Passei o mês de setembro estudando a Tríade do Tempo, do autor Christian Barbosa, considerado o maior especialista em gestão do tempo no Brasil.

Segundo a própria descrição da editora: Christian Barbosa oferece uma solução definitiva para quem deseja uma vida mais equilibrada, voltada para a realização dos seus sonhos. Com base em uma pesquisa realizada com mais de 42 mil pessoas em todo o mundo, ele apresenta um inovador método de planejamento pessoal que vai ajudar você a organizar sua vida e se tornar mais produtivo.

Eu conheci o trabalho do Christian Barbosa pelo seu site: http://www.christianbarbosa.com.br. Também acompanho os vídeos com dicas dele no www.mba60.com/mestre/christian-barbosa. Depois de algum tempo seguindo esses sites, decidi conhecer um pouco mais da metodologia do Christian e não me arrependi. Uma curiosidade é que ao encontrar a obra na livraria, ela estava na sessão de auto ajuda. Achei esse aspecto no mínimo, interessante. A classificação de auto ajuda é válida porque é uma metodologia que depende apenas do leitor, mas o livro poderia estar também nas prateleiras de administração e negócios, pois é super interessante para o empreendedor. O gerenciamento de tempo é parte fundamental do sucesso.

A Tríade do Tempo pode ser aplicada tanto em maneiras convencionais (pra quem usa a papelada), ou ainda pra quem prefere soluções tecnológicas.  A intenção da obra é fazer com que o leitor identifique as suas atividades e veja em que está desperdiçando o seu tempo, aprenda a equilibrar sua vida profissional e pessoal, realize planejamentos, defina metas e prazos para execução, gerencie suas ferramentas (email, celular, agenda) e descubra ainda como gerenciar melhor suas equipes. Para que o leitor aplique a tríade, é necessário um upgrade na gestão de tempo, realizando mudanças nos hábitos pessoais e profissionais que permitem conquistar um novo padrão de vida.

Entenda: Mudar e ter sucesso depende apenas de VOCÊ.

Então, vamos lá. Como aplicar A Tríade do Tempo?

1.     Identificando atividades em três critérios: importante, urgente e circunstancial

Para Christian, o tempo é uma trindade. E ele se divide em três esferas: urgente, importante e circunstancial. Essas três esferas juntas compõem a maneira como você utiliza o seu tempo. Não há interseção das esferas.

A esfera da importância engloba atividades que são significativas em sua vida, que trazem resultados a curto, médio e longo prazo. O importante tem tempo para ser feito. Em exemplo, é o tempo que você passa com os seus filhos ensinando o dever de casa, é o trabalho, a leitura dos materiais da pós graduação. Segundo o autor – “a esfera da estrada certa, na qual você coloca o seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado”. Atividades importantes proporcionam prazer ao serem executadas.

A esfera da urgência reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto ou se esgotou. É aquele dia que o carro quebrou, já que você não o levou na revisão na data, não deu jeito quando a luz do painel acendeu e aí ele quebrou no caminho do trabalho antes da reunião, ou seja: a fonte do estresse.

A esfera das circunstâncias cobre as tarefas desnecessárias, os gastos inúteis de tempo, as horas a mais na cama, as atividades feitas por comodidade, aquele programa de TV que não vai te acrescentar em nada. Costumamos perder muito tempo nessa esfera, que não nos leva a lugar algum e não traz resultados. Podem ser importantes ou urgentes para os outros, mas não pra você. São situações aceitas por educação, condições ou por medo de dizer não.

O primeiro passo da metodologia é identificar a sua própria tríade, para depois reduzir as esferas da urgência e das circunstâncias.  Para concentrar seu tempo nas tarefas importantes é necessário: descarregar, planejar, antecipar, priorizar e equilibrar.

Nesse link você pode acessar o teste para composição e cálculo da sua tríade do tempo: http://www.triadps.com/novo/teste_triade.aspx

O autor sugere que a tríade ideal é composta de 70% de atividades importantes, 20% de atividades urgentes e 10% de atividades circunstanciais.

2.     A metodologia

A metodologia da tríade é composta de cinco fases distintas, que devem ser postas em prática de forma seqüencial e cíclica.

A fase inicial é chamada de identidade. Ela serve como um espelho, pois contém ferramentas que possibilitam a autoanálise, mostrando como você deve pensar nas coisas que são realmente importantes na sua vida. Nessa fase é importante identificar seus papéis, pessoas chave, equilíbrio físico, mental, espiritual e emocional. Todas essas atividades contribuem para deixar sua tríade pessoal no ponto mais próximo da tríade ideal.

Esses são os meus papéis:

A próxima fase é a das metas. O objetivo dessa fase é dar sentido ao seu tempo e não simplesmente administrá-lo. Christian enfatiza que se uma pessoa tem uma razão para ter mais tempo, ela gera muito mais comprometimento em fazer o método funcionar. Ela vê vantagens em uma vida com mais equilíbrio. Começa a achar a segunda feira um dia legal, pois é o primeiro dia da semana capaz de realizar seus sonhos. Metas mudam o significado da vida e por isso são importantes para o método. A saber:

–       Metas de curto prazo: metas até um ano a partir da data atual

–       Metas de médio prazo: metas até cinco anos a partir da data atual

–       Metas de longo prazo: metas acima de cinco anos a partir da data atual

As metas são: pessoais, escritas, possíveis, importantes e elas sempre que possível devem atender ao critério SMART:

S – Específicas (O que)

M – Mensurável (Quanto)

A – Alcançável (Como)

R – Relevante (Porque

T – Temporal (Quando)

A terceira fase é a do planejamento. É onde podemos refletir sobre grandes objetivos, enquanto traçamos o caminho para realização. Pessoas de sucesso planejam, não é questão de sorte. Simples.

O planejamento pode ser anual, onde cada um precisa revisar sua identidade, definir metas conectadas, criar janelas temporais e fazer uma reorganização pessoal. No planejamento mensal é feita uma revisão do mês anterior e revisão de metas conectadas. E o planejamento semanal, que é pra mim o que precisa de mais empenho e também o mais importante, pois sem ações efetivas feitas semanalmente de que adianta planejar o mês e o ano? Para se planejar semanalmente você precisa separar suas tarefas (Lembra das esferas?) e seus compromissos (esses tem hora e data marcada). O planejamento semanal segue as ações ligadas a sua identidade e metas, deve se empenhar nos seus projetos e antecipar o que for possível e claro, seguir uma organização.

A quarta fase é a que eu mais domino: organização. Florynce Kennedy disse: “Não se agonie. Organize-se”. Um dos grandes inimigos da produtividade pessoal é a desorganização. E nem me venha com essa que os criativos são desorganizados que não vai colar! Os níveis organizacionais são: físico, lógico e conhecimento. O físico compreende tudo que se pode ver ou tocar. O lógico compreende a utilização eficaz da computação no cotidiano. E o terceiro nível é novo, mas que todos precisamos organizar – o conhecimento – que chega em grande quantidade até nós todos os dias.

Para conseguir se organizar, o autor propões a formulação de uma taxonomia pessoal. A taxonomia serve para definir as áreas de informação de seu interesse da maneira mais abrangente e hierárquica possível. Você pode fazê-la tomando como base os seus papéis ou por assuntos gerais. Eu preferi fazer por papéis, e com a taxonomia em mãos eu uso no meu planejamento, na organização de arquivos físicos e na organização de arquivos digitais. Futuramente pretendo fazer um post explicando melhor como faço esse tipo de organização.

Um pouquinho da minha Taxonomia Pessoal:

Por fim, a fase de execução. A hora do “vâmo ver”! Ela é a convergência das demais fases. É onde sua identidade é mostrada ao mundo, onde suas metas serão cumpridas, seu planejamento vai ser colocado em prática e onde a organização vai auxiliar no andamento do processo. E també, a fase onde algumas pessoas empacam. Onde a procrastinação e as tarefas urgentes não deixam a pessoa andar. Mas não desanime! Força na peruca e vá agir! Para facilitar, faça uma priorização diária, veja o que é importante e faça primeiro. Ao concluir uma tarefa importante o seu cérebro se excita e se empolga para as demais tarefas. Em um passo a passo: revise pendências, calcule durações, priorize, delegue. Quando você segue esses passos, uma urgência pode acontecer e você lidará melhor com o inesperado, pois, como diria Chapolin: Tenho tudo friamente calculado! E por favor, gente, acabem com a procrastinação. É o veneno que acaba com o seu tempo. Se tiver uma tarefa grande, divida em pequenas ações. Feche o email, o Facebook e desative os alertas do seu celular quando estiver envolvido com uma tarefa importante.

3.     A quarta trindade

O Chris Barbosa (sentiram a intimidade, né?) sistematiza os processos, deixando-os mais claros para aplicação. Muitos dos caminhos a gente já conhece, mas nesse livro ele mostra como é simples gerenciar e tirar o maior proveito do seu tempo. Para fechar a obra, ele apresenta a quarta trindade: a do comprometimento. Como ele mesmo diz, a única maneira de esta metodologia apresentar resultados é sendo posta em prática. Não existe outra forma. E, agora que você já sabe disso, se comprometa com você mesmo: pratique, adapte-se e compartilhe.

O livro termina com uma sugestão do autor para esse comprometimento:

1 – Inicie a utilização da metodologia da tríade;

2 – Aplique a metodologia e adapte às suas necessidades;

3 – Empreste esse livro a alguma pessoa que tenha um papel importante na sua vida.

Eu acredito que esse livro foi de fundamental importância nos meus estudos sobre produtividade. Me ajudou muito a pensar melhor em como uso o meu tempo. Hoje eu uso a metodologia proposta de acordo com minhas necessidades e após compartilhar um pouquinho do que eu aprendi com vocês, estou enviando este livro a uma pessoa que amo muito e que está em Brasília. E eu espero que seja tão proveitoso pra ela quanto foi pra mim.

Você também quer fazer uso melhor do seu tempo? Fica a dica!

A Tríade do tempo/ Christian Barbosa; Rio de Janeiro: sextante, 2011.

Até a próxima, galera! Beijos.