O meu trabalho é mostrar para as pessoas que cada um tem um jeito único e diferente de fazer as coisas acontecerem nas democráticas 24 horas que todos temos. Cada pessoa tem um ritmo difererente e prioridades diferentes. Não há fórmula mágica para produtividade e não há uma única forma certa de gerenciar o seu tempo. Nós precisamos treinar e desenvolver pensamentos e estados emocionais para garantir que as nossas horas sejam bem aproveitadas, tanto no trabalho como fora dele. É importante criar gatilhos, circunstâncias, táticas, gestos que nos façam rapidamente acessar à nossa consciência para nos orientarmos e consequentemente, orientar nossos pensamentos.

Uma das principais reclamações dos profissionais nos dias de hoje é sem dúvida a falta de tempo para fazer tudo o que gostaria. Muitas pessoas tem sim a nítida sensação que a vida está passando mais rápido do que deveria e que não dá tempo de cuidar das coisas realmente importantes. Gestão do tempo é algo que deveria ser matéria de escola, tamanha a importância que isso tem hoje em dia. Administrar bem o tempo pode ser um grande diferencial no mercado de trabalho, na busca por mais produtividade e com certeza na tomada de decisões.

Nós vivemos na era da informação simples e rápida. Somos bombardeados por informação por todos os lados o tempo inteiro. O volume de informação recebido diariamente é tão grande que muitas vezes fica complicado gerir tudo. Não bastasse o volume de informação ser tão alto, as informações ainda chegam até nós através de dispositivos diferentes, acumulando muita informação a ser processada. Todos esses sintomas (falta de tempo, correria, cansaço, stress, não tenho tempo pra mim, pra minha família, pro meu futebol, pra fazer um passeio) são frutos das nossas escolhas, mas vivemos cercados de alguns mitos que contribuem para que este tipo de comportamento continue sendo valorizado.

Um desses mitos por exemplo é a multitarefa. No ambiente de trabalho cada vez mais nos sentimos coagidos a desenvolver a capacidade de sermos multitarefa. Ser capaz de gerenciar um monte de projetos ao mesmo tempo, liderar equipes, ter flexibilidade de horários (permissão para fazer hora extra em outras palavras), são requisitos que aparecem cada vez mais em vagas de emprego. O acesso à informação é muito prático e facilitado pelas novas mídias, o que tornou muito comum o “preciso disso agora”. O imediatismo se tornou um pé no sapato do profissional. A produtividade, no entanto, não tem nada a ver com isso, ela diz respeito na verdade a quantidade de trabalho que conseguimos entregar com base no que planejamos fazer. Ser multitarefa tira totalmente o foco do trabalho planejado.

Todo profissional deveria trabalhar conscientemente para minimizar a multitarefa.

Hoje trago alguns pontos que creio que todo profissional deva saber sobre gestão do tempo:

1. Estar ocupado não significa que você está sendo produtivo

Não é porque todo mundo tá dizendo que ser ocupado é importante que você deve colocar esse pensamento na cabeça e agir de acordo com ele. E se ao invés de idolatrarmos o status de ocupado, todo mundo comemorasse o tempo passado conversando, refletindo, meditando e aproveitando a vida com as pessoas que mais são importantes? Isso sim é ser produtivo!

2. Gerenciar sua energia é tão importante quanto gerenciar o seu tempo

Você não é uma máquina. Aprenda que a medida que você cuida da sua energia você ganha mais foco e disposição, além de ficar cada vez mais ciente do que precisa em cada momento. Se a gente fica nessa de só contar horas e tarefas, permitindo que tarefas internas suguem nossa força, nossa energia cai pelo ralo. E se você tem energia, garanto que nada vai te parar. Se você tem tempo mas não tem energia pode não conseguir produzir muita coisa, mas se você tem energia e tempo, é capaz de agir com mais concentração, ampliar sua produtividade e melhor: fazer tudo isso com mais tranquilidade e bem estar. É somente com energia que você pode estar presente e realizar de verdade.

3. Para ser um bom profissional você precisa abrir mão de boas oportunidades para se dedicar só às oportunidades excelentes

Você já deve ter ouvido falar no princípio de Pareto ou princípio 80/20, certo? Ele foi apresentado na década de 1790 por Wilfredo Pareto e afirma que 20% do nosso esforço produz 80% dos resultados. Ou seja, é possível melhorar imensamente a qualidade de um produto ou de um processo, resolvendo uma fração minúscula de problemas relacionados. A boa estratégia inclui níveis elevados de observação e escolhas. Você avaliará mais para fazer menos e garantir mais qualidade. Estratégia é fazer boas escolhas e pra isso meu amigo, você terá que abrir mão de muita coisas. Para ganhar é preciso perder, não tem outro jeito. Você tem duas escolhas: ou você assume a responsabilidade por escolhas difíceis na sua vida ou permite que os outros façam isso por você. Decida quais problemas você quer abraçar. Sabe uma boa forma de pensar nisso? Ao invés de trazer ao seu cérebro a questão “Do que preciso abrir mão?”, experimente “Em que quero investir tudo?”. Essa mudança de perspectiva pode fazer toda diferença na administração do seu tempo e no gerenciamento do seu negócio.

4. O descanso é tão importante quanto o tempo de produção

Se você realmente acredita que viver sobrecarregado é prova de produtividade, você precisa rever seus conceitos. Brincar, descansar, refletir, examinar, conversar são atividades que servem como antídoto para o excesso de tarefas, stress e dúvidas que contaminam a cabeça de tanta gente. Descansar é importante demais para ficar em segundo plano. Segundo pesquisas, o sono está entre os fatores mais críticos para ótimos desempenho, memória, produtividade, sistema imunológico e regulação de humor. Até mesmo uma leve redução ou um leve abandono da rotina do sono (por exemplo, ir para a cama tarde e dormir até tarde na manhã seguinte) é capaz de produzir efeitos negativos no desempenho cognitivo por vários dias posteriores. Ou seja, não dá pra ignorar o poder de um bom descanso. Pessoas produtivas passam boa parte do seu tempo explorando, debatendo, questionando e pensando. É assim que elas conseguem descobrir o que é essencial e o que é trivial.

5. Se você não colocou na agenda é porque ainda não quer ver acontecer

O calendário é o seu guia e é a partir dele que você começa a estruturar o seu sistema de gestão do tempo. Importante: só vai pro calendário aquilo que tem data e hora marcada. Lavar a roupa por exemplo, não entra na agenda. Se você ainda não tem uma agenda, adquira uma. O que combina melhor com você? Papel ou digital? Esta é uma ferramenta que você precisará sempre, então ela tem que ser muito prática para facilitar o uso. Ah! Na sua agenda lembre-se de incluir atividades que não sejam de trabalho. Lazer e descanso são prioridades também.

6. É preciso solidão para produzir melhor

Com o volume de informações que temos disponível hoje estamos sempre sendo bombardeados pelas redes sociais, notificações no celular, emails, textos, entre outras coisas. Se você for cuidar de cada distração quando ela chegar até você, não vai fazer outra coisa senão isso. É uma perda de tempo imensa! Você precisa de solidão para criar e produzir. Elimine distrações.

7. Observar te ajuda a tomar decisões melhores

Você conhece pessoas que ficam respondendo emails mesmo sabendo que a reunião vai começar em 5 minutos? Ou que começam a se arrumar pra sair pra um compromisso que vai acontecer em 30 minutos, sabendo que vai sair de casa já atrasado e pegar o maior trânsito? Já se viu em alguma situação em que precisava decidir algo e no calor do momento não conseguiu refletir e acabou tomando a decisão errada? Esses comportamentos podem dizer muito sobre a sua forma de ser mais produtivo, sabia? Mas você precisa ter tempo para analisá-los. Ou seja, para ser produtivo, você precisa de tempo para pensar sobre o que você está fazendo. Então isso de falar que não tem tempo para pensar ou não tem tempo para colocar a vida em ordem só transforma sua rotina em uma grande bola de neve, porque sem o tempo de observar, como que você vai conseguir escolher da melhor forma? As pessoas mais eficientes que conheço não dão respostas imediatas, elas pensam muito no que vão responder. Passam boa parte do seu tempo coletando informações e fazendo análises para fazer escolhas melhores. Elas planejam frequentemente e analisam o plano frequentemente. O meu conselho é: nunca mais considere seu tempo de reflexão como perda de tempo.

No dia 02/03 estarei palestrando no COIMID – Congresso Online Internacional de Mídias Digitais – e falarei um pouquinho mais sobre como estabelecer um Mindset Produtivo.
Quer participar? Inscreva-se gratuitamente em www.coimid.com.br.

Abraços e até lá!