Esse ano eu dei uma estruturada boa no meu sistema de organização. Isso é natural com o tempo. Você vai percebendo o que realmente faz diferença no seu dia e entende que a organização foi feita para facilitar o processo e não pra complicar. Como já tenho bastante tempo de contato com ferramentas digitais e continuo experimentando opções para apresentar aos meus clientes, eu aprendi a alinhar expectativas com necessidades. Existem ferramentas com um monte de recursos que me chamam muita atenção hoje, como o Slack, por exemplo. Mas neste momento não tenho a necessidade e só entraria no meu sistema pra me dar trabalho.

Quando o assunto é workflow estou focando bastante em necessidade. A minha relação com o Bullet Journal exemplifica isso. No início do processo eu achei que poderia colocar muito mais coisas no Bullet Journal. Mas fui notando que eu não tinha o tempo necessário para atender essa expectativa e foquei nas necessidades. O Bullet é uma ferramenta que significa acordo pra mim e eu faço acordos diários, semanais, mensais e sazonais. Esses acordos nada mais são dos que os meus planejamentos. Gosto de tê-los no papel porque escrever os meus objetivos me torna mais próxima deles. E deixar um caderninho com uma lista ao lado do meu computador me ajuda a manter o foco.

Antes de mostrar como estou organizando meu sistema, é importante explicar o que seria essa lógica de acordo. Eu escolho o formato da ferramenta usando dois critérios:

1. Tudo que significa acordo, reflexão ou criatividade é feito em ferramentas analógicas, aka caderninhos.
2. Tudo que significa consulta, volume, arquivamento é feito em ferramentas digitais, de preferência na nuvem.

Eu uso essa lógica porque percebi que o papel me ajuda nos meus processos criativos e de decisão, então eu uso cadernos como ferramentas chave no meu sistema que garantem que o workflow se mantenha. Mas é claro que não é tudo que eu consigo usar no caderno, então eu uso ferramentas digitais para cuidar do volume e facilitar a busca por alguma coisa.

Dito isso, vamos ao sistema.

Caderno de Captura 

Uso um modelo de capa da Wish Planner para pequenos cadernos. Eu costumava usar um caderno pra várias frentes de captura, a saber:

• Frases, referências, ideias.
• Anotações de reuniões, aulas, palestras.
• Próximas ações e projetos
• Diário

Mas fui percebendo com o tempo que assim era mais complicado depois para entender a lógica dos acontecimentos. Então eu resolvi usar 4 cadernos bem finos, por vez, dentro dessa capa. Um caderno para cada forma de captura. Assim eu vou gerenciando melhor as coisas e quando o caderno acaba eu escaneio tudo certinho dentro do Evernote. Eu também não estava curtindo parar toda vez no meu final de semana para ficar escaneando páginas. Então eu prefiro fazer tudo de uma vez, a cada dois meses e começar um caderninho novo de cada demanda de tempos em tempos.

Calendário 

Não existe organização sem calendário e há muitos anos eu sou adepta do Google Calendar. Pra mim continua sendo a melhor ferramenta de calendário atualmente pela facilidade de sincronização com meus sistemas da Apple, com email, entre outras ferramentas que uso no meu sistema.

Atualmente uso o Google Calendar sincronizado com meu iCal. Divido por agendas da família, pessoal, agendas de rotinas e agendas profissionais. A divisão por cores se mantem pois ajuda na visualização dos meus blocos diários. Os itens em azul se referem a rotinas. Os em verde são agendas de trabalho e os vermelhos são agendas pessoais. Tudo em amarelo significa eventos organizados junto com meu marido ou família. Fica assim durante a semana:

Uma semana no meu Google Calendar

Bullet Journal 

O modelo que eu uso é o Leuchtturm1917. No Bullet Journal vão apenas os meus planejamentos:

• Planejamento Sazonal
• Desenho de Rotinas
• Planejamento Mensal
• Planejamento Semanal
• Acompanhamento de Rotinas

O Bullet Journal é uma ferramenta que fica aberta ao lado do meu computador, no plano semanal, sempre. É como vou guiando meus dias. Eu não sei muito bem explicar a sensação, mas quando eu vejo uma tabelinha com um próximo passo eu me sinto mais tranquila. O planejamento e acompanhamento é feito no papel porque eu adoro a sensação de riscar as tarefas concluídas. Pense numa coisa boa! Dar um check em uma atividade, mesmo que ela seja pequena, sempre traz satisfação.

Todoist

Tenho usado o Todoist para acompanhar minhas ações para o dia, com filtros sinalizando atividades que preciso fazer, devo fazer ou quero fazer. Esse espaço é um local de próximas ações. Por exemplo: o cliente pediu pra mandar o acesso novamente porque trocou de email, então eu coloco na minha lista pra mandar isso pra ele.

É importante destacar que eu acesso o Todoist no momento da minha Rotina Office. Esta é uma rotina onde lido com demandas administrativas, burocracias e atendimentos. É quando eu fico online também para resolver estas coisas, pois geralmente essas demandas envolvem conversar e orientar outras pessoas. Então no Todoist hoje estão Checklists, Próximas Ações e Ações Recorrentes das minhas áreas de responsabilidade.

Atividades Bloco Office no Todoist

Trello 

O Trello continua sendo minha ferramenta para acompanhar projetos. Projetos geralmente tem relação direta com meu time aqui na GBConsultoria ou com criação de novos produtos ou acompanhamentos de grupos. Gosto de usar o Trello com times porque ele tem uma linguagem muito simples e visual, além de possuir várias integrações com outras ferramentas.

Cada quadro se refere a uma área de projetos e dentro de cada uma acompanho os próximos prazos, comentários e prazos. Geralmente tenho um bloco de 2 horas de projeto por dia e nesse período o Trello fica aberto o tempo todo.

Projetos com estrelas no Trello

Evernote 

Uso o Evernote para arquivamento de notas. Do negócio, da casa, da família, meus registros. Faço muitos scannes das minhas anotações, porque adoro escrever no caderno, mas não mantenho todos eles. Verdade seja dita: só mantenho o Bullet Journal. O resto é tudo digitalizado.

Também uso como ferramenta para compartilhar conteúdo com meus clientes de consultoria e alunos, pois tenho muitos templates e como entusiasta e Consultora da ferramenta, adoro compartilhar as funcionalidades fantásticas que o Evernote tem.

Abaixo, algumas pilhas do meu sistema empresarial no Evernote Business.

Pilhas de cadernos empresariais no Evernote Business

Você pode perceber no meu sistema que toda ferramenta se encaixa em uma rotina específica. Isso acontece porque quando estou no modo de fazer outra coisa, gosto dessa sensação de estar em outro local de trabalho. Fui virginiana na outra vida,  não me pergunte detalhes. Rs

Para entender melhor sobre esse desenho das rotinas de trabalho acesse esse vídeo.

Dropbox 

O Dropbox é o meu espaço de armazenamento online. É a nuvem que eu uso para arquivar fotos e vídeos. Muita gente me pergunta porque não faço isso no Evernote e a razão é que o Evernote funciona com um limite de upload mensal e fotos e vídeos são muito pesados. A ferramenta não foi desenhada pra isso e há opções que atendem melhor essa necessidade.

O Dropbox então é um arquivo intermediário. Onde eu acesso as coisas vez em quando, mas sei que estão seguras por ali e posso acessar de onde quiser, quando precisar. Mas vale destacar que o que tem no Dropbox também tem backup no HD externo, just in case.

Conta Azul

Estou usando o Conta Azul para administrar as contas da empresa e apesar de eu estar no início do processo com a ferramenta estou curtindo muito. Mês passado fiz uns bons ajustes nas categorias e ficou bem fácil de entender. Em algum momento eu quero voltar aqui pra aprofundar nessa parte de como estou organizando minhas finanças.

Já as finanças familiares são administradas no Excel salvo no Dropbox, compartilhada com meu marido, também conhecido como “louco por Excel”. Pra nós fica mais fácil ter uma ferramenta em comum porque administramos uma conta conjunta. Temos uma rotina quinzenal de planejamento financeiro para avaliar as receitas e custos do período anterior.

Continuo usando as mesmas ferramentas e essa divisão de ferramentas por rotinas tem sido bem legal porque as demandas divididas por setores me dão menos ansiedade. A minha lista de demandas pro dia ficou menor no Todoist, fazendo sentido com o tempo de Office que eu estava querendo me dedicar por dia.

Existem outros recursos que eu uso para complementar esse sistema, mas essas são 7 ferramentas que realmente fazem diferença na minha organização. É muito legal encontrar um sistema que funciona pra gente. É claro que é uma construção e só com o passar do tempo as coisas vão ficando mais alinhadas, por isso, uma boa ideia é já começar  a pensar no seu sistema o quanto antes.

• Mas entenda! A observação e a análise de como você faz as coisas, do que você usa e de como se sente mais produtivo é fundamental para construir um workflow. As ferramentas aparecem como consequência dessa análise.

Se você não sabe por onde começar, visite a sessão Comece Aqui no site. Você vai encontrar meus ebooks que já te ajudarão nessa análise e escolha de ferramentas.

Um beijo e até a próxima!