Estou usando o aplicativo Notion para organização dos meus projetos pessoais e profissionais desde Setembro de 2019. Conheci o Notion em um fórum no Reddit (acredito que em 2017) e durante um bom tempo fiquei namorando a ferramenta e acompanhando impressões sobre novos usuários.

Desde o início o aplicativo me chamou a atenção. Primeiro pela possibilidade do uso all-in-one (tudo em um lugar só) e segundo pela flexibilidade dos blocos e páginas. Eu adoro ferramentas estilo caderno em branco onde é possível inventar moda e organizar as coisas do meu jeitinho.

Na época da minha transição considerei migrar todos os conteúdos do Evernote, mas essa ideia logo saiu da minha cabeça. O Notion pode ser um excelente all-in-one mas para organização de notas o Evernote continua sendo imbatível.

O que é o Notion? 

Notion é uma plataforma de colaboração com suporte de remarcação que integra quadros Kanban, tarefas, wikis e bancos de dados. A empresa afirma ser um espaço de trabalho completo para anotações, gerenciamento de conhecimento e dados, gerenciamento de projetos e tarefas.

O software é descrito como uma ferramenta de gerenciamento de arquivos que oferece um espaço de trabalho unificado, permitindo que os usuários comentem sobre projetos, participem de discussões e recebam feedback de outras pessoas. Além dos aplicativos de plataforma cruzada, ele pode ser acessado pela maioria dos navegadores da web. Possui um clipper da web.

A ferramenta ajuda os usuários a agendar tarefas, gerenciar arquivos, salvar documentos e definir um lembrete para a agenda semanal, permitindo que os usuários organizem seu trabalho. Ele permite que os usuários incorporem qualquer conteúdo on-line nas páginas do Notion usando o Embed.ly.

Fonte: Wikipedia e Notion.So

Minha experiência com o Notion nos últimos 8 meses

Como disse, eu sou uma usuária recente e meu sistema está começando a pegar mais forma no Notion depois de 8 meses de uso. O que faz bastante sentido na minha cabeça, já que acredito que a cada ciclo ficamos mais conscientes em nossa Jornada de Organização, os projetos ficam mais criteriosos e organizados e o sistema acaba correspondendo a essa mudança. 

No mês de Janeiro, gravei uma entrevista no canal Keep Productive, e nesse momento eu estava há apenas 4 meses usando o Notion e entendendo seus recursos. Muitas coisas já mudaram de lá pra cá e saí do uso de coisas básicas para começar a fazer coisas mais avançadas dentro do Notion. Ainda me considero uma usuária iniciante de qualquer forma. 

A ferramenta só tem suporte em Inglês, o que fez da minha estrutura do Notion uma grande mistura de línguas porque eu uso português e inglês para me organizar. É como eu penso né, então o sistema acaba refletindo isso. Estou aos poucos tentando padronizar algumas coisas e fazendo com calma, porque se deixar eu não faço mais nada da vida, só fico embelezando o Notion…

A carinha atual dele atualmente está assim: 

Como você pode perceber, eu não uso o Notion como All In One. Eu uso como gestão de visão e projetos, com próximos passos e suporte a ação. Antes eu fazia esse controle no Trello, mas com o volume de projetos aumentando ficou bem difícil controlar a manutenção por lá.

O Trello é uma ferramenta visual e tenho a sensação que o volume de quadros pode causar uma bagunça e ansiedade mental. A forma de filtros não estava funcionando muito bem pra mim e eu perdia muito tempo fazendo revisões. E pra mim, o Notion foi uma grande virada nesse sentido porque consigo ter visualizações diferentes que me permitem diversas formas de filtro e revisão.

Como sou uma pessoa que trabalha com sistemas e tenho muito claro o espaço de projetos pessoais e profissionais na minha vida, o Notion tem sido um grande aliado pra registro e acompanhamento dos projetos. 

Como estou usando o Notion para organizar projetos pessoais e profissionais

Eu estava fazendo muita firula no Notion e chegou uma hora que eu achei visualmente demais. Eu tenho um senso estético muito minimalista e por isso resolvi diminuir ao máximo as minhas categorias no Notion. Nesse momento, estou organizando no Notion nesses espaços: 

• The Master Plan: Espaço de trabalho com minhas áreas de responsabilidade, metas, rotinas essenciais e principais projetos. É o espaço onde tenho a visão do meu projeto maior de vida, o meu legado, as coisas que estou construindo e vivenciando. Antes isso ficava no Evernote, mas passei os registros para cá para facilitar a conexão com os projetos. 
• Action Support: Espaço de trabalho com referências diversas de uso frequente, como por exemplo coleta de frases, páginas de pesquisa, controle de leituras e filmes assistidos. 
• Business: Espaço de trabalho com as referências do meu negócio, como time, workflow e processos, CRM, calendário editorial. Também tenho aqui algumas páginas construídas de conteúdo como o meu mídia kit, que uso para compartilhar espaços interativos dinâmicos e organizados. 
• Music: Espaço pessoal com as referências das festas que eu organizo, composição de sets de música eletrônica e links de playlists organizados. 
• Travel: Espaço familiar (compartilhado com meu marido) com referências das nossas viagens e projetos de viagens.
• Meal Planner: Espaço familiar (compartilhado com meu marido) com lista de compras, referências das refeições preferidas e menu semanal. 

Os planos estão organizados em: 

• Action Plan: Base de dados com todos os meus projetos, categorizados por ação, estação, data de entrega, mês de realização, área relacionada, meta relacionada. Esse plano de ação fica categorizado com visões diferentes de estações para que eu possa ter um filtro do meu foco a cada trimestre (me organizo levando em conta as estações do ano). 
• Studies Plan: Base de dados com todos os cursos que estou focando agora. Este ano resolvi fazer uma revisão e retornar projetos que estavam parados. Meu foco é não comprar nenhum livro ou curso no ano de 2020 para que eu possa aproveitar a biblioteca que vim construindo nos últimos anos e estudá-la a fundo e é isso que tenho feito. 
• Mars Action Plan: Base de dados com informações dos trânsitos de Marte. Isso foi indicação de planejamento da minha astróloga e eu resolvi experimentar esse ano. Como tenho Marte em Áries e esse planeta fala super sobre iniciativa, achei que tinha tudo a ver considerar o plano de Marte no meu plano de projetos. 

Tenho uma frequência de revisão semanal nesses planos e meu contato com o Notion acontece de maneira diária em três momentos: 

1. Bloco Projetos: Todos os dias tenho um bloco de deep work relacionado aos meus projetos. Então todos os dias acesso o Notion para ficar por dentro do que tenho que fazer naquele momento de projeto. Como já tenho tudo organizado semanalmente, eu vou preparando essas pistas para semana e isso facilita muito os meus dias. 
2. Bloco Produção de conteúdo: Meu calendário editorial fica no Notion e como estou constantemente pesquisando, estudando informações e montando conteúdos, eu acesso com frequência essa parte no Notion. 
3. Bloco Revisão: Ao final do dia, durante uns 3 minutos (não mais do que isso) eu olho a lista de projetos e prioridades da semana só pra bater qual será meu foco do dia seguinte e ficar com isso registrado. 

É claro que acesso a ferramenta muito mais vezes para outros materiais e referências, mas estes são os momentos de maior contato com a plataforma, com certeza! Por isso, toda vez que você for pensar em uma ferramenta nova pro seu sistema, a função deve estar bem clara e também o contexto onde você acessa essa ferramenta.

Muitas pessoas relatam dificuldades de voltar a ferramentas porque não criaram o hábito dessa checagem. Em organização do tempo é importante delimitar o espaço de realização anteriormente, porque sem isso não há orientação de contexto (com gatilhos, ambientes, horários, etc). Espaço primeiro, processo na sequência, ferramenta depois. Lembre-se dessa ordem. 

O Notion tem muitas possibilidades de organização, essa forma de projetos que estou fazendo é apenas uma das possibilidades. No vídeo abaixo eu mostro Como construir um sistema no Notion do zero em 7 etapas! Montei um sistema do zero considerando calendários, notas, tarefas e projetos. 

Veja em detalhes como você pode montar seu sistema de maneira simples no Notion: