14 de abril de 2020
No início desse mês realizei o aulão Information Flow onde ensino o passo a passo para organizar um bom fluxo de informações que permite o aprendizado e formação de conhecimento para comunicação clara e efetiva na era digital.
Um dos conceitos que apresentei dentro do aulão aprendi na época da faculdade de comunicação, e desde então venho aplicando em meus projetos e comunicação profissional e pessoal.
Sempre que cito estratégias ligadas a otimização da comunicação recebo retornos entusiastas daqueles que percebem a importância e a economia de tempo que isso proporciona.
Uma das formas de melhorar o fluxo da comunicação é determinar quais são as atividades que demandam comunicação direta e o que pode ser resolvido com mais espaço de tempo.
Comunicação síncrona é a comunicação direta. O emissor está conectado no mesmo tempo e espaço (mesmo que este seja virtual) para uma troca imediata de informações. É como um jogo de vôlei. Enquanto alguém lança de um lado da rede, do outro lado há outra pessoa pra receber e esse voleio é a comunicação síncrona.
Este tipo de comunicação é ideal para:
Usamos o telefone e ferramentas de videoconferência para realização dessa comunicação mais direta. Em Home Office é fundamental estabelecer períodos para trocas diretas, como reuniões e ligações para discussão de ideias.
Caso essas reuniões sejam convocadas sem planejamento ou agenda, será mais difícil se preparar e negociar atividades no dia, portanto, minha dica é: estabeleça blocos e dias para as suas trocas diretas. Coloque no calendário e busque otimizar esses encontros. Por exemplo, ao invés de ter uma reunião todo dia, separe terças e quintas a tarde para reuniões.
Comunicação assíncrona é a comunicação sem tempo e espaço. O emissor manda no tempo dele, o destinatário responde no tempo dele. O email entra dentro da comunicação assíncrona e por isso ele continua tendo seu lugar de destaque nos ambientes profissionais.
Se a comunicação síncrona se assemelha a um jogo de vôlei, a assíncrona estaria mais para um jogo de xadrez, onde uma pessoa pensa, faz um movimento calculado e aguardará depois a pessoa do outro lado fazer o mesmo, no tempo dela.
Usamos comunicação assíncrona para:
Obtemos mais informações na comunicação síncrona por termos os elementos de voz e imagem, além de acesso a emoções e detalhes. Quando estamos fora do tempo e espaço, buscamos articular essas mesmas emoções e detalhes na escrita, palavras negritadas para dar ênfase, símbolos específicos para representar ~algum conteúdo irônico~, com uso de emojis para manifestar empatia. 😌
Nesse tipo de comunicação, buscamos ser diretos e explicar uma ideia por parágrafo, para que quando a pessoa veja a mensagem, ela possa ter informação suficiente para dar o próximo passo na conversa.
O que é importante ressaltar aqui é que muitas vezes, pessoas e empresas, usam mensageiros instantâneos como Whatsapp e SMS sem esse detalhamento e isso obriga quem está recebendo a mensagem a estar sempre disponível para dar seguimento ao fluxo de informação.
Veja esse exemplo:
Mensageiro: Oi, tudo bem?
Resposta (5 minutos depois): Tudo e você?
Mensageiro: Tudo também. Queria saber se você recebeu minha proposta.
Resposta (10 minutos depois): Recebi sim. Estou analisando. Obrigada.
Mensageiro: Ótimo. Se houver alguma dúvida estamos a disposição.
Agora veja essa mensagem adaptada para comunicação assíncrona:
“Oi, tudo bem? Meu nome é mensageiro e gostaria de saber se você recebeu minha proposta enviada na última quarta feira. Se houver qualquer dúvida, estou aqui a disposição através desse número ou no email. Aguardo seus comentários. Boa semana! 🙂 “
Quando o receptor vê essa mensagem ele já sabe exatamente do que se trata (um aviso) e sabe o próximo passo que ele deve fazer (dar um retorno sobre a proposta). O segundo caso não demanda nenhum tempo de espera para concluir o fluxo da informação.
Quantas reuniões podem ser resolvidas em um email? Quantas mensagens que estão indo com um tom de pedido imediato no Whatsapp poderiam ser escritas de outra maneira que proporcionariam mais tranquilidade e tempo de processamento a quem recebe?
A comunicação assíncrona é ao mesmo tempo detalhada e direta. Na cultura brasileira percebo que temos muito costume de justificar as coisas na nossa comunicação. Não há necessidade de fazer isso. Ao ir direto ao ponto você se sentirá muito mais confortável com o andar da negociação/conversa.
Veja este outro exemplo:
Mensageiro: Amiga, vamos nos encontrar?
Resposta: Vamos! Eu posso essa semana!
Mensageiro: Na quinta dessa semana eu posso, funciona pra você?
Resposta: Na quinta vai ser difícil porque eu terei um chá de panela. Pode ser na outra quinta?
Mensageiro: Me fala quando fica bom pra você nessa semana, amiga!
…
Não seria muito mais simples se a amiga desse um caminho pra outra decidir melhor e facilitar a marcação do encontro delas? Tipo assim:
Mensageiro: Amiga! Vamos nos encontrar essa semana? Estou trabalhando todos os dias a tarde e estou com as noites livres. Ah! Na quinta eu estarei de folga do trabalho, então tenho o dia todo livre, funciona pra você? Se não rolar na quinta, me fala quando fica melhor pra você essa semana. Saudades!
Não sei se é só impressão minha, mas sinto que assim a comunicação além de efetiva fica muito mais afetiva, pois adiciona-se uma camada de empatia e respeito pelo tempo do outro. E isso é algo bonito de se ver, ler e receber.
Quando você está diante de uma pessoa ou no telefone o “Oi, tudo bem?” funciona tranquilo. Mas quando você está longe dessa pessoa e vê ela online, trazer esse tipo de comunicação transmite uma mensagem de imediatismo.
Geralmente, mando esse tipo de mensagem “Oi, tudo bem? Como você tá?” para pessoas que são bem próximas, como amigos e família. Mas se for alguma relação de trabalho, gosto de seguir a seguinte estrutura para comunicação, geralmente com um parágrafo para cada parte:
E quando recebo esse tipo de mensagem “Oi, tudo bem” também busco (de maneira educada) voltar para uma comunicação assíncrona.
Mais um exemplo:
Mensageiro: Oi, tudo bem?
Resposta: Oi, André! Tudo e com você? Como posso te ajudar? Por gentileza, me informa aqui como chegou até o nosso conteúdo e se há alguma dúvida que possamos esclarecer.
Como boa cria de ICQ, Mirc e MSN, sei como ficamos acostumados com a comunicação em mensageiros instantâneos e entendo como isso colaborou com a implementação da cultura do “sempre disponível e constantemente distraído.”
Não precisamos ficar 24/7 conectados. Ao criarmos pequenas mudanças na forma que enviamos e respondemos nossas mensagens diariamente, podemos criar uma cultura de mais paciência e respeito pelo tempo do outro.
Quando você se organiza você passa a viver no seu tempo e a respeitar o tempo do outro.
Na era digital as nossas rotinas digitais aumentaram, nossos hábitos digitais cresceram e nossos projetos estão online. Vivemos a era do lazer e do prazer em telas!
Da próxima vez que você visualizar uma mensagem, respire um pouco mais. Quando visualizamos algo, não precisamos dar uma resposta imediata se o assunto não pedir uma resposta imediata. David Allen, autor do método GTD, diz que dentro do nosso esclarecimento / processamento diário podemos trabalhar da seguinte forma com o que chega em nossas caixas de entrada:
Acho essa uma forma interessante de relacionamento com o tempo do outro e com os relacionamentos online em geral, principalmente em se tratando de mensagens instantâneas. É uma forma de dizer: vou olhar sua mensagem com calma e dar uma resposta devida a ela no tempo certo.
Hoje, quando uma pessoa manda uma mensagem, é comum já ser bombardeado de avisos sobre ela em outras redes. Oi, fulana, te mandei um email, você viu? A sensação que dá é que precisamos estar no modo online 24/7, do contrário, somos insuficientes e ineficientes. Não. Não dá pra sustentar tranquilidade vivendo no tempo do outro.
A lógica da comunicação assíncrona pode ser difícil de ser recebida, no entanto. Socialmente, a resposta conhecida para uma não resposta é a agressividade e a cobrança insistente, por vezes em mais de uma rede. Mas, é preciso insistir. A gente desenvolve respeito pelo tempo do outro quando desenvolve respeito pelo nosso próprio tempo. Ninguém pode ficar 24 horas no Whatsapp. Não é incompetência levar horas para responder uma mensagem.
Ao adotar a comunicação assíncrona, seu foco será em processos, blocos de esclarecimento de informações e momentos pré determinados de troca direta. O mais bacana de ter delimitação para responder à mensagens, separando tempo para o outro, é que você pode estar envolvido 100% com essas respostas, coisa rara para tanta gente.
Tenho a alegria e sorte de contar com um público e clientes que compreendem essa maneira de atendimento, com presença e atenção. 💙
É verdade que, quando você está longe, tem filhos ou está cuidando de alguém ou, ainda, está esperando uma resposta importante que pode vir a qualquer momento, é legal ficar ligado para o caso de uma emergência. Agora, quando não há urgência, não é preciso viver como se houvesse uma (ou muitas).
Peço ao mundo para ele ser menos imediatista e mais compreensivo e atencioso, enquanto eu mesma tento ser assim em meus dias.
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