Por ser rápido, eficiente e seguro, o email se tornou uma poderosa ferramenta no nosso cotidiano, principalmente no âmbito profissional. Além de poder acessar nossos emails na página do próprio servidor, começamos a estabelecer outras formas de acesso através do smartphone e tablet.

Por ter tantos canais que nos levam ao nosso email é de extrema importância que este seja organizado. Do contrário, acaba virando um chefe incômodo.

O email é uma ferramenta para ajudar na sua produtividade e não para atrapalhá-la.

Algumas dicas que funcionaram bem pra mim:

# Nada de email profissional no celular

Pode parecer difícil no início, mas quando somos verdadeiramente organizados temos horários estabelecidos para checar os emails do trabalho.
Já perdi as contas de quantas vezes acordei no meio da madrugada, acabei olhando a hora no celular e fui checar emails de trabalho. Por ser ansiosa, olhar a mensagem a noite me fazia perder o sono. O mesmo acontecia com mensagens checadas no domingo. Por muitas vezes fiquei preocupada em dias de descanso com questões levantadas no email que eu só poderia resolver na segunda.

Tudo isso pode parecer bobagem pra quem gosta de “ficar por dentro” ou “adiantar o trabalho”. Eu mesma só fui notar a diferença depois que retirei o meu email de trabalho do celular. E as pessoas que costumam trabalhar comigo sabem que se eu não responder em até 24 horas, tem algo errado. No mais, se acontecer algo urgente, a função maior do telefone não é fazer e receber chamadas? A gente precisa ficar um pouco mais tranquilo quanto a esta questão. Eu não sei você, mas eu nunca fui paga para trabalhar 24 horas ao dia.

# Acesso ao email pelo menos uma vez ao dia

Use o seu bom senso. Se a sua freqüência de emails é alta e muitas pessoas precisam da sua resposta, se organize para acessar sua conta mais vezes ao dia. Lembrando sempre de estabelecer horários exclusivos pra isso, que podem ser inclusive, nos intervalos de suas tarefas.

Hoje em dia minha freqüência de emails é menor e consegui reduzir o acesso a 3 vezes diárias (vez ou outra eu dou uma espiadela fora de hora, confesso). Dizem por aí que o ideal é o acesso até duas vezes ao dia. Será? Uma coisa é certa: em tempos atuais, é necessário checar o email pelo menos uma vez ao dia, para manter o controle do mesmo.

# Aplicativos de emails

Quem utiliza o Outlook, Mail ou outro aplicativo para gerenciar os emails tem poderosas ferramentas de organização a mão. Esses aplicativos permitem criação de regras, controle do tempo de atualização de emails, sincronização de informações, além de oferecer calendários, agendas, lembretes, gerenciador de contatos, etc. Tente se habituar a algum aplicativo de emails e deixe ele com a sua cara e com as suas regras.

O segredo para manter o email organizado é ter a caixa de entrada vazia.

Vai dar um trabalhinho no início? Não vou mentir não. Vai sim. Mas o costume de esvaziar a caixa de entrada é um hábito simples de ser mantido posteriormente. Organizando você evita perder tempo olhando o mesmo email várias vezes e pensando o que fazer a respeito, evita ficar minutos procurando emails passados, começa a responder emails importantes em períodos curtos, etc, etc.

Eu costumo usar o GTD para processar os meus emails. Toda nova mensagem (“stuff”) é processada da mesma forma que as demais tarefas. Veja como:

1. Delete

Se é lixo não tem porque ficar na caixa de entrada. Você leva 3 segundos para deletar uma mensagem. Delete já!

2. Arquive

Você não precisa responder aquela questão, mas as informações podem servir a você futuramente, em curto ou longo prazo? Então você pode arquivar a mensagem para referência. Utilize pastas ou marcadores para organização desses emails.

3. Delegue

Se o assunto levantado no email deve ser resolvido por outra pessoa delegue a tarefa e lembre-se de anotá-la para depois conferir a realização da mesma.

4. Responda

Se o email pode ser respondido entre 2 e 5 minutos, responda já. Essa pequena ação elevará muito a organização do seu email e a sua produtividade e eficiência, principalmente no trabalho.

Caso o email precise de mais informações para ser respondido, mantenha o mesmo na caixa de entrada até que isso seja feito. Muitas pessoas costumam marcar a mensagem como não lida para responder depois. Eu gosto da ideia de usar marcadores. No Mail (aplicativo de email do Mac) eu faço essa categorização por cores, para que fique mais fácil identificar o que eu já li, mas ainda preciso responder.

Se for um compromisso com data e horário, anote em seu calendário ou agenda.

5. Revise

Você precisa fazer uma revisão para que o seu sistema de organização funcione. Geralmente as segundas e sextas feiras são dois dias bons para que essa revisão seja realizada. Segunda no primeiro horário de trabalho revise as demandas em seus marcadores para a semana. Na sexta feira confira o que foi concluído e o que ficará para semana que vem.

Delete, arquive, responda, revise e mantenha o gerenciamento do seu email. Mamão com açúcar, vai?

Beijos e até a próxima.