Quantas horas você tem na sua semana? Arrisco todas as minhas fichas em dizer que é o mesmo número que eu tenho na minha: 168 horas.

Eu sempre fui o tipo de pessoa que se diverte mudando rotinas e organizando rotinas. Não tem jeito, essa sou eu. Ataco ansiedade organizando, entendo de mim mesma organizando, me sinto tranqüila organizando. Por isso, com o tempo acabei desenvolvendo uma noção muito grande do uso do meu tempo e da forma como administro o mesmo no meu dia a dia.

Das minhas 168 horas semanais, uso em média 56 horas para dormir, 14 horas para preparar e ingerir minha comida e 7 horas para cuidar da minha higiene, coisas que compõem os elementos essenciais do meu dia. Eles por si só consomem quase a metade do meu tempo da semana, mas existem outras coisas. Invisto em média 40 horas por semana no meu trabalho, incluindo produção de conteúdos, administração de projetos e atendimento a clientes. Também uso umas 4 horas por semana para me dedicar a leituras e estudos, o que me permite ler em média um livro por semana e assistir algumas aulas de cursos (atualmente estou fazendo todos online). Também dedico umas 21 horas por semana às minhas rotinas, o que facilita bastante o bom andamento dos meus dias. Todos essas atividades juntas somam 142 horas da minha semana. O tempo de sobra é dividido entre alguns imprevistos e lazer. E quanto menos imprevistos e mais lazer melhor!

Nesta busca por manter a organização do meu tempo para fazer mais do que realmente me faz feliz, encontro como aliada a minha organização digital. Como todo o meu trabalho é online, esse tempo de trabalho diário é realizado quase que exclusivamente online / no computador / no celular boa parte dos meus dias. E se não houver organização no meio, as minhas 7 horas de trabalho diárias podem se transformar em 4 horas de trabalho produtivo e 3 horas de distração.

Eu já comentei com vocês aqui porque as notificações estão detonando a sua produtividade. Elas podem estar te chamando a responder ou executar atividades que não trarão resultados positivos no seu dia. Esse é o tipo de notificação que chega através do Whatsapp, do Facebook, do Instagram, pode ser até um Snap do amigo viajando lá no outro lado do mundo enviando uma foto dele abraçando um canguru. Muitas vezes essas coisas podem ser vistas depois, mas a notificação ativa, aparecendo na telinha do nosso celular ou em uma janela no nosso computador chama a nossa mente a pensar em outra história e perder o foco. Nada produtivo.

Mas alarmes e notificações não são exclusivamente vilãs. Muito pelo contrário. O bom uso de alarmes e notificações pode fazer com que você ganhe muito tempo no seu dia.

Para experimentar:

Configure o seu smartphone para te lembrar do que é importante. Faça alarmes para atividades rotineiras como comer a cada três horas ou ainda alarme para os suplementos que você precisa tomar toda manhã. Faça com que ele te lembre de prazos e aniversários quando associado a um calendário.

Configure o seu smartphone para não te distrair. Avalie o que é realmente necessário aparecer na sua tela bloqueada ou ainda, o que realmente precisa emitir um som para você saber que determinada notificação chegou. Isso vale para os seus emails, para aplicativos, para redes sociais, para Whatsapp, para tudo. Vá na área de configuração do seu celular e reveja como essas notificações aparecem para você atualmente.

Utilize o Não Perturbe. Tenho um iPhone que já possui essa função nativa. Eu costumo usar a função no Modo Programado, e ativo entre 00:00 e 06:00 am, o horário que geralmente estou em sono profundo. Permito ligações de favoritos nesse intervalo, apenas. Pois se ocorrer alguma emergência, as ligações recebidas de favoritos não serão licenciadas. Os favoritos incluem os meus contatos mais importantes, como família e amigos mais próximos. Também ativo a função Ligações Repetidas, mais uma vez pensando em emergências. O que significa que quando ativada, uma segunda ligação da mesma pessoa dentro de 3 minutos não será silenciada. No Android, dá pra usar o I’m sleeping, um app com configuração simples e com mesma funcionalidade do iPhone. Você define a hora, com opções alternativas para fim de semana e também com opção de ouvir uma segunda chamada. Neste aplicativo, uma diferença para seleção de contatos que não serão silenciados: ao invés de escolher favoritos, você pode escolher manualmente.

Use Widgets. Tanto no Android como no iPhone você pode encontrar opções de widgets, que são simplesmente uma forma de acessar rapidamente informações que podem ir se alterando em redes e aplicativos diferentes, tais como o tempo, notícias de esporte e compromissos do calendário. Atualmente uso Widgets para: últimas conversas no Whatsapp, clima, Todoist, calendário e Evernote.

Organize seus alarmes e notificações e ganhe mais tempo no seu dia!

Organizar sua vida digital permite que você utilize a tecnologia para aumentar sua produtividade, ganhar tranqüilidade e tempo. Conheça minhas consultorias online e entre nessa jornada de organização comigo! Será um prazer ajudar você.