In Destaque, Organização Digital

Estou muito feliz com este post porque ele abre uma nova série que há muito tempo estou querendo trazer aqui para o blog – os posts colaborativos. A ideia é justamente trazer conteúdo para os leitores, a partir do ponto de vista de outros profissionais, relacionados à área de organização, produtividade e tecnologia. Mas ao invés de trazer isso no formato de entrevista, preferi fazer uma construção a quatro mãos. Para estrear os posts colaborativos, convidei o Denys Lessa, que também é Consultor em Organização Digital. O conteúdo que você verá abaixo foi uma criação coletiva e quero deixar registrado aqui a minha gratidão ao Denys por embarcar nesse projeto logo de cara. Valeu, Denys!


Decidir o tema para este primeiro post não foi difícil. Cada vez mais ouvimos falar de nuvem por aí, podendo armazenar de maneira prática e segura os nossos dados, com recursos diversos e com maneiras de integração com ferramentas que já usamos.  Pen Drive é coisa do passado. As pessoas estão migrando para a nuvem. Mas resta a dúvida: para qual delas?

Antes de entrarmos nas opções disponíveis, vale destacar que armazenamento em nuvem é uma coisa e backup é outra coisa. Dropbox não é backup! É uma forma de armazenamento online, que proporciona acesso rápido através de sincronia e compartilhamento simples de arquivos na rede.

Existem vários serviços disponíveis na famosa “nuvem”. Nessa publicação, vamos analisar o armazenamento de arquivos e as funcionalidades relativas a esse serviço. Nosso objetivo é desmistificar esse conceito para o usuário final.

Para facilitarmos o entendimento, imagine que a “nuvem” é um HD externo (disco) que, ao invés de estar conectado a uma porta USB do seu notebook/computador pessoal, está em um local acessível pela Internet.

Nesse momento você pode nos questionar: “Eu não tenho notebook, pois só uso meu smartphone ou tablet. Não vou usar a nuvem?”

A resposta: “Vai usar sim! E, provavelmente, já usa!”

Vamos dar, juntos, o primeiro passo para armazenar os seus arquivos na nuvem.

Antes de mais nada, é necessário escolher qual(is) dela(s) usar. Vale ressaltar que essa publicação não é patrocinada e leva em consideração nossa experiência pessoal e profissional, já que atuamos com clientes com configurações diversas. Dito isso, vamos abordar as 4 opções mais utilizadas:

As nuvens que avaliamos:

  1. Dropbox
  2. Google Drive
  3. iCloud Drive (Apple)
  4. OneDrive (Microsoft)

Hoje em dia, os custos de armazenamento online são acessíveis e a nuvem pode servir a propósitos diversos, a Gabriela prefere utilizar o iCloud como forma de sincronizar os seus dispositivos Apple e arquivos pessoais e o Dropbox como arquivo empresarial, que é multiplataforma, facilitando o acesso de seus clientes aos arquivos compartilhados. Antes de escolher  “uma nuvem para chamar de sua” é importante considerar o ambiente (ou plataforma) a partir da qual os arquivos serão acessados.

O Denys, por exemplo, usa as 4, mas a sua fiel companheira é o Dropbox (desde 06/jul/11, atualmente com 512 GB). Logo em seguida, vem o Google Drive motivada pelo Google Fotos, mas isso já é assunto para outro artigo.

Ambiente/Plataforma

  • Dropbox – atende todos os ambientes – Android; Apple (iOS ou Mac OS X); Web; Windows (dispositivo móvel ou notebook/PC) e Linux. Se você tem um notebook com Windows e um MacBook, por exemplo, essa é uma boa opção de armazenamento, devido à compatibilidade com ambos.
  • Google Drive – Android; Apple (iOS e Mac OS X); Web e Windows (notebook/PC). Se você usa Windows Phone ou Linux, só há suporte oficial para acesso via Web.
  • iCloud Drive – Apple (iOS e Mac OS X); Web e Windows (notebook/PC).
  • OneDrive – Android; Apple (iOS e Mac OS X); Web; Windows (notebook/PC) e Windows Mobile.

Obs: não vamos nos aprofundar no Linux, pois a turma do pinguim costuma dominar os assuntos de Tecnologia. Mas se algum de vocês usar esse sistema operacional, deixe um comentário para tentarmos ajudar, combinado?

Investimento/Espaço de Armazenamento

  • Dropbox

1 TB (1024 GB) – US$9.99/mês (dólar de conversão = R$ 3,27) = R$ 32,67/mês +  IOF Cartão de Crédito (6,38%) = R$ 34,75/mês

https://www.dropbox.com/plans?trigger=homepagefoot

  • Google Drive

1 TB (1024 GB) – R$ 34,99/mês

https://www.google.com/intl/pt-BR_ALL/drive/pricing/

  • iCloud Drive

2 TB (2048 GB) – US$ 9.99/mês (dólar de conversão = R$ 3,27) = R$ 34,37/mês +  IOF Cartão de Crédito (6,38%) = R$ 34,75/mês

https://support.apple.com/pt-br/HT201238

  • OneDrive

1 TB (1024 GB) – R$ 24,00/mês (com Office 365 Personal)

https://onedrive.live.com/about/pt-BR/plans/

Diferenciais 

Aém das funcionalidades básicas de armazenamento de arquivos, destacamos as funções que são consideradas diferenciais entre as nuvens avaliadas:

  • Dropbox
    • Links compartilhados com prazo de validade;
    • Links compartilhados protegidos por senha;
    • Integração com o pacote Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint e OneNote);
    • Exclusão remota dos arquivos de dispositivos, para os casos de perda, roubo ou retirada de acesso;
    • Suas fotos podem ser copiadas automaticamente (backup), na pasta “Camera Uploads;
    • Comportamento semelhante em qualquer ambiente/plataforma e dispositivo.
  • Google Drive
    • Links compartilhados com prazo de validade;
    • Links compartilhados protegidos pelo e-mail do destinatário;
    • Exclusão remota dos arquivos de dispositivos, para os casos de perda, roubo ou retirada de acesso;
    • Se você usa o Gmail, pode salvar os anexos facilmente no Google Drive;
    • Suas fotos também podem ser copiadas (backup) automaticamente para o Google Fotos.
  • iCloud Drive
    • Fotografias sincronizadas e compartilhadas automaticamente entre seu iPad,   iPod, Mac/PC e Apple TV;
    • Com uma conta iCloud, os contatos, emails e calendário ficam sincronizados automaticamente;
    • Documentos na nuvem atualizados em todos os dispositivos;
    • Sistema de Busca (Find My iPhone) permite localizar aparelhos perdidos ou roubados atraves do iCloud.com, desde que os aparelhos ainda estejam conectados à internet. Esse sistema pode apagar arquivos e bloquear o acesso ao sistema;
    • Backup diário de dispositivos iOS, via Wi-Fi, sempre que você coloca o dispositivo para carregar ou quando faz backup manual.
  • OneDrive
    • Se você é um usuário do pacote Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint e OneNote), a integração para visualização ou edição desses arquivos é bem fácil.
    • A instalação em 5 PCs/notebooks (incluindo Mac) mais 5 dispositivos (smartphones ou tablets) torna a solução atraente para a turma do Windows.
    • As notificações em tempo real permitem saber quando um documento está sendo editado e por quem.

Atenção! Algumas funcionalidades podem depender do plano contratado.

Ao organizar arquivos na nuvem, acreditamos que é importante ter alguns cuidados na criação da estrutura de pastas, mesmo que o poder da busca seja muito grande nessas ferramentas. É válido, por exemplo, decidir o nome “definitivo” das pastas, antes de realizar o upload dos arquivos. Se você criar uma pasta “Financas”, incluir os arquivos e decidir que o nome “Financeiro” é melhor, isso pode consumir alguns GB de sua banda de internet.

Você já tem as informações necessárias para escolher a sua nuvem? O que está faltando para você decidir?

Deixe seus comentários/dúvidas que vamos te ajudar, combinado?



Na próxima segunda feira tem live sobre “Como fazer Backup na Nuvem” e vou entrar em mais detalhes sobre como aproveitar as nuvens mencionadas neste post. Anota aí na agenda: 26/06 às 19:00 no Facebook. Te espero!

Confira outros artigos do Denys Lessa no Linkedin:

Eu estou nas nuvens! E você? – 1ª parte

Eu estou nas nuvens! E você? – 2ª parte

 

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