26 de março de 2014
Onde estão suas contas de água, luz, telefone? E os seus diplomas? E os comprovantes para o Imposto de Renda? Notas fiscais? Manuais? Garantias?
Você consegue localizar facilmente onde estão seus últimos exames, receitas e correspondências importantes?
Quanto tempo faz desde a última vez que você organizou seus papéis? Já possui coisas que pode jogar fora?
Organizar a papelada é fundamental. A qualquer momento você pode precisar destes arquivos e a melhor alternativa é mantê-los em ordem, em um local de fácil localização.
Para organizar documentos tenha sempre em mente uma das máximas da organização:
Um lugar para cada coisa. Cada coisa em seu lugar.
O segredo para que os documentos não se percam é ter o hábito de guardá-los sempre nos lugares certos. Isso facilita também o pagamento de contas, que organizadas, sempre serão pagas no prazo certo.
Confira algumas dicas que podem ajudar na organização dos seus documentos:
01. Crie uma caixa de entrada para toda correspondência que chega em sua casa. Pode ser uma bandeja, uma pasta identificada, um envelope. O mais importante é que seja um local de fácil acesso e que todos na casa saibam que ao chegar correspondência nova, ela vai pra caixa de entrada para posterior processamento.
02. Processe as correspondências com frequência. Não deixe acumular papel. Jogue fora o que não for importante. Armazene o restante no lugar certo.
03. Defina um local adequado para armazenamento desses documentos. O ideal é que seja uma gaveta ou uma porta de armário apenas para este fim. O local para armazenamento deve ser de fácil acesso. Você pode usar pastas suspensas, pastas sanfonadas ou ainda envelopes. Veja o que melhor se adapta ao volume de documentos e espaço.
04. Crie um arquivo para contas e documentos de uso frequente. Aqui em casa uso uma pasta sanfonada, identificada assim:
# Contas pagas (Subpastas: água, luz, telefone, gás, internet)
# Notas Fiscais, recibos e garantias
# Finanças
# Imobiliária
# Saúde
# Educação
# Impostos
05. Crie também uma pasta exclusivamente para arquivos de guarda permanente. Isso pode incluir:
# Certidões
# Diplomas e históricos escolares
# Certificados
# Documentos de identificação
05. Crie uma pasta para Manuais. Geralmente temos muitos em casa e eles podem ser de vários tamanhos. Concentrar estes manuais em uma única pasta pode facilitar muito o dia a dia.
06. Revise os seus documentos anualmente. Jogue fora o que já não precisa mais armazenar e também crie um arquivo morto para aqueles documentos que ainda devem ser guardados por algum tempo.
Confira o prazo de guarda de alguns documentos:
# Aluguel: 5 anos
# Certidão de nascimento: permanente
# Certificado reservista: permanente
# Certificados, títulos e ações: até serem trocados por dinheiro ou vendidos
# Cheques cancelados: 5 anos
# Contrato de compra da casa e anotações sobre reformas: enquanto for dono da propriedade
# Contratos: até serem renovados
# Contrato de assistência técnica ou garantida: até o item ser vendido/ doado ou jogado fora
# Contratos de empréstimos: até serem renovados
# Declaração de imposto de renda: 5 anos
# Documento do carro: até ser vendido
# Escritura de imóveis: enquanto a propriedade for sua
# Extratos bancários: 5 anos
# Inventário da casa: até ser renovado
# Notas fiscais de compras de valor alto: até o objeto ser vendido/ doado
# Números de conta dos cartões de crédito: até serem renovados
# Papéis do divórcio: permanente
# Registros de investimentos: 5 anos após o imposto do ano da venda
# Seguro de vida: até ser renovado
# Seguros do carro ou da casa: até serem renovados
# Testamento: até ser atualizado
Fonte: M de Mulher, Abril.
