13 de January de 2020
Todo ano a ferramenta ToDoist lança uma retrospectiva para que os usuários possam analisar suas Jornadas de Produtividade ao longo dos últimos meses.
Utilizo a ferramenta para gestão das minhas atividades já há algum tempo e gosto bastante das funcionalidades da plataforma. Para o ano de 2020, a Doist promete vir com boards e calendários dentro da ferramenta, trazendo ainda mais possibilidades de planejamento para as usuários.
As métricas disponibilizadas para os usuários são extremamente valiosas. Através delas é possível checar:
Eu encaro o Todoist como um secretário virtual. Ele me lembra dos prazos importantes do dia, das coisas que eu preciso ficar de olho pra manter o bom andamento de tudo. É claro que o tipo de sistema que cada pessoa aplica dentro da ferramenta vai apresentar variações diferentes quanto ao número de atividades. No meu sistema, por exemplo, eu incluo tarefas recorrentes e próximas ações das minhas áreas de responsabilidade.
Atualmente, essa é a tela inicial do meu Todoist (figura abaixo). Ela apresenta as caixas de entrada pessoais e da empresa, as áreas das minhas próximas ações e também a visualização inicial das minhas rotinas diárias, com seus devidos checklists.
Prefiro ter a visualização inicial dessa maneira, já para me lembrar dos blocos essenciais do meu dia.
De acordo com a retrospectiva do ano passado, eu concluí 1969 tarefas em 2019.
Como dentro do Todoist eu organizo apenas atividades que são recorrentes, como acompanhamento de clientes, de contabilidade, finanças, de produção de conteúdo e demandas que foram surgindo sem planejamento, tenho controle das atividades que eu realizo dentro de alguns momentos do meu dia, como: bloco administrativo, bloco conteúdo e bloco atendimento ao cliente.
Dentro da ferramenta eu não incluo atividades relacionadas a projetos. Essas atividades estão no Notion atualmente. É importante fazer essa distinção do que vai em cada ferramenta porque isso ajuda a entender o real fluxo de atividades em cada setor.
Aguardo ansiosamente por uma métrica dessas no Notion. Rs
Na prática, quando a métrica aponta que eu realizo uma média de 5 atividades por dia, esse vira um bom norte pra eu saber quanto realmente cabe na minha lista Hoje. Em determinadas semanas o volume de atividades que entram na caixa de entrada do Todoist é bem grande e, se eu não cuidar, é fácil ter umas 10-15 atividades para lista do Hoje. Já aconteceu antes, na ânsia de terminar minhas listas (as listas nunca tem fim!), de eu passar horas só na lista do Hoje e deixar de lado coisas essenciais. Por isso é tão importante estabelecer esses limites.
Tenho buscado organizar de 3 a 5 tarefas como prazos para o dia. As minhas tarefas do Todoist variam entre 15-30 minutos. Se ficar mais do que isso, eu quebro a tarefa. A média fica então de umas 2 horas de trabalho em cima dos prazos do dia.
É legal demais ver essas métricas com os padrões de execução. No meu caso, fico feliz porque o volume de atividades que observo nos dias é completamente coerente com a divisão de temas que venho fazendo nos dias. Atualmente organizo a semana da seguinte forma:
De acordo com a retrospectiva, o dia que eu mais realizo atividades é na Terça Feira. O motivo disso é que eu prefiro juntar todas as atividades de administrativo, finanças e contabilidade em um dia só. Terça é meu dia de resolver pepinos e isso já está no planejamento.
Segunda é um dia bem produtivo também, as atividades de conteúdo sempre ocupam um espaço considerável na semana. Na sexta feira o volume já fica menor, assim como no final de semana, quando geralmente dou conta de atividades pessoais.
O horário das 10 horas da manhã bate com o lema #EATTHATFROG que eu costumo seguir no meu dia a dia de trabalho. Isso significa matar os prazos logo de manhã. Principalmente quando estou na California, por conta da diferença de fuso com o Brasil. Eu prefiro acordar e já resolver tudo que tenho que resolver com os outros pra ter minha tarde livre pra criar e mergulhar em projetos.
Nem sempre foi assim. Quando estava escrevendo meu livro priorizei as manhãs para escrita por conta da mente fresca. Hoje em dia, com o volume atual e projetos em andamento que estou trabalhando, prefiro matar os prazos logo de manhã e depois ficar tranquila a tarde com a criação. Fico feliz em poder adaptar a minha rotina de acordo com o que o momento pede. Tenho alguns picos de produtividade, geralmente no final da manhã e no início da noite. Busco aproveitar esses horários pra o que pede mais atenção.
Dois dados me chamaram muita atenção nessa análise e me fizeram pensar no poder das negociações, da flexibilidade e da consciência das nossas atividades. O primeiro deles foi sobre quando adio a maioria das atividades. E o conselho logo na sequência – Continue transformando obstáculos em oportunidades – veio a calhar.
Segundas feiras são dias super produtivos por aqui. Mas geralmente eu deixo esse dia sem nenhum agendamento, o que faz eu ter mais horas livres e aí coloco mais tarefas em algumas segundas feiras do que eu consigo lidar.
Taí a dica do Todoist: Mesmo que você tenha esse tempo maior livre, mantém o padrão das 5 atividades, que vai ficar tudo bem. Ou pelo menos foi assim que achei bacana interpretar.
Outro ponto bem válido é o número de atividades realizadas no ano. A retrospectiva mostra que realizei atividades durante 303 dias no ano. Desde Setembro de 2018 venho praticando um dia offline na semana, geralmente aos sábados. Nessa métrica apresentada pelo Todoist é bem simples de ver isso visualmente representado. A maioria dos sábados não apresenta nenhuma realização de atividades, pois estes são os dias que fico mais offline.
É claro que alguns dias eu negociei. Tirei o domingo off ou estava trabalhando no sábado. A gente se organiza é pra poder negociar mesmo.
Ultimamente tenho seguido o mantra “reserva, preserva”. O que significa que sempre busco reservar espaços offline na semana e preservá-los. Buscando sempre ser flexível e compassiva na realização de atividades, o que considero essencial.
Sou uma pessoa bem chegada a métricas, então adoro quando uma ferramenta disponibiliza esse tipo de material. Já damos tantos dados né, é legal receber uma métrica de volta. Ainda mais assim, pra ajudar a analisar a produtividade e melhorar nossos sistemas.
Bem, pelo menos é assim que enxergo essa entrega do ToDoist – como uma ferramenta a mais para analisar nosso fluxo e organizar as atividades de uma maneira mais inteligente, abrindo mais espaço (tempo) para o que importa.
O Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de atividades que você pode utilizar para organizar seus compromissos, tarefas e projetos. Venho usando a ferramenta há alguns anos e ensinando alunos a organizarem seus sistemas dentro da plataforma.
Para saber mais sobre como usar a ferramenta, acesse o programa Academia de Organização Digital. Conheça o método utilizado por mais de 1.000 alunos que se conectaram ao essencial na vida e no trabalho; e encontraram mais tranquilidade e mais tempo em seus dias através da Organização Digital.
Recupere sua atenção e tempo através da Organização Digital
