In Mindset Produtivo, Organização do Tempo

Na semana passada falei aqui por onde começar a organização. Para cada pessoa o processo de se organizar vai ser diferente justamente porque cada um possui um propósito diferente. Mas para todos que estão embarcando nessa jornada uma coisa é certa: a vontade de realizar.

Quando a gente fala em vontade de realizar uma coisa já aparece na mente logo de cara: o planejamento. Nesse momento eu estou aqui de cara com o meu, literalmente. O mês de dezembro pra mim é um mês de reflexão e gosto de pensar bastante nesse mês sobre como serão os meus caminhos no ano seguinte. Este ano coloquei vários post its na parede em quatro pilhas. A primeira das metas do ano, as demais com os projetos relacionados a cada área de foco. Já já falo dessa parte mais técnica, mas quero dedicar umas linhas pra enfatizar como é importante ser honesto com seu planejamento no  momento que você o está trazendo ao mundo.

Um dos grandes desafios na hora de fazer o planejamento é ser absolutamente franco com suas metas. Muitos dos meus clientes e alunos relatam dificuldades nesse processo, como:

  • Não saber o que priorizar;
  • Não conseguir administrar expectativas;
  • Querer fazer muita coisa em prazos pequenos;
  • Não saber quanto tempo cada projeto precisa para ser realizado.

Todas essas dificuldades estão de alguma forma relacionadas. Quando não se sabe o que vem primeiro ou quanto tempo é necessário para realizar um projeto é realmente mais complicado controlar expectativas e fácil de colocar na lista de tarefas mais coisas do que se dá conta de realizar.

O tempo, ou a falta dele, geralmente é uma desculpa para que o planejamento não funcione. Mas um bom planejamento só funciona quando somos honestos com ele. E como a medida de um planejamento é o tempo, é preciso antes de tudo ser honesto com o tempo que você tem disponível

Quando você vê alguém que tem muito conhecimento, essa pessoa aprendeu com o tempo. Quando vê alguém que tem muitas habilidades, ela as aperfeiçoou com o tempo. Quando vê alguém que fez muita coisa, tudo foi feito com o tempo. Quando vê alguém que tem muito dinheiro, este foi ganho com o tempo. A chave está no tempo. O sucesso é construído sequencialmente. Uma única coisa por vez.
– Gary Keller

Por isso, a primeira dica que eu quero compartilhar com você hoje é: antes de realizar o seu planejamento, observe o tempo que você possui no seu dia para realizar o que você quer realizar. Uma pessoa que trabalha durante o dia mas está estudando pra concurso por exemplo, pode não ter muito tempo no dia para estudar, mas se descobre que durante 1 hora por dia pode se dedicar com foco aos estudos e se planejar bem para isso, ela pode alcançar resultados melhores do que uma pessoa que tem mais tempo mas não tem foco ao estudar.

Acredito muito que gerenciar o tempo é sobre gerenciar escolhas. É claro que dá pra fazer um monte de coisas nessa vida, mas a gente precisa priorizar.

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Seu planejamento deve estar relacionado ao que é prioridade pra você. E para entender o que é prioridade no ano é preciso:

  • Identificar suas áreas de responsabilidade
  • Avaliar as áreas que precisam do seu foco no ano
  • Reconhecer as atividades que você tem no dia e sua distribuição
  • Identificar metas relacionadas a essas áreas e montar um plano de ação coerente com o tempo disponível

Áreas de Responsabilidade

Áreas de foco ou áreas de responsabilidade é um conceito do GTD que eu gosto e uso bastante. São as áreas pelas quais somos responsáveis na vida. Através das áreas de foco conseguimos analisar quais são os setores que precisam da nossa maior atenção e também conseguimos identificar quais são as atividades essenciais ou os projetos vivos que temos em cada uma das áreas. Outra ferramenta interessante para avaliar as áreas que precisam de mais atenção é a Roda da Vida, uma ferramenta muito usada no processo de coach que mostra a satisfação de cada pessoa nos setores da sua vida. A intenção dessas ferramentas é a mesma, trazer a tona a área que precisa de mais carinho e que deve-se dedicar tempo. Identifique quais são suas áreas de responsabilidade e quais delas precisam da sua atenção no ano que vem. Se você quer um número pra começar, tente escolher 3 áreas.

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Atividades Diárias 

Se você olhar bem o seu mapa de áreas de foco, vai conseguir reconhecer as atividades relacionadas a cada uma dessas áreas. As listas todas que você precisa dar conta no seu dia já existem, mas elas não podem ficar apenas na sua cabeça. O sucesso do seu planejamento pro ano que vem depende de você dar conta do que está planejando e dar conta também do que já precisa da sua atenção constantemente, dos projetos vivos (todos nós temos) como casa,  finanças ou aprendizados. Então, passeie os olhos por cada área do seu mapa e questione-se:

  • Quais são as atividades relacionadas a essa área que eu tenho que dar conta todo dia ou toda semana?
  • O que pode dar errado nessa área (imprevistos) e quais atividades de organização eu posso incluir no meu planejamento para prevenção desses erros?

Inclua essas atividades no seu planejamento diário ou semanal. Além de planejar nossos projetos a gente tem que dar conta do que já tá rolando e precisa da nossa constante atenção. Quando esse trem está andando bem no trilho, conseguimos fazer mais viagens e dar conta de outras coisas.

Gosto muito de trabalhar com blocos de tempo para otimizar a realização dessas atividades diárias. No Webinário Jornada da Organização eu compartilhei dicas preciosas sobre como identificar uma rotina de excelência usando blocos de tempo.

Plano de Ação

Sabendo quais são as áreas que merecem sua atenção no ano, é importante identificar metas relacionadas a essas áreas. E aqui vale a honestidade de novo – inclua metas realistas. O seu plano de ação será um plano de curto prazo, que envolve cada um dos projetos a serem realizados dentro do ano.

O plano de ação se preocupa com a linha do tempo de realização de projetos, considerando as metas prioritárias, prazos e recursos. Por ser um plano de curto prazo é onde o detalhamento deve ocorrer, incluindo brainstorm e próximos passos de projetos. Uma das minhas áreas de foco desse ano é saúde e energia. Duas das metas relacionadas a essa área já estão listadas no meu plano de ação com projetos relacionados para dar andamento. Dessa forma já sei onde dedicar o meu tempo e minha energia e entendo que a realização dos mesmos é importante porque fui eu que escolhi usar meu tempo e minha energia nisso. Um trechinho do meu plano de ação de 2017 (eu faço no Evernote):

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Uma pessoa que se preocupa com planejamento não está sendo de forma alguma uma pessoa quadradinha. Muito pelo contrário, ao planejar é possível criar brechas de respiro, descanso e enriquecer (e muito!) a qualidade do tempo. Planejar é estruturar um mapa que te direcione rumo aos seus sonhos todos os dias, é refletir sobre o seu foco nas tarefas diárias e consequentemente, uma forma de se comprometer com os mesmos.

Seja honesto com seu planejamento e manda ver na execução. 😉


Dia 16/01 começa a primeira turma do Laboratório de Produtividade, meu curso de organização do tempo para quem quer se organizar para ter uma vida mais tranquila e produtiva. Inscreva-se!

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