Poucas são as pessoas que não precisam lidar com emails hoje em dia e felizes são aquelas que possuem um boa relação com a caixa de entrada.

Você já observou quanto tempo do seu dia é gasto respondendo emails? Às vezes a gente nem percebe quanto tempo passa ali dentro porque ao longo do dia já ficou automático checar o email só pra ver se tem alguma coisa nova.

Recebemos uma porrada de emails todos os dias e convenhamos, responder emails não é a tarefa preferida de ninguém. Mas por que ficamos indo e voltando no email então? A resposta é muito simples: nosso email é uma fonte de recompensa que dá um barato no nosso cérebro, a cada vez que solucionamos uma questão enviada por email ou recebemos uma notícia positiva, uma chavinha de recompensa liga e o cérebro fica louco com aquilo querendo mais e mais. Por isso acessamos o email o tempo todo. E eu sei que algumas pessoas trabalham essencialmente com emails e precisam acessar obrigatoriamente sua caixa de entrada muitas vezes, mas mesmo que este seja o seu caso você pode tomar algumas atitudes para otimizar o tempo que passa processando suas mensagens.

Muito do volume que chega no nosso email somos nós que escolhemos quando fazemos assinaturas, cadastros, pesquisas, etc. Realmente dá muito trabalho manter a caixa de entrada em dia se o volume de mensagens é maior do que você pode dar conta. Independente do volume que você recebe todos os dias, já sabe que deixar acumulando também não é a melhor solução. Então para lidar de uma maneira minimal com seus emails tem que destralhar e manter só o que é importante.

Veja aqui três dicas fantásticas para desentulhar sua caixa de entrada agora mesmo.

Quando eu trabalhava com produção de cinema a média de emails que eu recebia todos os dias era gigantesca, o que me obrigava a checar o email com muita frequência e eu ficava maluca com aquilo. Hoje com o fluxo menor de emails (recebo em média 100 emails por dia) o processamento se tornou mais fácil e rápido, mas devo muito disso a postura minimalista que passei a ter em relação aos meus emails. Por sorte hoje podemos contar com ferramentas para categorizar, filtrar e priorizar, facilitando nossa vida.

Eu tenho 3 contas de emails para controlar – Uma de cadastros onde recebo newsletters, respostas da minha newsletter, comentários do blog, publicidades, fóruns. Outra conta da empresa e mais uma para atividades pessoais. Todas elas são hospedadas no Google. Uso o servidor para o email da empresa também. Optei pelo Gmail há muitos anos e gosto bastante, não utilizo nenhum app de email e prefiro acessar o meu email via web mesmo. Quanto menos lugares para controlar, melhor.

Eu passo cerca de 1 hora por dia no meu email e isso é mais do que o suficiente para manter o controle da minha caixa de entrada. E olha que eu já acho muito. Ah, mas é importante colocar aqui que o que funcionou pra mim, não é regra, mas pode servir de modelo pra você. 😉

Essas são minhas regras em relação ao email:

• Acesso o email duas vezes ao dia, uma no meu bloco de respostas pela manhã e outra no meu bloco de revisões no final do dia. Nestes períodos abro meu email e processo todas as mensagens da caixa de entrada, começando pelas mensagens prioritárias. Não respondo mensagens em nenhum outro momento do dia.
• Quando estou no meio de algum projeto importante ou não possa perder determinado email quando chegar, crio receitas no IFTTT para quando receber um email do destinatário X, eu receber um sms no celular me alertando. Isso me deixa tranquila e não perco nada quando é importante.
• Não tenho email no celular. Não acesso email pelo celular.
• Eu ataco minha caixa de entrada. Não deixo coisas sobrando para processar. Não marco para ler depois. Tudo vira ação ou vira lixo. Utilizo marcadores para fazer um follow up das demandas. No email da empresa, por exemplo, é assim:

• Emails que demandam ação vão para Action Support e eu envio a tarefa pro Todoist através do Todoist for Gmail.
• Uso extensões que facilitam o processamento como Boomerang, que permite que eu reenvie determinada mensagem agendada ou ainda programe determinados emails para aparecer para mim no momento devido. Vocês não tem ideia do tanto de tempo que pode se perder processando mensagens no período indevido. Tudo tem seu tempo, inclusive as respostas de email.
• Uso gerenciadores de projetos com as equipes que trabalho. Especificamente o Basecampo e o Trello (são equipe de empresas diferentes). Isso diminui o fluxo de emails recebidos e conseguimos ter a visão das tarefas de cada projeto de maneira mais organizada.

Pronto, só isso. É assim que eu me comporto com  meus emails e acho que estou ficando cada vez mais minimalista em relação a eles. Hoje por exemplo vocês acreditam que processei tudo em apenas 20  minutos? Que lindeza!

Como é sua relação com emails? Deixa um comentário aqui pra mim contando.