A organização pode melhorar muito a nossa qualidade de vida, sendo uma poderosa ferramenta na busca dos nossos objetivos. No nosso dia a dia estamos cercados de tarefas por todos os lados:casa, trabalho, estudos, família. São essas tarefas cotidianas que nos levam a concretizar nossos projetos e alcançar metas maiores.

Entre as pessoas que se organizam é fácil perceber produtividade e bem estar. Geralmente, essas pessoas sofrem menos de ansiedade, possuem mais tempo para coisas importantes e são mais dispostas. A organização é um hábito, que assim como acordar cedo ou ir na academia, exige disciplina e dedicação. Mas como estruturar um planejamento que otimize a execução de tarefas no cotidiano?

Aqui vai um passo a passo para ajudar você a organizar suas tarefas, então.

Parte 1: Mapeamento

Objetivo: Traçar um mapa de todas as áreas, papéis e objetivos de sua vida. Dessa forma você consegue ter uma boa visualização das suas prioridades e organizar os seus projetos com clareza.

01. Faça uma lista das áreas da sua vida
Pegue um papel e anote todas as áreas da sua vida: família, trabalho, amigos, esporte, casa, finanças, etc.

02. Faça uma lista dos seus papéis
Isso significa listar todos os papéis que você exerce no dia a dia: mãe, filha, empresária, estudante, dona de casa, cinéfilo, etc.

03. Liste os seus objetivos de vida
Faça uma lista com os seus objetivos de longo (10 anos), médio (5 anos) e curto (1 – 2 anos) prazo.

04. Categorize suas áreas, papéis e objetivos
De acordo com a importância, classifique todas as áreas de sua vida. Por exemplo: Se você é mãe e planeja concluir uma pós graduação a médio prazo, seu filho e seus estudos serão suas prioridades onde você deve investir o seu tempo agora.

Tente analisar as áreas, papéis e objetivos da sua vida para entender suas reais prioridades.

Ter clareza quanto a isso o deixará mais seguro quanto suas escolhas e te trará mais motivação. Ao saber o que é prioritário, dedique boa parte de seu tempo na execução de tarefas relacionadas.

05. Liste seus projetos 
São nos seus objetivos de curto prazo que estarão boa parte dos seus projetos atuais. Escreva seus projetos detalhando cada tarefa que precisa ser realizada para concretização do mesmo. Essas tarefas serão processadas posteriormente, incluídas semanalmente no seu planejamento.

Quando as tarefas estão detalhadas é mais simples de realizar um projeto, pois com etapas divididas, o projeto perde aquele status de impossível e passa a ser possível de realizar.

A cada semana volte a sua lista de projetos e tarefas relacionadas e passe algumas dessas tarefas para execução na semana. Você verá os seus projetos serem concluídos com tranqüilidade e eficiência dessa forma.

Parte 2: Processamento

Objetivo: Organizar todas as suas demandas em dispositivos confiáveis, onde você poderá achar a informação no momento que precisar dela, sem correr o risco de esquecer algo importante.

01. Anote tudo! (E revise anotações com frequência)
Pare de confiar na sua cabeça como agenda. Anote tudo. No momento que alguém te solicitar algo, anote. Lembrou que tem que passar no mercado, anote. Marcou compromisso para semana que vem, anote.

Você pode andar com um bloquinho de anotações ou manter tudo em um aplicativo de celular. Tenha uma caixa de entrada de informações que você revise com freqüência. Ative alarmes e lembretes no seu celular. Faça com que você veja a informação quando precisa chegar até você.

02. Faça uma lista da sua rotina diária
Coloque todos os itens que você precisa fazer diariamente. Deixe essa lista bem visível e vá executando as tarefas ao longo do dia. A lista tem que ficar bem visível para você não esquecer nada. Uma boa dica é anotar ao lado quanto tempo você leva com a execução dessas tarefas diárias, isso dá um bom panorama de como você está utilizando o seu tempo.

03. Mantenha uma agenda para compromissos
Na agenda nós só devemos anotar os compromissos. Data e hora marcada. Mantenha seus compromissos em dia e sempre revise sua agenda.

04. Utilize um organizador de tarefas
Eu uso a metodologia GTD para organização. Não necessariamente você precisa seguir uma metodologia, você pode aplicar a forma que melhor funcionar para você.

Para quem gosta de aplicativos de celular, recomendo o Toodledo, Things e o Remember the Milk para organização de tarefas. Existem inúmeros outros disponíveis, com várias opções de listas, compartilhamento, sincronização. O importante é ter um local onde você pode encontrar todas as suas tarefas organizadas de acordo com os seus projetos.

Etapa 3: Revisão e manutenção

Objetivo: Manter a organização funcionando, aprimorando o método e mantendo a execução das tarefas.

01. “Destralhe” todos os dias
Acumulamos muito. Informações, papéis, produtos. Tenha o hábito de separar 30 minutos do seu dia para destralhar. Passe por cada cômodo jogando fora o que é lixo, guardando o que está fora do lugar. Essa pequena atitude vai manter sua casa e seu espaço de trabalho sempre organizados.

02. Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar
O mesmo tempo usado para colocar uma coisa no lugar errado é o tempo para colocar no lugar certo. Estabeleça lugares para as suas coisas e coloque sempre tudo no mesmo lugar. Assim nada se perde e você encontra facilmente tudo o que precisa.

03. Revise semanalmente / mensalmente / anualmente
Revisões são fundamentais para garantir a qualidade de qualquer processo. Revise o seu planejamento com freqüência, toda semana revise seus projetos e tarefas, o que foi feito, o que não foi feito, o que pode melhorar, o que ficou esquecido, o que foi delegado, o que precisa ser cobrado, as urgências, as tarefas importantes, as metas do mês, da semana e os objetivos que norteiam os projetos.

Separe 30 minutos no final da semana para revisar e fazer o planejamento da semana seguinte. Separe 2 horas ao fim do mês para planejar o próximo. Um bom planejamento garante um dia a dia mais tranquilo.

04. Organize-se para o dia seguinte
Ter uns minutinhos a mais pra dormir pela manhã é sonho de muita gente. Ter uma rotina noturna pode ajudar a ter uma manhã mais tranquila.

Antes de dormir, separe a roupa que usará no dia seguinte, deixe sua bolsa ou mochila pronta para sair. Revise sua agenda e veja quais são as tarefas que precisa realizar no dia seguinte. Caso seja necessário levar algo, já deixe separado próximo a bolsa para não esquecer.

Para um dia a dia mais eficiente, o segredo é organizar!

Até a próxima.

Este post foi produzido para Enjoy|Natural do Rio e apareceu pela primeira vez aqui.