19 de junho de 2020
“Todoist é um aplicativo de gerenciamento de projetos para produtividade pessoal e profissional. Ele permite que os usuários gerenciem suas tarefas a partir de um smartphone, tablet ou computador.” (Wikipedia)
O aplicativo Todoist foi desenvolvido para você organizar os seus próximos passos. Seja para montar a lista de supermercado ou gerenciar negócios, o Todoist pode ser usado para facilitar o progresso das suas atividades.
Nesse artigo eu vou indicar como o Todoist funciona e como você pode aproveitar essa ferramenta para organizar as suas atividades com leveza.
Para mim, o Todoist não é apenas outro aplicativo de lista de tarefas. Ele é O MELHOR secretário virtual.
O Todoist é extremamente simples. Não tem firula na ferramenta. É direto ao ponto: toma aqui uma Inbox pra você coletar seus inputs, organize aqui seus projetos de acordo com a classificação que mais se adequa ao seu sistema e personalize as atividades como preferir.
Gosto de interface minimalista que ajuda a focar no que importa e acredito que todo o design da ferramenta é super minimalista. Acompanho a empresa há algum tempo e gosto da maneira que eles pensam na navegação e nos mínimos detalhes para boa experiência do usuário na ferramenta.
Você vai encontrar uma interface bem similar nos computador e também no celular. No cantinho tem a Inbox para inclusão de atividades que vão chegando ao longo do dia. Você não consegue resolver tudo a medida que chega. Inclua na caixa de entrada e processe isso ao final do dia.
Interface explicada do aplicativo:
Muita gente quer montar o sistema perfeito e acaba não experimentando a ferramenta. A verdade é que a ferramenta responde ao seu processo de todo dia.
Então o principal é que você tenha hábitos de coletar as informações, checá-las e colocá-las no lugar certo para que elas estejam disponíveis no momento certo.
Deixe para a ferramenta o controle que você está depositando na memória. A ferramenta é mais segura que a sua cabeça. Toda vez que alguma atividade vier a mente, de algo que você quer fazer, comprar, planejar, anote na Caixa de Entrada.
O Todoist tem uma função de adicionar uma tarefa rapidamente, tanto do aplicativo mobile quanto desktop. Clicar nele exibirá uma caixa de diálogo para inserir os detalhes da tarefa.
A tarefa inteligente de Todoist é a maneira mais rápida de:
A caixa de entrada do Todoist é o que facilita sua coleta de informações diariamente. Esqueça post its grudados no computador. Use a caixa de entrada do Todoist.
Como eu faço:
Na caixa de entrada eu coleto emails para processar atividades relacionadas, sites que eu precise ou queira conferir em algum momento, atividades que chegam ao longo do dia, etc.
Tenho um atalho de teclado ativo no Mac que de qualquer espaço que eu esteja trabalhando, posso facilmente incluir algo na minha Inbox. Além disso, a Alexa aqui em casa também é conectada a Caixa de Entrada do Todoist.
Ou seja, se eu lembrar de algo que preciso fazer eu simplesmente falo alto:
– Hey Alexa, inclua na minha lista solicitar o contrato pra renovação do Pilates. E lá estará magicamente na minha caixa de entrada do Todoist para eu processar.
Logo abaixo da Inbox você terá a visão de atividades para o dia e também para os próximos dias. Ao clicar no dia você verá que os que possuem marcação com um ponto, tem compromissos incluídos. É uma forma de ter uma visão de calendário dentro da ferramenta (não é o ideal para compromissos, mas é uma forma).
Quando você tem um lugar para cada coisa no Todoist é fácil marcar com uma etiqueta, incluir dentro de um projeto, inserir uma data e marcar uma prioridade. Tudo isso sem sair da Inbox!
Por isso tome um tempo para pensar na lógica do sistema e organizar os seus projetos, seja tomando como base as áreas de responsabilidade, incluindo as diversas áreas de atuação onde surgem suas atividades, ou ainda, por contextos ou modelos específicos de projeto. Não há certo e errado e sim o que funciona e o que não funciona pra você. Por isso experimente e avalie o que aproxima seu sistema da sua maneira de realizar as atividades.
O mais importante nesse tipo de ferramenta é montar uma estrutura que facilite a manutenção. Não adianta criar 10 etiquetas e mil filtros se eles não são acessados ou ainda, complicam o sistema.
Listas são importantes e poderosas pra quem quer ser mais produtivo. Sua mente não serve para armazenar recados e nem listas, ela serve pra você criar, ter ideias. Então toda e qualquer coisa que chegar até você precisa ser anotada para ser lembrada. Mesmo que sua memória seja invejável, todos corremos o risco de esquecer algo e anotar é muito mais seguro.
As listas podem nos ajudar enormemente na organização diária. Ao criar o hábito de fazer listas você está começando a administrar melhor o seu tempo e sua atenção.
Siga essas sugestões para organização no sistema:
Como eu faço:
Organizo os projetos através de checklists e próximas ações das áreas de responsabilidade. Dessa forma tenho listas de conferência que não tem data, processos que eu uso com frequência sem data e também listas de próximas ações com datas que ficam dentro das áreas de responsabilidade.
(Vide imagens acima do sistema)
As etiquetas são usadas por contexto de tempo: rotinas diárias, semanais, mensais, e trimestrais. Também tenho contexto casa e escritório. Dessa forma consigo categorizar rotinas comuns a esses períodos.
Minha página de início do Todoist são minhas rotinas diárias, o que me ajuda bastante a manter o foco.
Para além dos projetos e tarefas, você também pode usar o nível de seções e subtarefas para organizar os seus projetos.
Divida grandes tarefas em pequenas subtarefas que são simples e gerenciáveis. Você só poderá criar subtarefas dentro de um projeto. Não é possível nas visualizações Hoje / Em breve ou em filtros.
A maioria dos projetos exige várias etapas para ser concluída. Use seções para organizar grandes projetos e evitar longas listas. As seções permitem decompor projetos em fases, para que você possa lidar com seu trabalho em peças fáceis de gerenciar.
Você pode criar até 20 seções por projeto e as seções não podem ser atribuídas a outros usuários. Crie uma seção para cada estágio do projeto e adicione todas as tarefas relevantes.
Subtarefas e seções fazem parte do plano da Todoist para inclusão de boards na ferramenta. Em breve a visão de Kanban também estará disponível para testes.
Use as seções levando em conta que este pode ser um caminho de categorização também nos quadros.
Realizei um Webinário sobre como realizar compromissos, tarefas e projetos no Todoist versão gratuita.
Tool Box é uma série de Webinários para conhecimento e exploração de ferramentas e sistemas digitais. Nesse encontro mostro a você como explorar ao máximo a versão gratuita do Todoist para organização das suas atividades pessoais.
Aproveite essas dicas para iniciar sua experiência com a ferramenta.
Clique aqui para conhecer a ferramenta Todoist.
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