Os leitores aqui do blog me pedem bastante para falar sobre ferramentas que facilitem o dia a dia de trabalho, perguntando inclusive sobre qual é a melhor ferramenta para organizar projetos e atividades com a equipe.

Costumo falar que não existe ferramenta perfeita e sim que cada ferramenta pode trazer benefícios diferentes. O mais importante é ter um processo de organização estabelecido.

Observando as dificuldades que as pessoas mais encontram ao tentar implementar um sistema de organização junto a times, acabo notando que elas:

• Sentem resistência para se adaptar a uma ferramenta nova, pois acreditam que será mais uma coisa para dar trabalho em meio a tantas outras;
• Encontram barreiras na implementação da ferramenta e acabam não alimentando diariamente por conta da falta de conhecimento técnico;
• Não se adaptam ao sistema pela falta de padronização e regras para manutenção.

Em um time é fácil notar aquela pessoa que tem a iniciativa de montar um sistema, estipular regras, sugerir ferramentas para que o trabalho seja otimizado. Se isso contagia o time e todos realmente se propõem a sentar e pensar em um sistema que auxilie todo mundo, os benefícios são claros. Mas se essa pessoa trabalhar sozinha, sem o apoio do time, sem mais cabeças para montar um sistema, é bem capaz que todo esforço não valha a pena.

Para organizar um sistema de organização para o seu time, é importante envolver todos no processo. Click To Tweet

Eu gosto muito de trabalhar com essa perspectiva quando estou com uma equipe montando um novo sistema. Gosto de ouvir as pessoas do time e entender a natureza e a forma de trabalho de cada um, para entender o que melhor funciona para o time e não apenas para um membro da equipe.

Estou usando atualmente o Trello para gestão dos meus projetos, inclusive os projetos de equipe da minha empresa. Anteriormente eu estava gerindo projetos com o Todoist e o Trello, mas achei que estava mais complicando do que ajudando manter meus sistemas separados, então tudo foi pro Trello.

Gostaria de trazer aqui pra vocês algumas formas de organizar o trabalho da equipe com o Trello.

O primeiro passo para estruturação de sistema é entender quais são as áreas que precisam ser atendidas nesse sistema. Eu gosto muito de trabalhar com mapas mentais e montar uma taxonomia para entender como organizar os setores. Como o exemplo da empresa X, que possui os setores abaixo:

Dentro dessa empresa, todos os setores possuem times que trabalham de maneira integrada. A galera que faz a produção de conteúdo trabalha diretamente com a galera de cursos e treinamentos que também conversa com o pessoal do Marketing, que por sua vez tem relacionamento com o financeiro e por aí vai.

A ideia de um sistema de projetos é fazer com que todos os próximos passos do plano da equipe estejam em um local simples de acesso, com as informações necessárias, de forma que o trabalho de todo mundo possa ser otimizado. É incrível como a produtividade da equipe melhora com um sistema desses estruturado.

É claro que em algumas empresas, como é o caso da minha, nem todos os setores tem times, e sim só uma pessoa que dá conta de todas as atividades do setor. Mas mesmo assim é importante que todas as atividades daquele setor estejam listadas.

Sabendo das áreas de atuação da empresa e o que diz respeito a cada uma dessas áreas, é hora de montar os quadros. Uma forma simples de fazer isso é usando as áreas como os próprios quadros dentro do time.

Aqui dentro da GB Consultoria eu acabei dividindo os setores com equipe e quadros com clientes em andamento. A lógica é que cada cliente em andamento ganha um quadro para que possamos acompanhar juntos as atividades. Da mesma forma, cada área ganha um quadro para acompanhamento de projetos.

Dentro de cada quadro, é importante instituir uma lógica para as listas. Você pode trabalhar na lógica do #KanBan que é simplesmente de fazer listas de A FAZER, FAZENDO, FEITO e ir migrando os quadros a medida que os projetos forem evoluindo. Assim como você pode fazer listas também com cada etapa dos processos de cada área. Essa personalização pode ser diferente para cada time, por isso, prevalece aqui a lógica que vai ser melhor pra todo mundo. Gosto muito de pensar na lógica do processo todo para achar essas listas, assim cada pessoa do time pode se localizar de maneira mais simples. Vale dizer que aqui a inclusão da data de entrega é fundamental, pois o prazo é o que vai orientar a priorização das atividades.

Veja, por exemplo, este quadro de cursos e treinamentos, ele não está dividido por etapas, mas por cada produto que tenho em cursos e treinamentos. Dentro de cada lista, tenho os projetos em andamento para aquele treinamento, com os próximos passos. Toda equipe pode localizar facilmente o que está em andamento e o que é o foco do mês em relação aos cursos e treinamentos. Dessa forma é bem simples delegar.

Com as datas nos projetos, e com Power Ups ativos (as formas de integração do Trello), também é possível incluir um calendário interno, que permite ver todos os deadlines de maneira prática.

Fonte: Trello Blog

Estrutura pronta, projetos inseridos em cada quadro, é hora de chamar o time para colaborar. As pessoas podem ser incluídas em cada cartão para acompanhar os projetos que estão trabalhando. Dentro de cada cartão há espaço de comentários, o que facilita muito a comunicação e o histórico de conversas fica mais fácil de ser localizado do que em um email ou conversa de Whatsapp. Que alívio nas caixas de entrada dos times, hein?

A medida que as atividades vão sendo concluídas, o time todo pode ir vendo o desenvolvimento e saber em que ponto está o projeto. Além disso, o Trello conta com muitas integrações com outras ferramentas, como Dropbox, Slack, Salesforce, entre outras, e isso pode  otimizar muito o controle de atividades com outros sistemas já em uso dentro da empresa.

O Trello é uma ferramenta de fácil adaptação, suporte em português, facilitação visual e recursos de integração variados. Tenho trabalhado muito essa ferramenta com os clientes, com fluxos pessoais e empresariais e temos notado significativa evolução na organização com a implementação de sistemas com o Trello.

Precisando organizar os projetos com o seu time? O Trello pode ser uma boa alternativa para você.

Dentro da Academia de Organização Digital, você encontra tutoriais dessa e de outras ferramentas que podem te ajudar a organizar as atividades de trabalho.

Se o seu time está precisando de uma mãozinha na implementação de sistemas para organização, entre em contato comigo! Organizar é aqui mesmo!

A imagem de ilustração desse post pertence a empresa Trello. Demais imagens ilustrativas são do próprio sistema GBConsultoria.