Administrar a agenda e organizar rotinas para que as áreas de responsabilidade da vida sejam atendidas no dia a dia é uma tarefa desafiadora. Pra mim, organizar a agenda parece cada vez mais com um jogo, onde é preciso encaixar de cá e de lá as coisas que preciso, devo e quero fazer.

Uma das coisas que me ajuda a jogar esse jogo é usar o método TimeBlocking ou TimeBoxing, mais conhecido em português como Blocos de Tempo.

Eu gosto bastante desse método porque ele é super simples e o nível de comprometimento com ele é baixo, já que uma vez que você tem clareza sobre os blocos de tempo que compõem o seu dia e sua semana, montar o quebra cabeça é uma coisa que acontece naturalmente.

A grande dificuldade de montar uma agenda eficiente é quando não há clareza sobre o que é prioridade. Assim fica difícil alocar horário para cada coisa acontecer e pior, a possibilidade de virar agenda de outras pessoas e circunstâncias é bem grande.

Existem coisas no nosso dia que já acontecem de qualquer forma. Temos um bloco de sono, algumas pessoas com horinhas a mais outras a menos. Temos um bloco de higiene, que é o tempo de tomar banho, escovar os dentes, passar cremes, etc. Temos o bloco de alimentação que envolve preparar comida e de fato, comer. Temos o bloco de deslocamento e novamente, algumas pessoas com horas a mais e outras a menos.

Bloco de tempo é o método usado para reunir atividades de mesmo contexto para serem realizadas em conjunto, otimizando a realização de tarefas.

Nesse mundo de corre corre, aproveitar esses blocos na multitarefa parece ser a atitude mais adequada, mas na verdade, é muito mais arriscado viver assim. Por que? Porque não se presta atenção ao que de fato está sendo realizado.

Uma coisa é você aproveitar o seu bloco de tempo de deslocamento para ouvir um podcast e estudar algo que você curte, porque fazendo isso você está aproveitando esse período de deslocamento. Outra coisa é dirigir e mandar mensagem no celular! Você está deixando de prestar atenção em uma coisa para fazer algo que poderia acontecer em outro tempo mais eficiente e seguro.

É muito importante ter essa clareza dos blocos que compõem o dia para lidar com as pequenas tarefas e interrupções que surgem ao longo das horas e para dar conta de administrar também mais de uma área de trabalho a focar. Se você é uma pessoa que tem muitos deslocamentos, lida com equipes diferentes ou precisa administrar a agenda de toda família, blocos de tempo podem ser uma boa pra você também!

O primeiro passo para composição das rotinas com blocos de tempo é o entendimento de pra onde está indo o tempo durante o dia

Na imagem acima você pode ver como em 2016, eu fiz os estudos dos meus blocos de tempo como base da estrutura de rotina que uso. Não foi de uma hora pra outra que cheguei a definição de blocos de tempo.

Para iniciar a composição dos blocos de tempo:

• Faça uma lista dos seus papeis no dia a dia e em quais contextos você realiza atividades nesses papeis. Exemplos: sou Yoggi quando pratico Yoga, sou vendedora quando dedico meu tempo a preparar propostas e vender, ou sou escritora quando escrevo. Entender os contextos de realização de atividades em cada papel na vida ajuda a ter clareza dos blocos de tempo.
• Durante alguns dias faça registros de para onde está indo o seu tempo. Você pode anotar a cada horário em uma folha de papel o que você está fazendo e qual seu estado emocional. Ou ainda, você pode usar uma ferramenta como o TimeUlar para ajudar você a trackear suas atividades.

Mas falar é mais fácil do que fazer.

Mantenha o compromisso com os blocos de tempo

Preserve o espaço dos blocos de tempo e quando mais você praticar o compromisso com esse espaço, mais vai entender a máxima de que “tempo não se tem, tempo se cria”. Quer mais tempo para realizar alguma atividade no seu dia? Crie um bloco de tempo para essa atividade e encaixe esse bloco na sua agenda.

O dia a dia e os nossos arredores são cercados de distrações, portanto, preserve os seus blocos de tempo seguindo algumas orientações:

1. Não comece um bloco de tempo sem terminar o anterior ou sem negociar o que estava fazendo anteriormente para um próximo bloco. Mesmo que seja por um curto período de tempo, é importante mantermos o compromisso com o bloco, até para sabermos como podemos negociar diante de uma real necessidade.
2. Estabeleça quais tecnologias são envolvidas em cada bloco de tempo. Isso é bem importante porque boa parte das distrações podem chegar através de dispositivos digitais. Estabelecer quais aparelhos e funções estão relacionadas aos blocos vai preservar seu foco e atenção.
3. Cuide do essencial e do que faz a sua produtividade ser sustentável e leva você ao bem estar diário, isto é: cuidados pessoais, relações, alimentação, sono, movimento com o corpo. Na hora da correria é justamente isso que é deixado de lado, mas essas rotinas são os combustíveis para o seu bem estar e produtividade. Preserve os blocos de tempo das rotinas essenciais incluindo-os como compromissos fixos no calendário.
4. Realize a revisão semanal usando o GFS como fonte de direcionamento para distribuição dos blocos ao longo da semana. Nós temos projetos diferentes e ao longo da vida priorizamos alguns blocos. Tá tudo bem se essa distribuição mudar, mas busque ter um bloco semanal de revisão e planejamento onde você pode sempre negociar o perfil da sua semana, de acordo com o que está vivendo.
5. Acompanhe esse desenho dos blocos de tempo em alguma ferramenta. Pode ser uma ferramenta digital ou física. O importante é que você possa acompanhar o seu progresso e aprender com a sua prática.

Blocos de tempo variam com o tempo e você pode ter vários perfis de rotina diferentes. Eu mudo os meus a cada estação, por exemplo. Ou quando faço viagens e preciso trabalhar em outro fuso horário diferente do habitual.

Confira essa série no YouTube onde conto um pouco mais sobre cada uma das minhas rotinas essenciais.

Rotinas flexíveis são desafiadoras e libertadoras! Acredito que uma das habilidades mais buscadas no futuro será essa: a de gerenciar o tempo e focar diante de tantas distrações. Blocos de Tempo são caminhos para prática dessa habilidade.

Que tal jogar esse jogo na sua rotina? 🙂