, claro, você só aprendeu a aproveitar melhor essas horas.

Esperando o que para começar a se organizar?