21 de outubro de 2013
GTD é a abreviação de Getting Things Done, um método de gerenciamento de ações criado por David Allen. O objetivo desse método é tirar de sua mente todas as informações que você recebe durante o dia e registrar essas informações em algum lugar, onde você possa acessar e processar posteriormente.
Eu trabalho com esse método há 2 anos e isso significa apenas que: estou dando os primeiros passos. O que eu recomendo para quem quer começar é que tenha paciência e vá fazendo no seu ritmo, sem ansiedade. Com o tempo, vá aprimorando o seu fluxograma.
Eu já li o livro “A arte de fazer acontecer” três vezes. Cada vez que faço o meu planejamento anual, retorno a ele em busca de aprimorar os meus processos. Considero-me ainda em fase de testes, mas esse método já mudou muito a minha forma de lidar com minhas tarefas, projetos e compromissos. Este livro possui muitos conceitos chave e quando releio me deparo com coisas que não tinha me atentado antes. Então o que eu vou fazer aqui é descrever um pouquinho do método e como começar a usufruir dos benefícios do GTD. Caso você se interesse, aconselho muito que compre o livro e mergulhe nele. Vamos lá?
1. Mente clara como água
“Se sua mente está vazia, está sempre pronta para qualquer coisa; está aberta a tudo” – Shunryu Suzuki
Jogue uma pedra na água e a resposta que virá será totalmente compatível com a força e massa da pedra e depois, a calma retornará.
O que o Allen sugere é que com esta metodologia, sua mente chegará a este estado de calma. Aí você me pergunta: É verdade? Olha, depois de incorporar esta metodologia, a minha produtividade e energia aumentaram e meu stress diminuiu. Quando você tem a mente livre de preocupações, lembretes, projetos, etc, você abre espaço para que novas informações cheguem. (Olha aí o espaço pra criatividade fluir!)
As informações ficam estacionadas na sua mente por alguns motivos: ou você não sabe o resultado pretendido, ou não decidiu o próximo passo ou ainda não colocou lembretes dentro de um sistema que possa confiar. Se a sua mente fosse um pouquinho mais esperta ela te lembraria das coisas no exato momento e contexto que elas pudessem ser resolvidas. Mas a nossa cabeça não funciona assim. Lembramos de itens de trabalho fazendo compras, temos ideias geniais tomando banho, lembramos daquele aniversário na data errada. Por isso é tão importante coletar e processar todas as informações que recebemos.
2. Os cinco estágios para administrar o fluxo de trabalho
“Nós (1) coletamos coisas que exigem nossa atenção; (2) processamos seu significado e o que é preciso fazer em relação a elas; e (3) organizamos os resultados, que (4) revisamos, como opções quanto ao que decidimos (5) fazer.” – David Allen
COLETAR
Tenha uma caixa de entrada. Um caderno, um aplicativo, um bloco de notas. Nessa caixa de entrada vão estar todas as ideias, tarefas, compromissos, lembretes, referências que chegam até você todos os dias. Essa caixa de entrada deve estar sempre com você de alguma forma, deve ser parte do seu estilo de vida, tão indispensável quanto as chaves de casa ou sua carteira.
Eu uso o Wunderlist (www.wunderlist.com) como caixa de entrada principal. Anoto neste aplicativo tudo o que chega até mim. Passei um bom tempo tentando ter apenas uma caixa de entrada, mas descobri que não funciona bem pra mim, pois gosto de ter uma visão separada de algumas áreas. Hoje tenho cinco caixas de entrada que tento administrar da melhor maneira: Wunderlist, email pessoal, email profissional, caderno de trabalho, celular (para mensagens) e Facebook.
No Wunderlist eu insiro tudo sobre todas as minhas responsabilidades (casa, família, saúde, profissional, minha imagem, finanças, estudos, projetos), exceto o trabalho. Como trabalho com muitos projetos diferentes, preferi criar uma caixa de entrada apenas para as demandas de trabalho, que eu acesso apenas quando estou trabalhando (Opa! Tema para outro post!). Fora emails e celular, tive que adotar o Facebook também como caixa de entrada, já que chegam muitas informações pra mim via Facebook.
É claro que de nada adianta coletar tudo e não fazer nada com essas informações. É necessário processar a tralha.
PROCESSAR
O fluxograma abaixo demonstra a forma de processar as informações que estão na caixa de entrada. Identifique o que é, depois se pergunte se é passível de ação. Caso não seja, você terá três alternativas: jogar no lixo, incubar ou guardar para referência.
Caso seja passível de ação, você deve determinar se demora 2 minutos para ser realizado, se positivo, faça já! Se negativo, identifique se essa ação tem mais de uma etapa para realização ou não. Possuindo mais de uma etapa, será um projeto, se tiver apenas uma etapa, será uma tarefa.
Em relação aos projetos e tarefas, o mais importante é identificar as ações para concretização. Defina o objetivo, identifique a área de foco, determine a prioridade e qual será a primeira ação física que levará o projeto pra frente.
Muitas vezes os projetos e tarefas ficam encalhados porque a primeira ação não foi identificada e realizada.
Suponha que você tenha como projeto realizar um curso de especialização. Isso significa que você terá que lidar com muitas etapas para concretização, mas é necessário dar um primeiro passo. Que tal separar em ações pequenas, que você pode processar e depois inserir como compromissos em sua agenda? Por exemplo: Ligar para as instituições X, Y, Z, e pedir informações sobre os cursos, ligar para instituições Y e Z, e agendar entrevista com coordenadores de cursos para tirar as minhas dúvidas, agendar 30 minutos em minha agenda para analisar o valor do curso, fazer um planejamento financeiro para inclusão do curso, etc. Quando você trabalha com pequenas ações, os projetos fluem naturalmente.
Para processar os dados da minha caixa de entrada, eu separo 30 minutinhos do meu domingo e realizo o meu planejamento semanal.
Importante: Compromissos são diferentes de tarefas! Um compromisso tem data e hora certa pra acontecer (Ex: Dentista, 23/10 às 10:00). Uma tarefa requer uma primeira ação para ser realizada.
Ao decidir a próxima ação, você tem três opções:
Como disse a vocês, estou em fase de aprendizado e aprimoramento do GTD, tendo muito ainda a aprender, mas atualmente eu trabalho com este fluxograma abaixo e tem me atendido muito bem.
Eu faço assim: As informações são coletadas no Wunderlist. Caso não tenham ação: apago, incubo ou arquivo. Caso demande ação e demore até 5 minutos (considero um tempo razoável), faço na hora. Se o item coletado precise de mais de 5 minutos para ser feito e tenha apenas uma ação, crio uma nota no Wunderlist com as tags de contexto (casa, finanças, minha imagem, telefonemas…), projeto associado, prioridade e delegado. Se tiver data e hora certa, vai pra agenda direto. Se demorar mais que 5 minutos e tiver mais de uma etapa, crio uma nova nota na pasta de projetos, também no Wunderlist, definindo as ações físicas e visíveis que devem ser realizadas, o objetivo e prioridade do projeto. Uma vez por semana confiro minhas pastas e notas de projetos e transfiro algumas ações para as tarefas.
Alem do Wunderlist, eis alguns outros apps que facilitam a aplicação deste método:
– iProcrastinate (www.craigotis.com)
– Astrid (www.astrid.com)
– Toodledo (www.toodledo.com)
– Remember The Milk (www.rememberthemilk.com)
– Evernote (www.evernote.com)
ORGANIZAR
O GTD nos ensina que em princípio teremos 7 coisas para acompanhar:
– Lista de Projetos
– Material de suporte a projetos
– Ações e informações da agenda
– Listas de próximas ações
– Lista de aguardando
– Materiais de referência
– Lista de “algum dia/talvez”
Quando ele se refere a listas, quer dizer algum tipo de conjunto revisável de lembretes, usando folhas de papel ou pastas de arquivos, ou pastas de computador. O importante é criar um material de apoio e arquivos de referência para sustentar o método. É o que eu consideraria organizar para organizar.
REVISAR
A revisão é fator decisivo de sucesso de toda e qualquer metodologia, na minha opinião. No GTD, David Allen enfatiza que “tudo aquilo que possa, potencialmente, exigir ação, deve ser revisado com freqüência suficiente para evitar que sua mente retome a tarefa de lembrar e relembrar”. Por isso, a unidade semanal é ideal para revisão. A revisão é o momento de: reunir e processar toda as informações, revisar o sistema, atualizar listas e ter tudo limpo, claro, atualizado e completo.
“Muita gente se sente melhor em relação ao seu trabalho na semana anterior às férias, mas não é propriamente por causa das férias. O que você faz durante a semana que antecede a uma longa viagem? Você limpa, fecha, esclarece e renegocia todos os seus acordos consigo mesmo e com os outros. Só estou sugerindo que você faça isso semanalmente, em vez de anualmente.” – David Allen
Para fazer uma revisão semanal:
– Reúna papéis soltos na bolsa ou mochila, cartões, contas, post it, correspondências (…) e ponha as informações na caixa de entrada;
– Verifique sua caixa de entrada e processe as informações novas que chegaram;
– Revise o seu calendário e procure itens de ação concluídos e informações que passaram, transforme em tarefas ativas;
– Revise o calendário da semana, com compromissos ativos. Verifique se há alguma tarefa relacionada a algum compromisso;
– Abra suas listas de projetos. Verifique as tarefas concluídas na semana que passou, se alguma coisa passou a ter maior prioridade, se algo está atrasado e programe tarefas para próxima semana.
– Agende o que tiver data e hora específica;
– Revise as listas de projetos, de próximas ações, listas de aguardando, lista de pendências, lista de algum dia/talvez;
– Esvazie sua mente.
No início do processo eu tinha tendência a fazer toda essa revisão todos os dias, mas com o passar do tempo, fui notando que tudo estava acontecendo no momento certo. Se sua revisão estiver sendo bem feita, você pode confiar no método. É recomendável, no entanto, fazer uma revisão diária que inclui: ver sua agenda com os compromissos do dia (costumo olhar no fim do dia anterior), abrir tarefas do dia em questão (primeira hora do dia), verificar listas de aguardando para ter controle do que estão devendo a você e caso algo esteja atrasado, poder cobrar.
EXECUTAR
Como escolher, dentro de suas tarefas, o que executar? Confie no seu sistema e na sua intuição. O GTD é um sistema que facilita as boas escolhas quanto ao fazer, pois te dá confiança nas ações.
Allen propõem 3 modelos para escolher a ação a ser executada:
1. O modelo dos quatro critérios para escolher que ações empreender num dado momento:
– Contexto
– Tempo disponível
– Energia disponível
– Prioridade
2. O modelo triplo para avaliar o trabalho diário:
– Fazer trabalhos predefinidos
– Fazer o trabalho a medida que aparece
– Definir seu trabalho
3. O modelo em seis níveis para revisar seu trabalho:
– Ações atuais
– Projetos Atuais
– Áreas de responsabilidade
– Metas para um a dois anos
– Visão para três a cinco anos
– Vida
“O idealista acredita que o curto prazo não conta. O cínico acredita que o longo prazo não importa. O realista acredita que o que é feito e o que deixa de ser feito no curto prazo são os fatores que determinam o longo prazo.”- Sidney J. Harris
Fica aqui esse primeiro post de muitos que eu ainda espero fazer sobre esse método que me ajuda tanto todos os dias. É a declaração de uma aprendiz, acima de tudo. A quem se interessar e quiser aprender, recomendo muito que leia o livro “A arte de fazer acontecer”, para entender o método completo. Lembrando sempre que não existe certo e errado na organização, existe o que funciona e o que não funciona pra você. E se funcionar, o importante é que vire hábito, trazendo até você uma vida mais produtiva, com menos stress e com uma mente clara como água.
Beijos e até a próxima!
