4 de novembro de 2021
Como já trabalho de forma remota há bastante tempo, adotei a comunicação assíncrona como padrão para conseguir mais flexibilidade no dia a dia. Não foi de uma hora pra outra que essa implementação aconteceu e passei por algumas ferramentas para testar as melhores formas de comunicação.
Não dá pra tocar o meu tipo de trabalho estando o tempo todo em reuniões, por exemplo. Por isso tenho minha própria agenda para atendimentos e marco encontros com os membros da equipe mensalmente para batermos as metas do mês. Todo o resto é resolvido via comunicação assíncrona.
Para chegar no modelo que temos hoje, foi preciso estabelecer manuais de comunicação, acordos entre o time e também a inserção e prática de processos em ferramentas digitais. Trabalho junto a uma equipe enxuta e cada membro do time trabalha no horário que prefere e o que importa são os prazos atendidos com qualidade. Como padrão, buscamos estabelecer prazos realistas para não sobrecarregar ninguém.
O que faz mais sentido para minha equipe hoje é ter práticas que facilitam nossa comunicação para que o trabalho do outro não seja prejudicado. Como líder, sempre busco estar a frente na gestão de projetos, acompanhamento e negociação para fazermos boas entregas e manter o fluxo de trabalho. Para que isso aconteça, temos três ambientes de trabalho:
Nos comunicamos essencialmente via texto e usamos essas três ferramentas para documentar o andamento do trabalho e manter tudo organizado.
A prática da comunicação clara e a descrição de procedimentos ajuda todos os membros do time a trabalharem com mais foco, eficiência e atenção, além de se manterem conectados e por dentro do que está acontecendo nos projetos. No versão mais recente do Twist é possível acessar uma caixa de entrada com os projetos em andamento, podendo marcá-los como concluídos, tendo um registro dos passos dados.
Dessa forma, organizamos a comunicação empresarial por camadas, sendo a estrutura feita de maneira assíncrona nas duas primeiras camadas. A troca mais do dia a dia fica no Twist, que subtituiu o uso do Whatsapp como primeira via de comunicação, algo que eu já estava querendo na empresa há algum tempo. Hoje temos um grupo de chat no Twist com todos os membros e também chats individuais, onde podemos discutir o trabalho.
O Twist é uma ferramenta de comunicação para equipes que trabalham de forma assíncrona. É um hub para anúncios, ideias, inspirações, feedbacks, novidades, recados para equipe, passos e dúvidas em relação aos projetos em andamento. É uma ferramenta que conecta 100% com o Todoist, o que facilita muito nossa vida, já que várias atividades recorrentes e próximos passos são organizados no Todoist Business aqui na empresa.
A decisão de usar o Twist veio em um momento onde a equipe aumentou e a comunicação precisava de melhor estruturação, já que o Todoist e Notion não possuem chats internos. No Twist, nos organizamos por canais e podemos configurar as formas de notificações, para que o trabalho chegue nos momentos que estamos trabalhando. Eu deixo notificações desabilitadas no final de semana e na hora de dormir, essencialmente. Mas como elas chegam no meu computador, não me incomoda quando estou fora do trabalho, já que isso significa estar fora do computador.
A tríade de ferramentas essenciais para nossa organização é calendário, gerenciadores de tarefas e gerenciadores de notas (arquivo). Atualmente estamos usando na empresa o Google, Todoist e Notion. Parece muito, mas cada ferramenta tem uma função bem clara. Elas fazem parte ainda da comunicação assíncrona.
O Google Calendário é onde agendamos nossos compromissos (reuniões, atendimentos, alinhamento de pauta). O Todoist é onde temos nossa caixa de entrada de equipe onde cada membro pode delegar atividades para outros e acompanhar suas próprias atividades. No Todoist concentramos tarefas recorrentes e pontuais de cada área da empresa.
Já o Notion é nossa central de comando. É onde temos nossas notas e desempenho de projetos, onde criamos e acompanhamos as entregas de produção de conteúdo e ainda, os projetos dos clientes. O Notion já está no modelo da empresa desde 2019 e venho aprimorando essa estrutura com o tempo. E esse aprimoramento tem muito a ver com filtros e necessidades que aparecem pra gente ao longo do trabalho. Uma visão da nossa página da empresa no Notion:
Usamos reuniões no Zoom para discussão de problemas, projetos e alinhamento. É nossa camada síncrona da empresa online. Vez ou outra tenho encontros pontuais com os membros do time para desenvolver projetos, mas essencialmente, nos encontramos pelo Zoom quando preciso.
Usamos o telefone e ferramentas de videoconferência para realização dessa comunicação mais direta. Em Home Office é fundamental estabelecer períodos para trocas diretas, como reuniões e ligações para discussão de ideias.
Caso essas reuniões sejam convocadas sem planejamento ou agenda, será mais difícil se preparar e negociar atividades no dia, portanto, a dica de ouro é: estabelecer blocos e dias para as trocas diretas. Colocar no calendário e buscar otimizar esses encontros. Por exemplo, ao invés de ter uma reunião todo dia, separar terças e quintas a tarde para reuniões em equipe. É o que eu faço aqui e otimiza muito o meu trabalho! Reunião o tempo todo não dá.
No lugar dele! Nos falamos no Whatsapp quando precisamos de retorno mais rápido, ou seja, usamos para urgências, o que tem acontecido cada vez menos, já que conseguimos resolver a comunicação na maioria das vezes pelo chat do Tt ou ainda, pelos próximos passos descritos nos projetos no Notion.
A comunicação assíncrona faz com que as pessoas possam focar no mais importante. E desenvolver o trabalho com um tempo reduzido até! No início pode até nos tomar mais tempo, pra escrever, formatar processos… Mas rapidamente, os benefícios compensam o esforço deliberado inicial. São menos distrações, mais direcionamento para realização de atividades e menos procrastinação por conta disso.
Comunicação assíncrona é uma necessidade do nosso presente e uma forma de estruturar um futuro no trabalho mais leve, compassivo e focado.
Quer saber como construir um sistema de comunicação assíncrona na sua empresa? Dá uma olhada nos programas da Jornada in Company.
