Uma das grandes vantagens de organizar a sua vida é que o planejamento torna qualquer processo complicado em algo perfeitamente tangível e simples. É muito comum ouvir relatos de pessoas que acabaram desistindo do processo de organização alegando não possuir tempo para se organizar, mas a verdade é que organizando você ganha muito mais tempo e mais tranquilidade.

Sabe quando você vai realizar uma viagem e você quer que tudo aconteça da melhor forma possível para não ter problemas no seu período de descanso? Você faz um planejamento não é mesmo? Em qualquer projeto de nossas vidas devemos pensar da mesma forma e encarar o planejamento. Por mais que ele tome tempo é um investimento poderoso.

No ano passado eu me vi em uma realidade onde esse planejamento era crucial. Em Abril de 2015 recebi a notícia que o meu marido tinha sido aceito em um programa de doutorado nos Estados Unidos que começaria em Agosto. Ou seja, tínhamos 5 meses para organizar toda a mudança para um novo país. E para ficar 6 anos! Mudanças sempre nos deixam com a sensação de viver novas experiências e começar uma nova rotina, mas essa sensação vem cercada de tarefas que podem ser nada divertidas. É um trabalho bem cansativo e que demanda muito tempo.

No entanto, com a ajuda de um bom planejamento essa mudança toda foi feita de forma eficiente e sem estresse. Neste passo a passo eu compartilho com você como o Todoist me ajudou a estruturar todas as tarefas necessárias para a nossa mudança de país.

Bem, a primeira coisa que fizemos foi criar um projeto chamado Mudança para os Estados Unidos. Dentro desse projeto principal incluímos todas as etapas necessárias – subprojetos – organizados por ordem de acontecimento pra gente conseguir acompanhar os prazos. A estrutura ficou assim:

 

Ao organizar uma mudança coloque sempre as etapas por ordem de prioridade (o que deve ser feito primeiro até a última tarefa da mudança). Pensar em ordem cronológica facilita até mesmo a encontrar as tarefas que precisam ser realizadas no meio do caminho.

Quando falamos em planejamento é sempre interessante pensar em etapas e pequenas tarefas para cada etapa. Se não for assim dá preguiça e medo de encarar as tarefas logo no início, porque tudo parece muito e impossível de fazer. Se você precisa concluir algo grande, divida-o em pequenas tarefas, simples e factíveis. Isso torna a execução muito mais fácil. O processo de mudança aconteceu enquanto estávamos trabalhando (eu e meu marido), então colocamos prazos razoáveis porque algumas ações não dependiam só da gente. Ter um cronograma completo a ser seguido facilitou muito o processo.

Com o cronograma estabelecido e as etapas reconhecidas, começamos a montar as listas de tarefas. É incrível a sensação de leveza que dá quando você não precisa mais ficar pensando no que deve ser feito e lembrado, pois está tudo registrado em uma ferramenta que vai te mostrar exatamente o que você precisa saber a cada dia.

Para dar conta do bom andamento das tarefas é importante ressaltar que a cada semana fazíamos uma revisão do que estava pendente e dos prazos que estavam chegando, para certificar que nada passasse batido. Assim, planejávamos com cuidado o que seria realizado de cada lista a cada semana. Para acompanhar o planejamento semanal, tenho uma tarefa recorrente registrada no Todoist.

O primeiro passo de uma mudança é decidir onde você vai morar. Como viemos com visto de estudos o processo em si foi bem prático porque tudo pôde ser realizado online através do sistema da Universidade que estava como Sponsor. Tudo o que precisamos fazer foi separar documentações e aguardar a resposta da vaga. O mais importante aqui foi assegurar que não perderíamos as datas, do contrário teríamos que arcar com outro tipo de aluguel que acabaria saindo mais caro.

Nossa etapa seguinte foi conseguir o visto americano, que teve duas divisões: o envio de documentos a Universidade para que emitissem o que precisaríamos enviar a Embaixada e depois o processo de visto da Embaixada. Como já tínhamos nos organizado para separar todos os documentos necessários antes, assim que chegou o documento da Universidade marcamos a entrevista e conseguimos dar o check nas tarefas relacionadas.

Endereços, listas de materiais relacionados e outras informações que poderiam ajudar na realização das tarefas estavam sempre no espaço de comentários.

Felizmente nós já tínhamos o hábito de destralhar nossa casa com frequência, então o trabalho de seleção foi bem tranquilo. Mas ainda assim, na hora da mudança tivemos que abrir mão de muita coisa. Como só poderíamos levar 4 malas de 32 Kg para o exterior sem pagar excesso, desapegamos total. Em qualquer mudança é fundamental selecionar o que sua casa tem. Este trabalho é complicado e exige tempo, por isso programar essa seleção é o ideal. É importante ter clareza do que você pode abrir mão ou não.

Depois de escolhido o que fica é hora de embalar e organizar tudo. Evite mesmo jogar tudo dentro de caixas sem fazer uma seleção, essa é a oportunidade de recomeçar com o que realmente é importante e útil na vida. Até porque se você não faz isso vai ter que encarar a bagunça na nova casa de novo. É importante também nessa fase se desvincular de tudo que te liga ao velho endereço: sejam contas de banco, celular, internet e outras assinaturas.

Algumas casas nos Estados Unidos já são alugadas com mobília, como era o caso da nossa. O apartamento já contava com sofá, cama, geladeira e algumas cômodas e isso facilitou bastante a nossa chegada. Eles também nos entregaram o apartamento bem limpinho e não precisamos incluir a tarefa de chegar fazendo faxina. Nós não levamos nenhuma roupa de cama ou banho na mala mas fizemos uma compra na Amazon anteriormente pra entregar no nosso endereço, assim já teríamos algo para dormir na primeira noite, porque ir ao supermercado no primeiro dia depois de viagem não dá! Aliás, essa é outra dica: verificar qual supermercado entrega online no seu endereço e comprar já as coisas básicas para a primeira semana, como alimentos pro café da manhã. Para reorganizar a casa nova usamos a experiência da mudança anterior e avaliamos o que realmente era fundamental comprar.

Eu não sei como você funciona, mas eu não consigo começar nada novo sem estar instalada em um local confortável. Com a ajuda das listas colocamos a casa toda em ordem em 3 dias, com tudo o que precisávamos. Com isso pronto, conseguimos dar atenção aos novos passos para vida nova. Eu e meu marido dividimos tarefas para agilizar o processo.

O processo todo consumiu muito tempo e atenção, mas sem a ajuda das listas teria sido muito complicado. Quando a gente não coloca em um sistema, essas tarefas ficam perdidas na nossa mente, indo e vindo. E levamos muito mais tempo para concluí-las, correndo o risco de esquecer algo. A ferramenta garante o controle que antes dependia da nossa memória.

A melhor parte de todo esse processo é que sei que quando eu precisar mudar novamente, consigo resgatar todo o passo a passo que fiz com facilidade, como se fosse uma receita de bolo que eu pudesse repetir e compartilhar com outras pessoas que estão passando pela mesma situação. 😃

Se você também está pensando em mudar de país, espero que este modelo tenha ajudado.