“Se você acha que não precisa de nada além de um relógio para administrar seu tempo está muito enganado. Para você conseguir mais tempo em sua vida e uma maior organização é preciso achar a ferramenta certa.”

Christian Barbosa

A agenda é uma ferramenta essencial de organização. Seja no calendário online, ou na agenda do Outlook, ou mesmo no caderninho de anotações, o importante é que você se adapte ao uso da agenda, pois ela é fundamental para melhoria do seu desempenho e produtividade.

O principal objetivo de manter uma agenda é organizar a sua vida. Preocupações e tarefas acumuladas podem causar stress e nos dão a sensação de falta de tempo. Isso acontece porque nossa mente não funciona como uma agenda. É quase uma missão impossível tentar ser produtivo quando sua mente não está livre para focar em ações importantes.

Esvazie sua mente!

Todos nós já temos compromissos agendados para o ano que vem. Consultas para marcar, trabalhos a entregar, metas a cumprir, etc. É importante começar o ano bem planejado. O pulo do gato para o bom uso da agenda é anotar apenas compromissos com data e hora marcada e tarefas que precisam ser executadas sem falta em determinado dia. É importante também tentar centralizar as suas informações em uma só ferramenta.

Como escolher sua agenda para o próximo ano

# A ferramenta adequada é aquela que melhor se adapta ao seu perfil. Entre planners, agendas de papel, aplicativos de celular, Outlook, Google Calendar, você vai encontrar inúmeras possibilidades de organização. Escolha o que melhor atender as suas necessidades.

# A ferramenta precisa ser móvel e estar sempre com você. De nada adianta possuir uma agenda e deixá-la em casa, não é? A agenda precisa acompanhá-lo todos os dias.

# Caso você opte por uma opção high tech, invista em ferramentas que permitem sincronização de dados com o computador, pela internet. Isso evita o trabalho de ficar atualizando plataformas diferentes.

# Ao optar por uma agenda de papel, procure um modelo que unifique tarefas, compromissos e contatos. Algumas agendas podem incluir planejamento mensal, semanal e financeiro, que são ótimas alternativas para organização.

# Agenda é igual Tamagoshi. Se você não alimentar, fica inútil.

Se você optar por uma agenda de papel, fique atento:

# Avalie o espaço para transporte antes de escolher o tamanho de sua agenda.

# Avalie a freqüência de uso. Caso você precise fazer muitas movimentações diárias, talvez um modelo espiral seja melhor.

# Caso você use a agenda como caixa de entrada para papéis e documentos, procure uma com bolsos e fechamento de botão ou zíper para evitar que seus papéis se percam.

# Avalie o volume de suas informações. Muitos compromissos pedem uma agenda diária (uma página por dia), ou ainda uma semanal. Eu particularmente prefiro a semanal, pois me permite visualizar todas as minhas tarefas e isso me deixa muito tranqüila.

# Ainda que você use muito pouco a sua agenda, fuja de agendas permanentes! É muito chato ter que abrir um novo compromisso, marcando x no evento realizado no ano passado. Fica feio e não é eficiente.

# Agenda boa tem que agüentar o corre corre do dono. Procure agendas com capas resistentes.

# Porta lápis são boas alternativas para os usuários de agendas de papel. É sempre bom ter um instrumento a mão que nos dá agilidade para anotar um compromisso ou lembrete.

Como tirar o melhor proveito de sua agenda

# Atualize, atualize, atualize. Revise, revise, revise. Alimente a sua agenda. Surgiu um novo compromisso, anote. Surgiu uma nova questão? Separe um local para anotar e processar posteriormente.

# Ande com a agenda o tempo todo, ela é seu braço direito.

# Divida a sua agenda em categorias. Por exemplo, você pode anotar compromissos pessoais de uma cor, trabalho de outra cor e lembretes de outra cor.

# Marque em sua agenda toda semana as suas 3 principais tarefas para os próximos dias úteis. Anote como compromisso suas reuniões e como tarefas as ações referentes ao seu planejamento.

# Marque as suas tarefas mais importantes todos os dias. Sinalize com um MIT (most important task) e lembre-se de realizar esta tarefa primeiro no seu dia.

# Não procrastine. Cumpra as tarefas da sua agenda.

Faltam poucos dias para o ano novo. Aproveite este espírito de mudança e renovação e comece um ano novo mais organizado!

Beijos e até a próxima.