O Evernote é um dos aplicativos líderes para gerenciamento de conteúdos e informações. Mas chamá-lo apenas de “aplicativo para anotações” é uma ofensa. O Elefante pode virar uma extensão do seu cérebro, do seu trabalho e também dos seus projetos e planejamentos.

O Evernote está presente em todas as plataformas atuais. Disponível para iPhone, iPad, Android, BlackBerry e Windows Phone. Você pode usar através do site ou baixar o aplicativo para uso no seu desktop.

Muitas pessoas baixam o aplicativo e deixam ele estacionado sem uso porque encontram dificuldades em começar a utilizar no seu dia a dia. Essa dificuldade geralmente reside na falta de compreensão da plataforma ou na falta de uma estrutura de organização atual. Minha recomendação é: não se preocupe em montar uma estrutura perfeita para começar a utilizar o Evernote. Comece a utilizar agora com as suas demandas atuais e vá montando esta estrutura aos poucos. Veja agora algumas razões para você começar a utilizar o Evernote agora mesmo:

1. Começar é simples

O Evernote possui uma estrutura básica de notas,  cadernos  e pilhas. A nota é a unidade principal do Evernote. Imagine ela como uma folha de seu caderno ou como um arquivo novo de Word. Insira um título na nota que corresponde a informação que você vai inserir. Este título deve conter informações chave para localização e identificação desta nota posteriormente.

Utilize palavras que vão te lembrar do conteúdo daquela nota e que na hora de buscar remeta a sua intuição. Por exemplo, se você quer salvar o seu bilhete de uma viagem, um bom título para nota seria:
“Bilhete de Viagem – Rio de Janeiro – Atlanta – 20150815”

2. Organizar é simples

A medida que você vai adicionando notas no Evernote, vai percebendo categorias em comum onde estas notas podem ser armazenadas. Não é a toa que o Elefante trabalhe com o conceito de cadernos. Pense bem, na escola você não usava um caderno para cada matéria? Esta é a ideia. Tudo que corresponde ao mesmo assunto pode ser guardado no mesmo caderno.

Cadernos e pilhas no Evernote

Assim como na nossa estrutura de organização diária nós temos várias frentes de atuação (profissional, pessoal, finanças, viagens, etc), podemos utilizar esta mesma estrutura dentro do Evernote. Então quando você possuir muitos cadernos que se refiram a uma mesma área de atuação, basta arrastar um caderno para próximo do outro e você estará criando uma nova Pilha.

Dessa forma, mesmo que você não possua uma estrutura de organização quando começar a utilizar o Evernote, com o tempo estará com alguns cadernos e pilhas que resumem sua estrutura atual. E aí fica fácil construir a partir dos cadernos e pilhas, novas estruturas de organização. Busque otimizar e experimentar novas maneiras de ordenar suas informações e ideias. Sempre pensando no que funciona pra você.

3. O sistema de busca do Evernote é muito eficiente

O que torna o Evernote tão atraente não é o fato de que você pode ir lá e empilhar todo tipo de arquivo e informação. Na verdade, o Evernote é poderoso porque seu sistema de busca é muito eficiente. Tanto informações escritas quanto digitalizadas, snapshots de fotos, vídeos ou gravações se tornam arquivos pesquisáveis. Então ao digitar palavras que você acha relevante para localizar determinada informação, o Evernote busca e encontra facilmente no texto ou na imagem!

Sim. O aplicativo é tão incrível que até em imagens fechadas ele reconhece texto. Optical Character Recognition é uma tecnologia que reconhece caracteres a partir de um arquivo de imagem e é por meio dele que o Evernote consegue localizar este tipo de informação.

4. O armário do Evernote é espaçoso

No Evernote você pode criar em uma conta gratuita: 250 cadernos, 100.000 etiquetas e 100.000 notas. Imagina o tanto de papel que você pode economizar digitalizando arquivos e quanto espaço no seu armário físico será poupado?

5. O Evernote é seguro

Toda e qualquer troca de dados realizada pelo seu computador, celular ou tablet aos servidores do Evernote será criptografada. O que significa isso? O aplicativo gera uma camada de proteção sobre os seus dados para afastar olhos curiosos. Esta proteção é similar a que usamos nas nossas transações bancárias via internet banking.

Você pode deixar seu Evernote ainda mais seguro usando o sistema de verificação de senhas em duas etapas. O serviço está descrito no site oficial da empresa.

6. Com o Evernote você localiza tudo o que precisa na hora que precisa

Há alguns anos venho tentando diminuir consistentemente a quantidade de papeis que armazeno e com a evolução da tecnologia o sonho do armazenamento digital se tornou real. A verdade é que muitas informações não precisam estar no papel para serem armazenadas. É o caso de receitas culinárias, receitas médicas, anotações de reunião, exames realizados, contas pagas, etc. É muito mais simples manter isso no digital!

Imagine-se no consultório do seu médico. Ele te solicita o último exame de sangue realizado e você não trouxe porque não fazia ideia de onde tinha guardado. Se você tivesse este arquivo no Evernote, bastava abrir o celular e mostrar para o médico. Simples, não?

Salve tudo o que quiser no Evernote. Desde contas pagas até planejamentos de viagem. A estrutura de notas é rica e você pode criar tabelas, checklists e também incluir anexos para consulta.

No Evernote Premium você possui a opção de salvar os seus cadernos offline. Isso significa que mesmo em uma viagem, sem acesso a internet, você pode configurar alguns cadernos offline e ter acesso a informação da mesma maneira. De qualquer lugar.

7. O Evernote também escuta você

O aplicativo pode armazenar áudio também. Você pode salvar áudios de uma reunião ou de uma palestra e consultar isso facilmente depois.

8. O Evernote é detalhista

Quer detalhar mais ainda a sua organização? As etiquetas servem pra isso.

Imagine um grande apreciador de vinhos. Esta pessoa pode ter um caderno no Evernote chamado “Vinhos”. Toda vez que tomar um vinho novo, ele pode fotografar e compor uma nova nota com o dia, local e impressão que teve daquele vinho. Para ajudar na organização, ele pode inserir uma  etiqueta “Vinho Chileno”, por exemplo. Assim, quando quiser verificar sua lista de vinhos chilenos, basta clicar na  etiqueta e conseguirá visualizar todas as notas taggeadas daquela forma.

9. O Evernote salva links externos e emails

Você recebeu um email importante, mas já realizou a ação que o email pede e precisa arquivá-lo para consulta. Dá pra fazer isso diretamente para o Evernote.

Sua conta Evernote possui um email localizado nas configurações de conta. Encaminhe emails para esta conta e eles irão para Caixa de Entrada no Evernote.

Webclipper no Gmail

Outra possibilidade interessante é usar uma ferramenta chamada WebClipper, que serve para capturar páginas da web enquanto você navega, mantendo tudo no Evernote para um consulta posterior.

10. O Evernote cuida dos seus anexos

Você pode enviar anexos para o seu Evernote e caso possua um pacote Premium, o volume mensal de anexos aumenta. Então isso poupa uma série de armazenamentos que ficam no computador ou em seus dispositivos móveis.

O Elefante nunca esquece! Deixe ele ajudar na sua organização.

Quanto mais parecida com o mundo real for a sua organização digital, mais fácil será a sua adaptação ao Evernote, então experimente começar e deixar tudo com a sua cara. Não se preocupe se no início tudo parecer meio fora de ordem, lembre-se do poder da busca e construa suas notas. O importante é fazer sentido pra você.

Para começar a usar o Evernote, acesse: http://www.evernote.com

Beijos e até a próxima.