Recebo muitas perguntas sobre como organizo as minhas ferramentas digitais. Acho super legal receber esse tipo de pergunta porque me faz entender quais as ferramentas que a galera que me segue mais gosta de usar. Me ajuda muito a entender e criar conteúdo para vocês.

Eu acredito que para cada pessoa há uma estrutura de organização mais apropriada. Isso acontece porque temos fluxos diários diferentes e necessidades diferentes e por isso mesmo, nossos sistemas serão diferentes. Gosto de enfatizar sempre isso para deixar claro que o que funciona pra mim, pode ou não funcionar pra você e que para ser organizado mesmo é preciso observar bastante e ver o que dá certo para você.

Usar uma ferramenta que só te faz perder energia é um desperdício de tempo! Click To Tweet

Vou começar a trazer com mais frequência aqui pro blog a forma como estou me organizando dentro das ferramentas. Sempre dou uma mudada aqui e ali porque gosto de experimentar estruturas e fazer testes com minha organização. Além de fazer parte do meu trabalho, eu sou muito curiosa com processos e ferramentas. Com tanta atualização e novidade que vemos hoje no mercado, fazer um trabalho de curadoria e experimentar a ponto de achar aquilo que mais se adapta com sua rotina é um desafio é tanto.

Pra começar, quero mostrar como estou organizando o meu Evernote atualmente. Eu utilizo a versão Business da ferramenta, o que me permite ter cadernos profissionais e pessoais. Nos cadernos profissionais fica todo conteúdo relacionado a empresa e nos cadernos pessoais todo conteúdo relacionado a minha vida e projetos pessoais. Antes que você me pergunte: não, eu não guardo documentos no meu computador. Fica tudo no Evernote mesmo. :o)

Na última atualização do Evernote as contas passaram a aparecer dessa forma abaixo. Antes tinhamos como alternar entre os cadernos Business e Pessoais pela mesma tela de navegação dos cadernos e agora os mesmos foram separados por contas. Particularmente, eu gostava mais da visualização anterior dos cadernos, pois achava mais fácil a navegação. Não sou  muito fã de ficar alternando contas. No entanto, como passo a maior parte do tempo acessando os cadernos profissionais, ainda não tive nenhum prejuízo de tempo ou fiquei irritada por conta dessa alternância.

Mas Gabi, por que você tem tantas contas no Evernote? Por ser consultora certificada nós obtemos o acesso a uma conta Business oferecida pela Evernote. A esta conta eu linkei a minha original que tenho desde 2011. Somada a essas contas também ganhamos uma conta DEMO, ideal para fazer testes com clientes e eu tenho ainda uma conta a mais de testes para quando quero testar automações ou gravar tutoriais de aula.

Nos cadernos Pessoais eu guardo toda e qualquer informação relacionada as minhas áreas de responsabilidade pessoais, ligadas aos setores de saúde, família, alimentação. É um espaço que acesso mais pelo celular e por isso mesmo é comum meu aplicativo Desktop ficar aberto na conta Business e o aplicativo mobile ficar aberto na conta Pessoal.

Neste espaço organizo as categorias em Inglês, por conta de um estudo pessoal. Como moro nos EUA, muitos registros que faço são em Inglês e aí o sistema com essa língua facilitou a organização pra mim. Hoje estas são as pilhas que guardo minhas notas pessoais:

Já no espaço de notas empresariais, fica todo conteúdo da empresa, mas organizado em Português para facilitar o compartilhamento e produção de conteúdo já que a empresa é brasileira. Neste espaço eu uso a nomenclatura mais específica, colocando sempre a sigla do setor para facilitar na busca de notas dentro do Evernote:

A lógica de nomenclatura também vale pro nome das notas, ainda pensando na facilitação pela busca. Prefiro a exibição pela lista lateral porque  a visualização de conteúdo fica mais abrangente e simples de verificar. Sempre busco ser o mais sucinta e clara no título da nota. A ferramenta tem um poder de busca muito grande, é verdade. Mas eu gosto mesmo é de facilitar! Pra mim e pra ela!

Em ambos os espaços, Business e Pessoal, uso um caderno chamado @INBOX. Onde são capturadas informações que vem pelo WebClipper, por exemplo. Acho que é extremamente importante ter uma caixa de entrada no Evernote, do contrário as informações ficam muito complicadas de serem processadas. A regra para processamento do Evernote que prevalece pra mim é: Uma vez por semana processar a caixa de entrada para organizar o conteúdo em seus devidos cadernos e remover o que for necessário.

O processamento da Inbox é tão importante que, com o passar do tempo, acabei percebendo que os conteúdos armazenados no Evernote formam uma biblioteca pessoal. Por vezes, prefiro pesquisar dentro do meu Evernote do que no Google, afinal, já tenho uma curadoria sobre o assunto dentro da minha biblioteca. As etiquetas me ajudam muito a fazer esse filtro. Como o Evernote tem um limite de 250 cadernos, as etiquetas são grandes aliadas. Quando você sentir que está abrindo muitos cadernos e que eles possuem conteúdo similar e que pode ser agrupado, busque trabalhar com etiquetas, pois elas são ilimitadas e te permitem fazer um bom filtro de conteúdo.

Outro detalhe que faz muita diferença na organização do Evernote é utilizar os atalhos. Mantenho nos meus atalhos todos aqueles cadernos que utilizo com frequência. Na versão anterior todos os atalhos ficavam juntos, mas agora é separado por conta também. Os atalhos podem ser usados para aqueles arquivos que você usa com frequência ou modelos que acessa sempre.

É dessa forma que organizo o meu Evernote. Esse livro aberto que tanto me ajuda na organização. Você já usa essa ferramenta? Como a organiza? Me conta nos comentários!