16 de julho de 2020
Algumas ferramentas ficaram, algumas ferramentas se foram no último verão. Neste post eu compartilho as principais ferramentas que estão fazendo parte do meu sistema de organização digital em 2020 e qual é a função de cada uma delas.
De tempos em tempos gosto de fazer um registro de como está o meu sistema de organização. A cada estação a vida traz novos projetos e durante esse último ano muitas surpresas aconteceram, planos mudaram, mas o sistema… esse continua firme e forte! Com significativas alterações em algumas ferramentas e duas substituições (Bye bye, Trello e cadernos de papel!).
Voltei recentemente a falar sobre ferramentas digitais em minhas redes abertas. Durante os últimos anos produzi muito conteúdo sobre ferramentas para os meus programas online e experimentei diversas soluções com os meus clientes de consultoria. Mas pouco falei sobre isso nas redes sociais ou aqui no blog. Recentemente fui convidada a fazer parte do time de embaixadores da Todoist Brasil, o que me deixou muito animada a voltar a falar sobre ferramentas digitais nas redes sociais.
É difícil eu ficar estudando e fuçando em ferramenta que eu não estou apaixonada ou que me chamou a atenção de alguma forma especial. Foi assim com o Evernote, com o Todoist, com o Calendly e mais recentemente, com o Notion. Então, meu perfil profissional de análise de ferramentas tem no fundo uma pegada bem intuitiva.
Ferramenta digital boa é aquela que leva o usuário para tração e não para distração. @gborganiza Share on XCom ferramenta eu sou assim: ou o santo bate, ou não quero nem saber.
Mas bem, vamos ao que importa. Mostrarei na sequência qual função estou aplicando a cada uma das ferramentas. E antes que você me pergunte: Gabriela Brasil, 14 ferramentas? Pois é… eu sou do tipo que tem ferramentas diferentes pra funções diferentes. E isso não tem nenhum problema pra mim porque eu tenho a minha organização pensada por blocos de tempo (contextos) e cada uma dessas ferramentas tem uma ligação certa com um bloco. Não é muito pra mim. É como minha cabeça organiza.
Sistema de Organização Digital é um segundo cérebro que você tem, que armazena suas consultas, seus arquivos e próximos passos para os seus projetos e desejos de vida. Um bom sistema fica na nuvem, garantindo que o acesso será simples de qualquer lugar.
Eu continuo escolhendo o formato da ferramenta segundo os mesmos critérios, que são:
As principais ferramentas de organização que fazem parte do meu sistema atualmente são:
Há anos uso o calendário da Google integrado com o iCal (em todos os meus aparelhos Apple). O Google Agenda continua me servindo super bem por conta da sua facilidade de conexão com o email (mantenho Gmail) e outros serviços, como por exemplo, o Calendly, que é o serviço que utilizo para fazer agendamentos das consultorias de organização que ofereço.
Para mensurar o tempo das minhas atividades de trabalho uso o TimeUlar que é um time tracker com uma visualização bem bacana de distribuição de tempo. Também tenho o aplicativo conectado a minha agenda do Google.
Para ajudar no foco e não pegar no celular, eu uso o aplicativo Forest que eu amo. O aplicativo funciona assim: você seleciona um tempo para focar, seja de 20 minutos ou 1 hora e a partir do momento que você dá o play, uma árvore começa a crescer na tela do celular. São sementes de foco sendo plantadas e eu adoro a metáfora! Tenho dó de matar a árvore, por isso sigo no foco. É bem eficiente pra mim a imagem.
A Zoom tem um serviço de videoconferência de bastante qualidade e uso o programa desde 2018 para a realização de consultorias online. Recentemente adquiri o pacote para Webinars, onde realizo aulões ao vivo e Webinários sobre ferramentas digitais.
Com a mudança nos últimos meses de trabalho remoto, por conta da pandemia, o número de usuários no Zoom aumentou muito e o serviço de atendimento está bem lento agora. Uma pena. Espero que em breve eles consigam resolver isso para manter o bom relacionamento com o consumidor.
O Todoist é meu parceirão de coleta, tarefas recorrentes e demandas originadas pelas minhas áreas de responsabilidade. Ele funciona como um secretário virtual que me lembra de prazos, entregas e manutenção de fluxo. É ele que abarca os processos empresariais que tenho com o time e onde realizo a comunicação com a equipe da minha empresa.
Recentemente passei a testar o Twist porque fui convidada a fazer parte do time de embaixadores do Todoist e o sistema de comunicação da Doist fica no Twist. A ferramenta é um Slack mais tranquilo, que respeita tempos e espaços e vai muito de encontro com o que eu acredito que seja conexão essencial no mundo e trabalho online.
Estou migrando conteúdos e anotações que tenho no papel para o digital mais uma vez. Nos últimos anos eu voltei pro papel por conta de alguns processos de autoconhecimento, usei o Bullet Journal e fiquei mais consciente de várias coisas na minha organizacão, mas o volume começou a me incomodar mais uma vez no papel.
Faço muitas anotações de estudos e tenho muitos insights e por isso, minha tendência a ter muitos cadernos é enorme. Então estou investindo em criar notas digitais para estudos no Nebo e mantendo minhas anotações diárias na ferramenta.
Nebo é um app que integra caneta e teclado, através de tinta interativa. Isso significa que e o que eu escrevo no papel, posso digitalizar dentro do próprio aplicativo.
Antes do Nebo eu estava usando 3 cadernos: um diário pessoal, caderno de estudos e bullet journal para atividades diárias. O caderno de estudos e bullet journal estão no digital agora dentro do Nebo. E o diário pessoal eu estou mantendo no papel, até porque acho uma memória pessoal bonita ter diários em papel.
Tenho diários desde os 13 anos de idade guardados. São 20 anos de memórias escritas. Acho que essas memórias ainda valem ser mantidas no papel. 💙
Esse texto que você está lendo foi escrito no Evernote. O Elefante continua sendo minha alternativa para edição e arquivamento de notas. Sou uma usuária fiel do Evernote e participo dos programas Beta da empresa para usuários, porque gosto de ficar de olho nas novidades da ferramenta.
O Evernote é simples e poderoso. A busca dele continua sendo imbatível pra mim. E por mais que outras ferramentas de notas como o GoodNotes ou Notability tenham recursos dentro da nota que são mais encorpados visualmente e funcionam bem com canetas digitais, eu continuo preferindo o bom e velho Evernote para ser o meu armário virtual.
Tudo que produzo dentro do Nebo consigo exportar para arquivar no Evernote.
O Notion entrou no meu sistema no lugar do Trello em Setembro de 2020. Depois dele foi ADEUS pra sempre ao Trello, eu me achei para projetos dentro da ferramenta.
O Notion está funcionando atualmente como gestão de projetos de longo prazo, visão de vida e negócio. Como comentei anteriormente, o Todoist é o meu secretário que pensa mais no dia a dia, no curto prazo. O Notion é o gerente de projetos.
O Dropbox é o meu arquivo intermediário. Nele insiro mídias mais pesadas como fotos e vídeos que não preciso ter acesso recorrente. Para mim, a ferramenta funciona como um Backup Remoto, onde tenho salvo o que eu preciso de arquivos e mídias na nuvem, para acessar quando precisar.
Tudo que tenho em backup na nuvem usando o Dropbox, possuo uma cópia em HD externo. O conteúdo é todo espelhado para garantir a segurança das informações.
Além disso, tenho o Time Machine garantido em minha máquina principal para que informações de arquivo corrente (Evernote) também possuam backup.
Nossas contas pessoais e familiares são administradas em uma simples tabelinha de Excel em quadrantes onde fazemos nosso controle mensal de despesas e investimentos. O marido é chegadíssimo no Excel e aí não tive como escapar dessa.
No Conta Azul tenho organizadas as finanças, conciliação bancária, vendas e compras relacionadas ao negócio. Uso o Conta Azul desde 2018 e tenho mais de um acesso, dividido com assistente e contadora, para que elas possam também ter acesso às informações de maneira facilitada.
Não sei como as pessoas conseguem viver sem um gerenciador de senhas atualmente. A gente precisa de senha pra tudo!
O meu companheiro fiel e que tem o meu cofre de senhas é o Last Pass. Uso há muitos anos e recomendo em todos os meus cursos de organização digital. É uma facilidade danada ter a mão todos os seus registros e precisar lembrar de apenas uma única senha mestra.
Dica: anote essa senha mestra em um lugar seguro e mude a senha do seu gerenciador de senhas com alguma frequência.
Acho importante que você sempre leve em consideração o seu fluxo de trabalho e de vida e seu estilo de organização antes de escolher as ferramentas que vão te acompanhar.
Eu tenho um estilo high tech e gosto de ter ferramentas específicas para funções específicas que funcionam muito bem. Então naturalmente, terei muitas ferramentas. Além de trabalhar com isso, né? Então faz parte do meu dia a dia testar ferramentas e passar experiências com elas para as pessoas que auxilio em organização.
Você precisa de lugares para arquivar notas, compromissos, tarefas e projetos. Pode ser tudo em um só lugar, pode ser em diferentes locais. Mas ah! Não vale duplicar porque aí é trabalho dobrado e o risco de perder algo pode aumentar.
O que constrói um bom sistema é a clareza sobre as atividades que precisam ser realizadas e o estilo de organização do usuário. Não se preocupe com o número de ferramentas e sim com a função que você precisa acolher. Saiba que:
E por aí vai… Sistemas de organização digital são construídos a partir da experiência das pessoas, então não espere achar uma ferramenta perfeita ou ter um sistema lindo para começar.
Use o que você tem, entre em contato com frequência e ajuste o que for necessário para melhoria dos seus processos.
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