Você sofre de caixa de entrada lotada? Já passou muito tempo tentando localizar uma informação no seu email e não conseguiu achar? Acha que passa o dia inteiro respondendo emails e não consegue focar em nada mais? As mensagens proliferam feito gremlins mais rápido do que sua capacidade de respondê-las? Pois é, emails fazem parte do nosso dia a dia e assim como toda correspondência e informação que chega até nós, merecem ser processados, esclarecidos e organizados.

Cada email na sua caixa que permanece ali sem uma resolução te lembra de uma dívida que você precisa cumprir e isso pode ser muito estressante. Se não tivermos o controle do nosso email, este acaba virando um chefe chato. Nós ficamos olhando o nosso email o tempo todo porque através dele recebemos informações de toda sorte e muitas delas trazem conteúdo que nos recompensam momentaneamente. Acabamos viciados nessa sensação e podemos correr o risco de entrar em um ciclo vicioso.

O email é uma ferramenta para ajudar na sua produtividade e não para atrapalhar.

O costume de destralhar a caixa de entrada deve ser um hábito. Organizando você evita perder tempo olhando o mesmo email várias vezes e pensando o que fazer a respeito, evita ficar minutos procurando emails passados, começa a responder emails importantes em períodos curtos e filtra aquilo que é mais importante.

Veja 3 dicas fantásticas para desentulhar o seu email facilmente:

#1 Use a ferramenta Unroll.me para descadastrar newsletters e assinaturas que você não quer receber mais e ficam ocupando espaço na sua caixa de entrada. Diferente de ir email por email deletando cada inscrição que você fez, essa ferramenta ajuda você a se descadastrar de vários sites mostrando uma lista de suas inscrições.

Inscrições no Unroll.me

#2 Categorize sua caixa de entrada para facilitar o processamento das mensagens. Algumas mensagens são prioritárias, outras apenas promoções, algumas de alertas sobre compra, enfim. Você precisa selecionar o que vai dar atenção primeiro e isso vai te ajudar a passar menos tempo no email, facilitar o destralhamento e cuidar do que é importante. No Gmail há a opção de configurar a caixa de entrada como principal, social, fóruns, atualizações e promoções. Uma outra alternativa é usar o Sanebox, que pode adicionar filtros e te ajudar a categorizar as mensagens.

Caixas prioritárias no Gmail

#3 Ataque a caixa de entrada usando o The Email Game Button! Depois de ter destralhado e categorizado você terá uma seleção de mensagens prioritárias que sim, meu amigo, você vai ter que atacar. Identifique se há mensagens do mesmo remetente e já elimine as que forem desatualizadas ou não tenham conteúdo relevante a ser arquivado. E ataque sua caixa usando esta ferramenta que permite que o processamento vire jogo. Saiba quantos emails você consegue responder em um intervalo de 30 minutos, por exemplo. Se o email puder ser respondido entre 2 e 5 minutos, vale a pena responder já. Aliás essa pequena ação elevará muito a organização do seu email, então vale pra todo dia. Se o email depende de uma ação mais demorada, inclua essa ação na sua lista de tarefas e arquive essa mensagem em um marcador de SUPORTE A AÇÕES. Outra opção é manter os emails na caixa de entrada até que a ação seja concluída. Muitas pessoas costumam marcar a mensagem como não lida para responder depois, mas isso não é recomendado, porque a pessoa tende a não olhar o email uma segunda vez. Se for um compromisso com data e horário, anote em seu calendário ou agenda. Se demandar ação, inclua em uma lista de ações.

Dica Bônus:
Acesse o email pelo menos uma vez ao dia

Use o seu bom senso. Se a sua freqüência de emails é alta e muitas pessoas precisam da sua resposta, se organize para acessar sua conta mais vezes ao dia. Lembrando sempre de estabelecer horários exclusivos pra isso, que podem ser inclusive, nos intervalos de suas tarefas. Uma coisa é certa: em tempos atuais, é necessário checar o email pelo menos uma vez ao dia, para manter o controle do mesmo. Porém, ficar checando o email o tempo todo pode ser prejudicial. Avalie quantas vezes é necessário voltar no email no seu workflow. Eu por exemplo, processo o email duas vezes ao dia e funciona que é uma beleza!

Sente que está em uma montanha de emails? Separe 30 minutinhos do seu dia para desentulhar sua caixa de entrada e sinta como isso pode melhorar sua produtividade.