Este post faz parte da série de posts colaborativos que estou trazendo aqui para o blog com a intenção de apresentar o ponto de vista de outros profissionais da área de organização digital.

O primeiro post foi realizado em parceria com Denys Lessa, também consultor de organização Digital. Bateu dúvida sobre qual nuvem chamar de sua? Dá uma olhadinha no nosso primeiro conteúdo: https://gabrielabrasil.com/nuvens

Hoje o Denys está de volta para falarmos sobre automação! Vamos lá? 

Você tem noção de quantas tarefas repetidas você realiza diariamente? Escovar os dentes, amarrar o cadarço do sapato, fazer o café. A grande maioria é tão habitual e automática que talvez você nem repare. Agora, já parou para pensar em quantas tarefas digitais repetidas você realiza todo dia?

Por exemplo, você está esperando um e-mail de um remetente específico e começa a abrir sua caixa postal repetidas vezes até que o receba. Enquanto ele não chega, você aproveita e lê outro e-mail que chegou. E, já que você leu, resolveu respondê-lo. Para isso, alguns minutos foram gastos e seu foco foi desviado. Você demora a voltar para a atividade prioritária na qual estava trabalhando.

“Foram só alguns minutos”, você dirá para si mesmo. Porém, se você contabilizar quantas vezes isso acontece, verá que pode gastar uma hora por dia (ou mais) só por conta dessas tarefas repetidas. O email é apenas um exemplo, mas temos diversos comportamentos digitais que merecem atenção quando estão sendo realizados com determinada frequência, como um hábito mesmo. Hábito nada mais é do que aquilo que fazemos com frequência e de maneira automática, como lavar o rosto de manhã ou abrir o Whatsapp logo ao acordar.

Você usa a tecnologia ou a tecnologia usa você? Click To Tweet

E se você pudesse colocar a tecnologia para trabalhar para você e não o contrário? E se você pudesse usar a lógica da automação para beneficiar a sua produtividade?

Automatizar é liberar suas mãos, deixar pra máquina fazer aquelas pequenas coisas que te consomem tempo e que pra ela é tão simples. Já que a automação está diretamente ligada às máquinas, acredite, elas podem agilizar coisas quase sempre sem a interferência humana e que podem facilitar bastante coisa no seu dia a dia.

Nossa, mas isso parece complicado e deve custar uma grana, né?

Bem, a boa notícia é que há vários investimentos nesses processos de automação de tarefas. Das mais simples até as muito complexas, envolvendo Inteligência Artificial.

Mas vamos devagar!

Faremos aqui a apresentação de dois aplicativos para smartphone/tablet: o IFTTT (IF This Then That) e o Workflow.

O IFTTT permite que você crie fluxos de trabalho simples (denominados Applets) entre diversos aplicativos. Por exemplo: se algo acontecer no Gmail, faça algo no Instagram. Cada serviço registrado no IFTTT tem um conjunto predefinido de acionadores e ações.

Um Applet é criado combinando-se o acionador de um serviço (como o Gmail) com a ação de outro serviço (como o Instagram).

Existem centenas de Applets disponíveis que funcionam como base para você fazer os seus. Não se preocupe em criar tudo de uma vez, porque a automação surge mesmo da necessidade. Então, sempre que você se questionar se a máquina não poderia estar fazendo aquilo, vá atrás de um novo Applet para te ajudar.

O IFTTT roda em iOS, Android e navegadores de aparelhos móveis (por exemplo: Edge do Windows Phone – http://ifttt.com). Deve ser baixado na App Store (iOS) ou Play Store (Android), de acordo com o seu dispositivo.

Voltando ao exemplo do e-mail que você está aguardando, vamos configurar um Applet para receber um SMS quando ele chegar à sua caixa do Gmail.

Você deve procurar no IFTTT um Applet com essa funcionalidade e clicar sobre ele:

Ao ligar o Applet (Turn On), você passará à configuração, onde deverá permitir o acesso à sua conta GMail e ao serviço de SMS. Nesse ponto, você informará o e-mail do remetente desejado:

Em seguida, você editará o nome do Applet (Edit Title):

Se tudo for feito corretamente, aparecerá a seguinte tela:

Aproximadamente, a cada hora, o Applet verificará se chegou um email do remetente informado e, em caso positivo, enviará um SMS.

Esse é apenas um exemplo, pois as possibilidades são inúmeras. Eis uma tela do site do IFTTT (http://ifttt.com), demonstrando algumas possibilidades de Applets já existentes:

Vale explorar, entre os Applets disponíveis, quais podem ajudá-lo nas tarefas diárias. O Denys, por exemplo, pratica corrida de rua e, por essa razão, tem um Applet que avisa se há previsão de chuva para o dia seguinte. Já a Gabriela gosta de fazer o registro das coisas que posta nas suas redes sociais, então tem um Applet para arquivar tudo no Evernote.

O Workflow é um aplicativo exclusivo do ambiente Apple (iOS). Por isso, só está disponível na App Store. (http://workflow.is)

Da mesma forma que fizemos com o IFTTT, vamos demonstrar com um exemplo, pois o modelo do serviço é o mesmo: um acionador e a execução de tarefas pré-determinadas.

Exemplificando: você quer registrar um histórico do seu peso corporal, para acompanhar o resultado de uma reeducação alimentar e/ou atividade física. Para isso, você pode usar o aplicativo Saúde (Health) da própria Apple. Vamos fazer esse registro, a cada vez que você se pesar.

Nesse caso, vamos usar um workflow já existente: “Log My Weight”:

Após escolher seu workflow, vamos configurá-lo, selecionando o peso em kg e a data como “Current Date”. Entre as diversas opções, você também pode alterar o texto da pergunta (“Question”). No exemplo, mantivemos a grafia original (inglês):

Ao executar o Workflow (ele pode ser encontrado através da Busca/Spotlight), aparecerá a tela solicitando seu peso (”How much did you weigh?”):

No aplicativo Saúde, verifique que o registro feito pelo Workflow apresenta o ícone do aplicativo, diferenciando dos efetuados pela balança Withings, conectada à rede doméstica wi-fi. Mas isso já é outro assunto (IoT – Internet of Things).

O Workflow e o IFTTT devem ser explorados por você, pois há vários fluxos/Applets prontos que, certamente, o ajudarão no dia a dia.

Não é complicado colocar a máquina pra trabalhar. Utilizar Inteligência Artificial para ajudar em processos habituais é tão interessante que tem um monte de possibilidades já disponíveis no mercado de aplicativos para ajudar a gente a ganhar mais agilidade e mais tempo no dia.

Se você já reconheceu algo que pode ser automatizado no seu fluxo diário, invista um tempo na configuração  das ferramentas indicadas. Em poucos dias garantimos que você já verá resultados. 

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