Quanto do seu tempo diário é usado com o processamento de emails? Você está sendo sugado diariamente pela sua caixa de entrada? A verdade é que emails geram mais emails e a cada dia precisamos ter cuidado com nossa caixa de entrada para que isso não se torne um problema no trabalho. Para contornar essa questão é preciso que você mude o seu comportamento em relação ao processamento de seus emails.
Pense em uma caixa de correio física, onde chegam suas correspondências de papel. Se você não tirar a papelada de lá de dentro, uma hora a caixa vai ficar cheia e você vai perder o controle das informações. Emails precisam ser processados e cada um tem um destino a seguir. A ideia é que todo dia você separe períodos na sua rotina para checar o email. A frequência vai depender do seu fluxo de emails.
Cada email pede uma ação. Então a ideia é: olhe para cada mensagem e pergunte-se: qual é o próximo passo?
Responda os seus emails, não deixe para depois. Se você não tem tempo de responder nos próximos dias detalhadamente, responda: Fulano, vou verificar e entro em contato. Se você não tem a resposta ainda: Fulano, ainda não tenho a resposta, em breve te retorno. Se te pediram confirmação de recebimento: Fulano, confirmo o recebimento. Se te pediram uma informação que você não possui: Fulano, infelizmente não possuo essa informação. Quem sabe sicrano possa te ajudar? Use marcadores, agende tarefas relacionadas. Emails demandam ação e geralmente, as pessoas aguardam a sua resposta! É claro que você não precisa responder seus emails na mesma hora porque isso é loucura. Não estou falando de imediatismo. Estou falando de organização e de compromisso. As pessoas que trabalham e convivem com você agradecerão.
Boas práticas para aplicar no dia a dia:
- Mantenha emails curtos – se você for escrever mais de 2 parágrafos ou 10 linhas, que tal inverter para uma ligação?
- Use uma fonte sem desenhos (No Comic Sans, please!) e de preferência com a fonte tamanho 12 a 14.
- Escreva o campo de “Assunto” por último e pense em como ele pode sintetizar bem a ideia do seu email, para que o destinatário não ignore o conteúdo.
- Você não precisa responder tudo na mesma hora.
- Se for urgente, ligue ou envie uma mensagem!
- Se a resposta exigir menos de 2 minutos, responda na hora.
- Use mais o CCO e evite o vai e volta de mensagens. Imagine que cada pessoa que recebe essas respostas leva tempo para processar. Se você não gosta disso, é sinal que outras pessoas também não gostam. Esse comportamento gera bem menos email para todo mundo!
- Termine seus emails com chamadas para ação. Incentivando o destinatário a de fato lhe trazer a resposta que está buscando.
Você acha que seus emails estão fora de controle? O que você pode fazer hoje para melhorar seu comportamento em relação ao email?
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